淺析信息化時代質量管理體系對工程項目成文信息管理新要求

林 曉

（福建省計量科學研究院，福建 福州 350003）

1 概述

信息管理是現代項目管理九大模塊中“溝通管理”的重要內容，在工程項目運作過程中，必須用各種文檔記錄工程項目整個運作過程信息，包括從立項到竣工驗收每一個環節。一般來說，一個工程項目會產生數以千計的文檔，這些文檔所記錄的實際上是項目生命周期有關信息。在數字化時代，隨著信息化技術和大數據技術的發展，項目中文檔的管理也將向信息管理轉變，因此，信息管理對于一個項目的順利進行有著至關重要的作用。文中以ISO9001：2015版標準為基礎說明如何控制現代工程項目的信息管理。

2 ISO9001 標準對成文信息的控制要求

2.1 ISO9001標準

ISO9001是國際標準化組織ISO頒布有關質量管理體系的標準，是系統管理質量的最佳事件和路徑，自從國際標準化組織在1987年頒布了第一個ISO9001標準后至今已經過五次修訂，見圖1。

圖1 ISO9001演變過程

當代社會已由工業社會轉向信息社會，經濟體系已由工業經濟轉向以信息和知識為基礎的服務經濟。隨著自動化、智能化和信息化的發展，創新和兩化融合已成為工程項目管理和實施的關鍵，新版ISO9001標準反映了當今時代最新變化，吸收了質量管理的最新實踐和技術方面的變化，為未來10年或更長時間規定核心要求，確保標準要求符合組織在運作過程中日益加劇的復雜動態的環境變化。在文檔管理上新版標準也發生了很多變化，不再使用“文件”和“記錄”術語，統一改為“成文信息（Documented Information）”，成文信息可以包括文件、記錄和其它信息，這一修改的主要原因是強調我們保留文件和記錄實際上是關注文件和記錄所包含的信息，展示了信息化社會信息的重要性，同時為組織知識管理提供重要的輸入。

2.2 成文信息Documented Information

成文信息是指組織需要控制和保持的信息及其載體，如：記錄、規范、程序、文件、圖樣、報告、標準。媒介可以是紙張，磁性、電子、光學的計算機盤片，照片或標準樣品，或它們的組合。

ISO9001：2015標準要求保持足夠的成文信息以證明符合規定要求，同時作為質量管理體系有效運行的證據，包括必要的分承包方成文信息，所有成文信息都應確保安全性、可用性、可靠性和易用性。成文信息的分析為糾正措施和改進提供了重要信息，其目的在于為證實質量管理體系有效控制提供證據，為質量管理體系有效運行提供支撐；同時對工程項目中每一個過程加以記錄，使其具備可追溯性。成文信息管理是項目管理的基礎工作之一，包括設定項目信息內容和建立管理規定，在項目實施過程中保存相關信息，同時要有效和有效率地使用項目的各類信息。[1]

ISO9001：2015對成文信息的管理要求包括編制和更新、信息控制兩個部分內容。在編制和更新形成文件信息時，企業應確保下列內容得到適當安排（ISO9001：2015 要求）：

（1）標識和說明（例如：標題、日期、作者、索引編號等）；

（2）格式（例如：語言、軟件版本、圖示）和媒介（例如：紙質、電子格式）；

（3）評審和批準以確保適宜性和充分性。

對成文信息的控制應包括：

（1）無論何時何處需要這些信息，均可獲得并適用；

（2）予以妥善保護（例如：防止失密，不當使用或缺失）。

為控制成文信息，組織應關注下列活動（適用時）：

（1）分發、訪問、檢索和使用；

（2）存儲和防護，包括保持可讀性；

（3）更改控制（比如版本控制）；

（4）保留和處置。

應對組織所確定的策劃和運行項目管理所需的來自外部的形成文件的信息進行適當標識和管理，應對所保存的作為合格證據的成文信息予以保護，防止意外更改。對成文信息的“訪問”可能意味著僅允許查閱，或者意味著允許查閱并授權修改。[1]

3 工程項目成文信息的管理要點

根據ISO9001：2015版對成文信息要求，結合工程項目的運作特點，成文信息管理要點主要包括編制更新和控制兩個方面。其目的是確保在工程項目生命周期內（從工程立項、成果交付到竣工驗收）所有成文信息的連續性和完整性，實現工程項目管理的可追溯性。確保每一個工程項目問題（包括質量、成本、交期等）均可從成文信息中查證，實現可追溯。因此，工程項目成文信息的完整性、準確性和及時性是成文信息控制關鍵所在。[2]

3.1 編制和更新

成文信息的載體可以是書面的紙質記載，也可以使用其他數據載體記載。其格式需要結合企業和項目特點進行規定。企業在編制成文信息時，應考慮以下五個方面。

3.1.1 成文信息的充分性和必要性

為有效開展項目管理工作，作為基礎性和依據性的資料，成文信息應盡可能全面反映項目生命周期過程及其結果，包括項目狀態、進度、指標和效果等，為項目管理提供有效信息。但成文信息不是越多越好，否則將增加成本，造成信息冗余，影響項目效率。因此，在編制成文信息時，既要考慮充分性也要考慮必要性，確保成文信息有效和有效率。

3.1.2 成文信息的實用性和適宜性

由于工程項目信息繁多，且每個工程項目都具有獨特性。因此，在工程項目策劃初期，企業需要根據每個工程項目的特點對成文信息的載體、格式、收集等進行策劃，確保其實用性和適宜性。實用性是指對工程項目的管理具有價值，而不是增加負擔和工作；適宜性是指要確保持續地適合工程項目運作特點，做到因地制宜，持續有效。

3.1.3 法律法規要求

成文信息的保留內容和時間在某些領域可能有法律要求的需要按照相關的法律法規要求，其它情況下可由企業根據其工程項目管理考慮到項目的生命周期要求確定。

3.1.4 成文信息的標準化

需要將記載成文信息各種媒介（例如：紙質、電子格式）和方法（例如：語言、軟件版本、圖示）進行格式化和標準化處理，確保成文信息記載的一致性，便于成文信息采集、統計和分析，同時為信息化管理系統做好基礎。

3.1.5 成文信息編制的審批和更新

成文信息的編制和更新應經授權人員的評審和批準以確保其充分性、必要性、實用性和適宜性。企業應根據成文信息內容和適用范圍、涉及的職能以及接口等的不同，確定不同的創建、評審、批準權限和要求，最好是分層次的評審和批準，以提升效率。如果需要對成文信息進行變更，必須重新確認和審批，同時原信息和其他變更的依據也應作為成文信息進行保存。[1]

3.2 成文信息的控制

3.2.1 成文信息控制的目的

控制成文信息的目的首先要確保在需要的時間、場合能夠得到適用成文信息，支持質量管理體系及其過程得到控制和有效運行。同時防止使用作廢或不恰當的成文信息，造成產生不合格的產品和服務。其次要對成文信息予以妥善保護，防止出現泄密、篡改、破壞、丟失等現象。

企業需要考慮信息化時代下信息控制的要求，以及信息化文件管理如何服務于企業的經營和業務，包括采用適當的信息化手段，維護、存儲歷史成文信息，提高成文信息的控制效率，真正為組織運營服務。

3.2.2 成文信息控制職責和要求

組織需要根據成文信息統一管理和分工負責原則，明確不同的成文信息管理職責和統一管理要求，同時根據文件的形式和用途，采取適宜的控制方式。包括分發、訪問、檢索和使用，存儲和防護，變更控制，保留和處置，包括由組織確定的對于QMS的策劃和運行而言必要的外部文件。

3.2.3 成文信息的控制內容

（1）分發、訪問、檢索與使用

在需要時將信息通過各種形式（如文件發放、信息共享、授予權限、音視頻播放等）發放，讓使用者在需要時可獲得適用的成文信息。

“訪問”控制：訪問隱含有決定的意思，指僅允許查閱成文信息，或既允許查閱又可更改成文信息，如給定賬戶和密碼，組織需要確定訪問的權限。

（2）存儲和防護

將信息以適當的方式予以保存，防止丟失、受損、泄密，如數據遠程備份、檔案保管等，此時應考慮法律法規要求、顧客要求等。

企業需要根據項目實際情況提供成文信息的貯存場所和保管設施，并對貯存的環境條件予以控制，以防丟失、變質或損壞。

成文信息應集中保管以保證信息的真實性、時效性和完整性?？砂次臋n和信息化管理的要求，對成文信息進行標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處理。

（3）更改控制

對文件等的變更過程進行管理，如重新審批、版本號、修訂狀態識別、變更后文件發放應用。更改應采取回收和重新發放，確保使用的成文信息是恰當的。對電子化信息的控制需要采取版本控制、發放控制等方式確保電子文檔的更新。

（4）保留和處置

對作廢的成文信息應進行銷毀、數據刪除等處置，明確有關管理要求；部分信息出于參考、總結等目的需保留，此時應以適當的方式予以區分。

對于作廢文件應予以銷毀，規定銷毀職責和要求，需要保留的作廢文件應予以標識，確保不被誤用。確定從作廢的成文信息中識別有效信息的手段，確保采用僅針對當前成文信息的控制措施時，宜考慮版本控制，例如修訂狀態和作廢狀態。

（5）外來文件的控制

外來文件指來自組織外部的文件，如與工程有關的法律法規、標準、安全技術規范、顧客技術文件、供方技術文件等。如確定來源于外部的文件對于組織QMS的策劃和運行是必需的，則需恰當識別外部文件，并與其它成文信息一樣得到控制。組織應規定外來文件識別和評審的職責、方法、時機和頻次，并納入成文信息控制范圍，采取適當的控制方式，確保外來成文信息處于最新有效的版本和內部得到傳遞和溝通等。

（6）作為符合性證據的成文信息的保護

作為保留的成文信息（如：記錄）應得到保護以防止非預期更改。如規定書面記錄的填寫和修改方法，設置電子記錄的修改權限，對電子記錄進行備份等。如文件化的信息作為符合性的證據保留，這些信息宜被保護以免非預期的修改。組織可僅允許對此類成文信息的受控訪問，例如，對某些人員的授權訪問，電子訪問限制，即只讀權限等。

3.2.4 成文信息管理的監督檢查

應依據成文信息的管理要求和項目管理規定，對成文信息的完整性和有效性進行檢查，成文信息必須經責任人員簽字確認，成文信息如有涂改必須重新確認。

企業要定期或不定期對成文信息的管理進行監督檢查與評比工作，以此推動各種成文信息管理的有效性，最終達到為證實、追溯以及采取預防和糾正措施提供證據的目的。特別是檢查以下內容：

（1）分發、訪問、檢索和使用是否規定要求；

（2）存儲和防護，包括保持可讀性和安全性；

（3）更改控制（比如版本控制）；

（4）保留和處置，包括作廢或過期信息的處理。

4 信息化管理

在信息化和知識經濟時代，隨著大數據技術的發展，越來越多企業已經建立信息化系統，同時建立了兩化融合體系，實現工業化、信息化以及智能化融合。在此背景下，工程項目的成文信息實際上都將保存在系統或者平臺上，這大數據技術的發展對工程項目成文信息提供了機會，但也帶來挑戰，因此如何應用信息化技術和大數據技術是現代工程項目必須重點考慮的問題。為此，企業應當做好以下六個方面的工作。

4.1 軟硬件的投入

要做好信息化管理首先要投入財力配置與項目管理要求相匹配的信息化軟、硬件設施。同時，作為公司領導層，可以與相關部門溝通協商、共同提出解決問題的辦法，在經費上給予保障，列入企業或項目的預算，使信息化建設具有財務保障。

4.2 提高人員素質

信息化管理對管理人員和使用人員提出了一定的要求，不但要熟悉如何使用信息化系統，如信息采集、檢索、文檔信息化操作等技能，還需了解信息化管理系統特點和整體，并掌握對信息分析和挖掘能力，包括使用大數據技術充分利用已有的信息。因此，必須通過各種途徑提高人員素質，包括培訓和考核、引進人才等，提高人員信息化素養。

4.3 提高信息化效率

信息化系統能夠有效記錄和保存工程項目的各種信息，并易查詢和使用，但如果只是單純收集和存儲信息，這樣的投資回報太低。因此，企業應充分利用大數據技術，挖掘數據價值，通過挖掘和分析各種信息，為項目管理提供有價值的信息和知識（如BI，項目管理駕駛艙），充分發揮信息化系統的作用。

4.4 信息化建設

為確保工程項目信息化建設的效果和效率，企業需要按照前端控制原則和全過程原則開展工作。

前端控制原則是指在項目管理策劃階段就應該考慮信息化要求，業務部門和文檔管理部門對成文信息的內容和控制要求要向前延伸，在項目生命周期的“前端”，應開始設計信息需求及其管理的要求。具體來說，在項目策劃階段，文檔控制人員和信息化人員就應參與設計成文信息控制要求，把成文信息管理工作嵌入業務工作流程，保證成文信息管理和業務管理相融合。在完成業務流程工作時能實時實現信息采集和歸檔，避免事后補充采集，提高數據的真實性和效率。

全過程原則是指信息必須根據工程項目特點覆蓋到項目生命周期全過程，即對信息從產生到保存或銷毀進行全過程和全方位的管理，包括工程項目各階段的流程管理和監控，對各部門及其系統上的信息進行統一歸口登記、分類、鑒定，以及信息創立、登記、移動、貯存、分發、處置等，以確保信息的充分性、真實性和可追溯性，對證明和保證信息的有效性和真實性起重要作用。[3]

4.5 信息安全性

可以從硬件、軟件和管理三個方面考慮信息的安全防護。硬件方面，可以采用高性能全千兆智能彈性交換機、高端服務器，同時核心交換機備有備機，提高網絡的容災性能，保證網絡暢通和數據存放可靠。通過磁盤列陣和備份服務器，使用備份軟件、刻錄機組成數據備份系統，備份媒體異地存放，并在硬件方面考慮采用物理隔離，不帶外接口。建立符合國際標準的機房，采取防火、防水、防雷等措施，對機房進行安全監控。軟件方面，可以安裝正版趨勢網絡殺毒軟件，保證網絡安全。對網絡的系統及環境進行安全維護，及時對系統漏洞修正加固、對應用系統進行安全檢測，防止黑客入侵、病毒侵害及網絡安全。同時制定軟件系統使用標準、使用規則，以及權限控制方法等方面，每個部門指定系統管理人員，提供各種軟件系統的安裝、調試、管理、更新、升級工作。企業也可考慮安裝加密軟件，只有經過解密后方可外傳。在管理方面，可以制定個人辦信息化系統使用標準、使用規則，以及權限控制方法，建立《網絡使用管理制度》，規范上網操作流程，提高網絡系統安全性，提高辦公效率。關鍵數據實施實時備份和異地備份，確保數據的安全。建立信息化系統管理員和用戶的身份識別與訪問權限的控制，防止非法侵入。通過設置操作日志，自動記錄操作的人員、時間、內容等。此外，還可以考慮水印、防拷貝、數字簽名等防止非法使用的措施。對各應用系統采取用戶權限管控，并對重要數據的訪問設置權限，遵循“按需知道”原則賦予權限。[3]

4.6 信息可靠性

為確保信息的安全和可靠性，企業需要從組織、硬件維護、軟件開發和管理制度設立等方面著手。在組織上，建立專業的信息化運維隊伍，負責日常網絡、軟硬件的運行維護，必要時也可設置專職的軟件開發人員對應用軟件進行二次開發。同時，應開展有關專業的培訓和技術研討會，提高其技術能力。運維、二次開發和培訓可以外包給第三方專業機構，并設置相應的對接崗位，以協調和統籌信息化工作。在硬件上，按規定對硬件進行維護和保養，并定期檢查服務器的運行性能是否穩定、相關數據是否及時更新，發現服務器可能存在的安全和其他隱患，確保硬件及其運行處于正常狀態。在軟件上，企業需要根據自身行業特色和企業運作特點，選擇并定制適合企業運作且可靈活修改和擴展的系統軟件，通過提供測試、開發、正式等多個系統環境，來滿足系統變更和應用系統所要求的功能操作，以減少錯誤和提高健壯性，確保系統可靠性。在制度上，企業需要建立計算機網絡維護制度和計算機網絡安全保障制度，如《信息安全管理制度》等。[3]

5 結語

綜上所述，現代工程項目要做好成文信息管理，首先需要開展信息化規劃工作，包括信息化治理和頂層設計；其次要充分調查了解企業在工程項目生命周期管理的信息化需求，在此基礎上開發適合企業和項目管理的信息化系統，同時建立必要的管理制度對軟件、硬件、人員和使用進行管理，確保信息記錄真實可靠，避免出現信息孤島和冗余，從而確保工程項目信息的充分性、適宜性、安全性、可靠性和易用性，為順利達成項目目標創造價值。