淺析ISO9001:2015標準新術語“成文信息”在實踐中的理解與應用

廖禮進 安博

【摘?要】論文結合ISO9001：2015標準新術語“成文信息”的要求和具體內容，梳理了組織“成文信息”的確定、獲取路徑及相關信息的科學存貯方式，從而進一步提升組織質量管理工作的務實性和靈活性。

【Abstract】This?paper?combined?with?the?requirements?and?specific?contents?of?the?new?term?"written?information"?of?ISO9001：2015?standard，?sorts?out?the?determination，?acquisition?path?and?scientific?storage?mode?of?the?organization's?"written?information"，?so?as?to?further?enhance?the?practicality?and?flexibility?of?the?organization's?quality?management.

【關鍵詞】ISO9001：2015標準術語;成文信息;理解與應用

【Keywords】?ISO9001：2015?standard?term;?written?information;?understanding?and?application

【中圖分類號】F273.2??????????????????????????????????????????【文獻標志碼】A????????????????????????????????【文章編號】1673-1069（2019）11-0065-02

【作者簡介】廖禮進（1977-），女，四川成都人，高級經濟師，從事工程管理研究。

1?引言

2016年12月，我國發布了GB/T?19001—2016/ISO9001：2015[2]標準（以下簡稱“新版標準”）替代?GB/T?19001—2008/ISO9001：2005標準（以下簡稱“舊版標準”）。新版標準有更強的靈活性和兼容性，可以與其他管理系統標準和規范兼容，更加適用于各類型、各行業的組織（如工程建設、監理、農業、漁業、科技服務、商業、制造業等），并能為其帶來極大的經濟效益。

本文結合“新版標準”中“成文信息”的要求和具體內容，梳理了組織管理中“成文信息”的確定、獲取路徑及相關信息的科學存貯方式，進一步提升組織質量管理工作的務實性和靈活性。

2?“成文信息”的含義和目的

“成文信息”由管理體系的高層結構和通用術語引入。信息可以用于溝通消息、提供經策劃已實施的活動證據，或進行知識分享。組織“成文信息”的主要目的：①信息溝通：作為信息傳遞和溝通的工具。②合格的證據：經策劃已實施的活動證據。③知識分享：傳播和保存組織經驗。ISO9001要求是一個形成文件的質量管理體系，而不是強調建立一個“文件體系”。

3?“成文信息”在實際工作中的應用

3.1?明確“成文信息”的要求和具體內容

關于要保持的形成文件的信息（程序）的內容，新版標準中強制性規定較少。在新版標準中最顯著的變化之一是取消了大量強制性文件的要求，合并了文件和記錄，弱化了以往所采用的“質量手冊”“程序文件”“支持性文件”等體系文件的編制要求，刪除了特定的要求（如質量手冊、管理者代表等），全部用新術語——“成文信息”來代替。全文未出現“記錄”這一術語，全部用“成文信息”或者“活動證據”來代替“文件”和“記錄”。這是否意味著組織在質量管理工作中，不再需要文件化程序、記錄和其他質量管理體系文件了呢？組織又如何確定質量管理體系的“成文信息”呢？

實際上，雖然新版標準對組織編制成文的質量手冊未提出具體要求，但是，一個有一定規模的組織，通常需要相應的成文信息，作為質量管理體系的綱領性文件。新版標準要求每個組織必須保持形成文件的信息內容主要分為三類：

①頂層設計文件。指組織為建立質量管理體系而需要保持的成文信息。包括：質量管理體系的范圍（4.3）、質量方針（5）、質量目標（6.2）及按照7.5條款要求所需的成文信息[1]。

②基本層面文件。指組織運行、進行溝通需要保持的成文信息。包括：組織結構圖、進度、流程圖或相關過程說明文件、程序、工作指令、規范、內部溝通文件、計劃、質量手冊、戰略規劃及表格等內容。對現行使用的文件，都應按照7.5條款的要求控制。

③記錄。指組織為提供結果證據而需保留的成文信息。包括：證明過程按照策劃要求實施的成文信息（4.4）、人員能力證據，受組織控制，并影響質量管理體系的績效和有效性（7.2）、當存在可追溯性要求時，獨特標識證據（8.5.2）、有關不合格的描述、采取措施、讓步、識別處置不合格的授權記錄（8.7）、審核方案的實施證據以及審核結果的記錄和評審證據（9.2.2、9.3.3）、不合格的性質和采取的措施記錄及糾正措施的結果（10.2.2）等內容。組織可自行規定證明其過程、產品和服務、質量管理體系符合要求所需記錄[3]。當實際存在時這些記錄都應按照7.5的要求進行控制。

3.2?“成文信息”創建與存貯

新版標準7.5.1“總則”解釋了組織的質量管理文件體系應包括的成文信息。文件的存在形式是簡還是繁、需要細化到什么程度，可根據組織自身特點、下設機構的規模、合規性、產品和服務的類型、信息化程度、人員的能力等情況進行確定。

文件管理過程包括：起草、標識、審批、分發、檢索、共享、訪問、保密、下載、修訂、存儲、保護、作廢、留檔等流程。新版標準允許組織選擇適應的方式來文件化其質量管理體系。在實際運用中，可以根據自身運行與控制實施需求，來決定形成文件信息的內容和數量。組織在創建和存貯成文信息時，還應確保文件標題、日期、作者、編號等標識清晰明確，形式（如語言、軟件版本、圖表）和載體（如紙質版本、電子版本）可靠并利于追溯。

3.3?“成文信息”控制和運用

在文件和記錄控制方面，舊版標準強調每個過程一定要提供實施記錄，并留下痕跡。這一要求優點是：能夠讓我們的思想方法和工作步驟更加條理化、系統化、圖像化和科學化。缺點是：舊版標準經過長時間的運用，也使我們的管理理念被固化，處處強調實物痕跡（如紙質的簽字、文件、臺賬等），盲目追求精細化管理提升，各級管理工作被無限細化，各種記錄信息大量繁衍。信息時代科技發展日新月異，信息的存貯媒介也越來越豐富，而我們關于文件化信息各種存貯媒介的管理運用，還相對薄弱。

組織應提高對“成文信息”控制的認識，加強“成文信息”的符合性，根據組織實際工作流程制定好文件和記錄內容及其之間的關系，避免“二層皮”現象;化繁為簡，將復雜的問題簡單化，記錄盡可能實現勾選、模塊化，控制管理質量，以達到提升質量管理效率的最終目的。

在實際運用中，應確定需要保持和保留的成文信息、儲存時間、所用載體。新版標準的要求，文件可以通過各種形式或類型的媒介進行存貯，如紙張、磁盤、光盤或其他電子媒體、影像資料、標準樣品等形式。賦予了組織更多的彈性和靈活性。在滿足標準的管理要求的基礎上，應“化繁為簡”，對各類型的文件信息進行梳理，提倡無紙化辦公，避免過度留痕，歸并重復信息，保持適宜性和充分性，從而提升工作效率，真正使管理質量呈“PDCA”螺旋式上升。

組織質量、環境和職業健康安全管理體系按照新版標準編制“成文信息”，其形式、多少和詳略程度可參照“成文信息”控制清單（見表1）進行合理刪減，既滿足標準要求，又符合工作實際，供各類組織參考使用。

4?結語

本文根據新版標準的要求，初步梳理了組織“成文信息”的確定、獲取路徑、相關信息的科學存貯方式及控制和運用，即滿足標準要求，又符合工作實際，進一步提升了組織質量管理工作的務實性和靈活性。希望能夠為各類組織的管理提升提供參考。

【參考文獻】

【1】GB/T?19000—2016/ISO9000：2015質量管理體系?基礎和術語[S].

【2】GB/T?19001—2016/ISO9001：2015質量管理體系?要求[S].

【3】2016版質量管理體系國家標準理解與實施[M].北京：中國質檢出版社，2017.