探討做好企業設備檔案管理的對策措施

梁小霞

摘 要：本文闡述了企業設備檔案管理的重要性，分析了存在的問題，并對這些問題提出了相應的對策措施。

關鍵詞：企業；設備檔案管理

設備是企業生產經營的基礎，設備管理的好壞直接影響企業的生產成本和經濟效益，因此加強設備管理是企業管理的永恒主題。設備檔案管理是設備管理的一部分，完整系統的設備檔案，有利于實現設備的全過程管理，有利于設備管理的連續性，有利于設備的更新改造，有利于設備維修保養，因此企業要把設備檔案管理作為重要工作來抓。

1 設備檔案的概述

設備檔案，是指設備在購置、驗收、調試運行、管理維修、改造報廢等設備管理全過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等形式的文件材料。設備檔案一般包括設備前期與后期兩部分。前期檔案包括設備訂購、隨機供給和安裝驗收的材料；后期檔案包括使用后各種管理與修理的材料。前期檔案：訂貨合同；裝箱單和說明書及資料、附件、工具明細表（原件）；出廠合格證書、出廠精度（性能）檢驗記錄（原件）；開箱驗收單；自制設備的有關說明及圖紙、資料；設備基礎及隱蔽工程圖紙；動力管線圖紙；安裝、調試驗收單；購入二手設備的有關原始材料。后期檔案：設備使用初期狀況記錄；定期維護記錄；定期檢查和監測記錄；設備故障分析報告；設備檢修記錄；設備封存（啟用）單；設備潤滑卡片；大修任務書與竣工驗收報告；技術改造申請書及項目技術經濟論證報告；技術改造說明書與圖紙及試用效果鑒定；設備事故報告單；設備報廢單。

設備檔案具有綜合性和動態性兩種特點：一是綜合性：設備檔案的形成涉及到多個部門，從設備的購置計劃、采購、開箱驗收、試運行等環節需要由企業的技術管理部門形成，而設備的日常運行記錄、維修改造等多由使用部門產生，因此設備檔案管理具有關綜合性。二是動態性：設備檔案是一個不斷變化和發展的過程，一臺設備在使用過程中，會不斷形成日常保養、檢修記錄、大修記錄、更新改造記錄、轉移記錄等文件資料，直到設備報廢。

2 設備檔案的重要性

設備檔案是了解掌握設備性能，正確使用和定期維護、保養、修理的重要依據和記錄憑證，在企業生產中具有十分重要的意義。

2.1 設備檔案是設備維修、保養的依據

設備在使用過程中，經常會發生零部件的損壞，需要更換和維修。如果設備檔案齊全，能夠查閱到相關的設備檔案材料，掌握零部件的規格型號、生產廠家、及其它相關的安裝參數，就節省了大量的時間，縮短了維修周期，提高了工作的效率。

2.2 設備檔案是設備技改技措的依據

設備檔案中設備的技術資料詳細介紹了設備的性能、使用方法、注意事項和維護保養的要求，使操作者能夠按操作規程使用，安全規范操作，按規定進行維護保養，延長設備的使用壽命，節省了設備投資；通過設備日常運行記錄，對比同類型產品的能耗水平，優化生產運行，起到節能降耗的作用，節省生產運行成本。

因此，設備檔案的管好、用好，能為企業帶來良好的經濟效益。

3 設備檔案管理工作的存在的問題

3.1 設備檔案文件材料收集、歸檔不及時

有些人認為項目任務是硬指標，文件檔案歸檔是軟任務，把任務的完成與檔案工作隔離開來，只注重任務的完成，忽略了檔案工作，在進行設備檔案材料收集歸檔工作時，經常性拖延時間，不能及時歸檔，造成檔案材料丟失或損壞。

3.2 新購設備的材料不齊全

有些新購設備原廠家因為技術產權的原因，沒有帶隨機技術資料，歸檔時沒有相應材料，給日后設備的維護、保養和檢修工作，帶來很大的麻煩，有可能因為沒能零件的供應而報廢。

3.3 設備移交工作不清不明

由于人員變動，管理檔案的設備員工作交接不清不明，使得有些檔案資料缺乏連續性，不全、不系統，沒有把相關的數據、記錄歸檔，當再次出現同樣問題時，無從下手，嚴重影響正常生產。

4 設備檔案管理工作應對的措施

4.1 規范設備檔案管理工作

在設備檔案管理工作中，首先要建立一系列管理制度：制定《設備檔案收集工作制度》、《設備檔案的鑒定制度》、《設備檔案的歸檔制度》、《設備電子檔案的信息工作制度》等。用制度明確歸檔范圍、收集、鑒定、保管等規定，用制度規范設備檔案管理工作。

4.2 做好設備檔案歸檔工作

設備檔案文件材料的形成分為四個階段：1）設備購置階段形成的文件材料，主要包括設備購置計劃、設備購置訂貨合同等；2）設備開箱驗收階段形成的文件，主要包括設備開箱驗收記錄、設備安裝調試記錄、設備說明書、操作手冊等隨機文件；3）設備安裝使用階段形成的材料，主要包括設備的型號、規格、生產廠家、使用日期、附件明細，操作規程、事故及損壞記錄、保養記錄、檢查記錄、使用記錄、維修記錄等；4）設備報廢處理階段形成的文件，主要包括設備報廢申請表，設備報廢鑒定與審批表，設備報廢處理轉交表等。結合工作實際，進行認真仔細審核。

4.3 搞好設備檔案數字化工作

設備檔案的藏檔案載體主要是傳統的紙質檔案、實物檔案和聲像檔案。對紙質檔案可進行數字化處理，存儲到計算機中。將紙質檔案進行數字化處理主要有三種方式：第一種是人工錄入計算機；第二種是通過掃描儀掃描識別，制成文本文件；第三種是將檔案文件由數碼照相機或掃描儀按頁拍照或掃入計算機制成圖形文件，做成圖片，保存了檔案原件本來面目，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點、批注等各種原貌，使閱讀者可以獲得更多信息線索，進行更深入的了解檔案的情況。對于實物檔案也可以通過對實物進行拍照，保存成數字圖像格式，存儲到計算機存儲設備中。

4.4 提高設備檔案的利用效率

設備檔案數字化后，變成電子文件，可在線傳輸，靈活、方便，檔案利用者無須親自到檔案室查詢，可直接通過微信、OA等服務平臺在線服務，提高利用效率。

總之，設備檔案管理是一項長期的工作，需要檔案管理者與時俱進，不斷學習新知識，掌握新方法，真正用好設備檔案這把鑰匙，為企業設備管理發揮更大的作用。

參考文獻

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