提升檔案管理人員素質推進檔案管理科學化

葛俊

摘 要：隨著信息化社會的飛速發展，檔案的科學化管理越來越受到重視，檔案的高效管理變的尤為重要。檔案作為企業及社會進行人員管理判別的重要依據，會非常直觀的影響到一個員工的提拔、晉升甚至是辭退，所以如何將現階段高科技化的管理手段融入到目前的檔案管理中，成為了一個非?，F實且重要的課題。

關鍵詞：檔案管理；科學技術；人員管理

在一個國家不斷發展的過程中其制度也會隨著社會的發展而進行合理的改變。而檔案管理的制度也在這樣的基礎上不斷進行完善，更關鍵的是如今檔案管理受到了越來越多用人單位及企業的高度重視，將其視為人才判斷的重要依據之一。而很多企業也在不斷的探索全新的檔案管理方式與理念，以保證檔案管理能切實符合公司的需求，實現檔案管理的科學細化。

而檔案管理與管理人員的整體素質是密切相連的，只有檔案管理人員充分認清自己工作崗位的重要性并且要善于應用與學習先進的檔案管理手段，切實的提高檔案的綜合使用性。同時隨著我國檔案事業的快速發展，加上我國又是擁有十幾億人口的超級人口大國，這也讓檔案管理的數量迅猛增加，這對檔案管理人員是一個極大的挑戰。在這種情況之下，更需要檔案管理人員對自己嚴格高標準要求，不斷提升自己行業的整體素質，才能在檔案管理系統日益龐大的今天，做到有效的檔案管理。

我們也可以將檔案管理看成是一項政治工作，因為檔案會涉及到每個人在社會活動中的身份認定。所以這也要求在檔案管理的過程中，尤其是檔案的管理相關人員，要嚴于律己，遵守我國檔案管理的各項規章制度，對工作做到盡忠盡責，并且不斷完善檔案管理出現的問題，保證檔案管理工作可以更加高效的執行下去。

1 提升檔案管理科學化應遵守的原則

1.1 服務原則

提升檔案管理科學化的第一原則就是加強服務化管理。早期的檔案管理對于權限的設置比較嚴格，只有國家有關部門相關人員才可以進行管理。而且檔案作為私密性較高的系統資料，長期以來都屬于嚴密的管理模式，所以導致很多的檔案資料都屬于長期的封存狀態，沒有得到很好的利用與管理，其自身的價值遠遠沒有得到有效的利用，而檔案其服務的功能一直處于弱化的狀態，所以提升服務，是科學化的管理檔案的首要執行原則。

1.2 發展原則

我國目前處于信息化高速發展的時代，智能電子科技系統在不斷升級。這也給檔案管理帶來了升級發展的機遇，而檔案管理正面臨著巨大變革的考驗。所以檔案管理人員應該從多方面去了解如今電子科學發展的各種手段與因素，以及其外在的發展因素。充分學習并掌握更先進的管理技術，開發新的檔案管理系統技術?？茖W化檔案管理的重要考核就是不斷的進行發展與功能的創造。

1.3 人員素質原則

提升檔案管理科學化的重要因素是人才的培養，只有檔案管理人才的整體素養提高，才能帶動檔案管理更快的發展。尤其是在一些企業內，相關的管理人員或者后勤保障人員都要認真意識到檔案管理的重要度。結合現階段最先進的檔案管理手段或系統應用，不斷持續的提高自身的技能，將科學管理有效提高，不斷融入到實際的工作之中。

2 提升檔案管理科學化的重要路徑

2.1 樹立現代化的科學理念

管理檔案工作如果想要在質量及效率得到有效的提升，首先要從思想層面進行有針對性質的優化。要堅持檔案管理工作科學化的發展理念不動搖，通過正確的科學化從而達到檔案管理的合理和前瞻性。并且，建立健全完善檔案管控機制是將檔案管理工作快速發展的助推器，因為這也可以讓檔案管理人員及時高效的進行檔案歸檔、檔案利用、檔案管控和檔案相關保密等工作。在電子科技高速發展的新時代下，檔案的管理機制要求更要嚴格縝密。而構建多層架構的檔案管理體系，并且加以不斷的完善在現實運用中起著舉重輕重的意義。尤其是一些企業內部可以利用多層架構和集中管控的管理模式進行全方位的開發性管理，從而實現整體機制的全面完事，為檔案管理工作日益走向規范與科學化奠定下堅實的基礎。

2.2 提高檔案管理信息化水平

檔案管理伴隨著如今互聯網技術的高速發展也發生著翻天覆地的變化，檔案管理也不斷向著高速電子信息化領域進行良好且快速的發展。當然信息科學化的檔案管理是需要專業的管理系統設備以及基礎設施作為發展的根基。在之前傳統的檔案管理模式之下，紙質是檔案管理最常見也是唯一載體方式。但是隨著電子信息化的發展，如今例如視頻類、音頻類的載體越來越多的呈現在各個領域之中。我傳統的紙質載體也有諸多的弊端。尤其是對于紙張資源的浪費，與我國現在倡導的無紙化的綠色辦公相悖，而且紙張載體隨著時間的流逝，因為其物理性質的原因，其保存時間與電子資料相比相差甚遠。所以為了改變目前的現狀，檔案管理信息化系統必須得到大力的發展與提升，將電子科技與相關的設備設施更多元的融入到檔案管理工作之中。尤其是就是電子計算機的加入對于檔案管理信息化和科學化的建設起著關鍵性的作用。電子計算機自問世以來就因為其高效快速的運算系統受到了人們的廣泛青睞，通過計算機的相關系統應用可以更好的獲得更全面的知識和信息，如今極速發展的電子計算機正在每個行業發揮著重要的作用。政府部門及企業的相關檔案管理部門及人員可以通過創建電子版的檔案數據庫，將相關信息進行系統的錄入，這樣可以通過互聯網建立的系統查詢平臺，用戶通過指定賬戶登錄的方式使得檔案的相關信息資料可以快速的查詢檢索，分析和保存，讓檔案管理的安全性得到極大地提高和改善，而檔案也可以突破傳統紙質載體的限制，不僅可以做到環保，更關鍵的是可以將存儲信息的有效時間得到更好的延長，能夠非常好的減少檔案管理的工作量。

2.3 提升檔案管理人員的綜合素質

雖然通過引進先進的電子科技系統可以更高效的助力檔案管理的科學化發展。但是我們絕對不能忽略的是檔案管理人員的綜合培養。首先來說，檔案管理人員的綜合性培訓是需要從多個方面入手的，不僅僅是提升檔案管理人員的計算機相關系統操作的熟練程度，更重要的是將實際學習的知識實際快速的應用到檔案管理工作之中。而一些檔案管理人員受本身年齡和計算機操作能力的限制，不能夠及時的學習了解最新的電子操作管理系統，這時候更需要企業和政府部門足夠重視并正視這一問題，通過建立完善的培訓制度及崗位考核制度，促進有關管理人員的素質的提高。舉例來說，在工程類的檔案管理中，檔案管理人員就必須要具備一定的工程知識概念和檔案的技能。當然檔案管理人員還應該具備處理突發情況的能力與素養，在出現一些突發危機狀況時不僅要沉著應對，更要熟練的應用自己掌握的技能，將危機及時處理，以免造成更復雜的局面。

2.4 轉換檔案管理服務模式

如今現代化電子科技技術手段越來越多的融入到檔案管理工作中。這也讓檔案管理的工作及服務模式發生著巨大的變化，其中最顯著的轉變就是檔案相關的管理部門從信息的簡單的給予者變成了信息的查詢者。經過系統化的培訓的檔案管理人員必須要具備專業的組織管理能力，這是作為檔案管理工作者的一個重要考核要求之一。所以，傳統的檔案管理模式應該發生改變，不應該僅僅是停滯在保存和借閱的簡單層次，在檔案的網絡以及信息化的進程中，檔案管理的權限應該有一定的下放，這是為了更好的構檔案的電子信息化平臺，讓檔案資料不僅限紙質檔案。而是可以通過互聯網進行實時的查詢，真正意義上的實現跨地區的工作限制。讓檔案更靈活深入的應用到各種工作之中。

2.5 創造保障體系

檔案管理的科學化進程絕對不是一朝一夕就可以改變的，是需要長期的系統化、專業化結合實際工作情況來進行不斷的加深和鞏固，這樣才為檔案管理工作科學化提供最為扎實牢固的保障。企業和政府部門的領導階層要不斷的深化檔案管理制度保障以及相關的體系建設，將檔案管理的科學化定為重要的工作考核目標之一，為檔案管理工作的有序開展提供最完整的保證。

2.6 提升檔案的利用程度

檔案管理的核心目的還是在于讓檔案資料更好的運用在工作之中。所以提高檔案的利用程度，也是一項核心工作。通過將檔案進行電子信息化歸檔等模式，將檔案的利用率大幅度提高，保證檔案可以最大程度意義上的發揮重要。當然檔案管理人員也要注意工作與實際結合，從而有效的提高檔案使用率。

3 舉例衛生類科學化檔案管理方法

3.1 充分認識衛生檔案管理工作的重要性

衛生檔案管理是我國衛生工作一項重要的工程項目，通過整體加強衛生檔案的管理，可以有效的提升我國衛生及醫療相關部門的服務水準以及管理的整體質量。讓我國廣大的人民群眾，可以享受到更加良好的衛生環境及更健全的醫療保障。所以各醫療機構在工作中需特別重視對衛生檔案管理的部署建設，同時建立特別部門對于衛生檔案的管理起到監管監督的作用，從而保證衛生檔案管理工作可以按照我國的相關規程，合法合理的進行運作，從而也保證了我國廣大人民群眾的基本權益。

3.2 保障衛生檔案管理工作的有序開展

從上述我們可以了解衛生檔案管理工作對于我們國家的基礎設施建設以及人民權益的保障有著何等重要的作用，所以為衛生檔案管理工作中加強工作的有序開展，尤其是相關部門之間要學會通力合作，切實的將衛生檔案管理工作提到日常工作重點中來，與實際情況相聯系，同時做好協調，這樣才能推動整個行業的更快的發展。

3.3 加強各種門類和載體衛生檔案管理

如今隨著社會信息化的快速發貨，檔案的載體不再單純是紙質。而諸如錄音、視頻等形式資料的不斷革新出現，更是要求我們加強管理制度的規范。對于新形態下的電子類的檔案，我們要熟練掌握操作方法，保證各類檔案都可以正常歸檔調用。而其實這種新形態檔案的出現，也讓我們的檔案管理朝著多元化、信息化方向發展，這對于不斷發展的中國來說，無疑是一個非常好的信號。

3.4 規范衛生專業的檔案管理工作

要依據我國衛生檔案管理的相關規則制度與業務規范標準，切實加強對醫療、衛生監督、幼兒保健以及社區服務等的衛生行業場所進行規范的檔案管理。這要求我們在行業日常工作中做到細致規范，例如醫院在給病人就診時，要非常規范的按照規章要求將病人的情況進行詳細的記錄歸檔，然后進行統一的保管，這樣可以起到對病人的信息進行隨時的追蹤，確保每一位病人得到后續全方位的保障措施。其實醫院是衛生檔案管理工作中最典型的案列，當然如今有些醫院也存在著一些不足的地方。例如人員培訓系統要不斷的進行完善與規范，同時加強新的管理理念的引入，切實做好管理培訓。

同時我們還要不斷的將城鄉居民健康檔案進行建立和完善規范。城鄉健康檔案一直是衛生檔案管理中最容易忽視的環節，正也是我國的醫療水平長期處于世界中下游的結果，沒有建立健全完善的醫療系統。所以在今后的工作中，這一方面的建設確實要加強重視，不斷將相關制度深化完善，從而達到我國居民健康檔案更加的科學化。

3.5 提高衛生檔案人員的履職能力

提高衛生檔案人員的思想意識同樣非常的重要，這也就要求有關用人單位要把檔案的管理工作融入到日常本單位的整體工作當中。不斷完善檔案的管理制度，同時要關注單位檔案管理人員的工作與生活，不要讓本單位檔案管理人員心中懷有不是本單位核心職門崗位的感覺，要重視建立檔案管理人員的獎勵機制，切實激發檔案管理人員的工作積極性。

提高整體的工作效率，加強服務意識。檔案管理工作的重要職能之一就是為了給領導提供單位用人的重要科學依據，為人才戰略的執行打下堅定的基礎。所以說檔案管理工作的功能性非常之強，企業或者政府部門能夠科學的應用好檔案，可以為整個社會的發展起著相當重要的作用與意義。

提高技術能力，加強教育宣傳培訓。檔案管理工作人員要樹立終生學習的端正態度，不斷的強化工作技能與經驗，學會善于總結工作中遇到的困難與問題，并通過思考和學習進行問題的修繕。當然在加強個人專業素養的同時，更要緊跟時代的發展，不斷強化學習網絡信息化技術，以保證跟隨時代專業發展的最前端。也通過整體的學習，也可以讓衛生檔案管理工作的技術性得到更大意義上的提升。

4 總結

提升檔案管理人員素質推進檔案管理科學化主要就是管理人員的綜合素質的培養。這要求檔案管理人員不僅要有崗位責任心，更重要的是要有持續學習的能力以及將所學專業技能結合到工作實際當中來。

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