淺談醫院辦公室文書檔案管理

摘 要：醫院管理中辦公室文書檔案管理是重要組成部分，科學技術與計算機網絡技術高速發展的現如今，各行各業幾乎都實現了信息化，醫院也是如此，各種先進的科技技術應用其中。醫院辦公室文書檔案管理工作也要更上醫院發展，加強辦公室文書檔案更加重要。在醫院檔案管理工作中，信息技術的應用，傳統紙質檔案逐漸淘汰，醫院檔案管理工作慢慢朝著信息化發展。本篇論文主要介紹了醫院辦公室文書檔案管理工作

關鍵詞：醫院；辦公室；醫院檔案管理；核心作用

醫院要想發展進步，必須引進科學技術、先進的管理模式，醫院辦公室文書檔案工作在醫院發展中起到的作用越發突出。醫院檔案管理工作在醫院科研與管理決策上都起到了非常重要的作用。

1 醫院辦公室文書管理工作存在的一些問題

1.1 不重視醫院辦公室文書檔案管理工作

目前我國醫院檔案辦公室文書管理工作中，普遍存在一個問題，醫院不重視檔案管理工作，部分醫院領導層思想還比較傳統，不重視醫院辦公室文書檔案管理工作，偏重于醫院科研工作與醫療工作，認為這才是醫院最根本的，認為醫院辦公室文書檔案管理工作就是保存資料，不是很重要。在這方面投入的資金就不足。醫院管理普遍傾向于醫療科研方面，或者優秀醫護人員的引進，投入在行政崗位上的資金比較少，特別是檔案管理方面，投入的資金少之又少，專業的檔案管理人才也無法，相關設施比較陳舊等等，這些都影響到檔案管理工作的發展。做好醫院辦公室文書檔案管理工作可以為醫院管理層決策各項事務提供參考依據，但是由于部分醫院管理層的忽視這項工作，導致醫院辦公室文書檔案管理工作方法陳舊、相關設備缺乏，長期沒有發展，這些都嚴重影響到醫院辦公室文書檔案工作的發展。

1.2 醫院檔案管理工作人員職業素養不高

人才是發展的必要因素，醫院要是缺乏某方面的人才，這個工作就容易停滯不前。對于醫院來說，除了需要優秀的醫護人才，管理方面的人才也是急需的。檔案管理工作人員是行政崗位，就目前來說人才的缺口比較嚴重，現有部分檔案管理人員職業素養普遍不高，檔案管理相關技能水平不高，這也是目前我國許多醫院普遍存在的一個問題，因而影響到醫院辦公室文書檔案管理發展進步。

1.3 醫院辦公室文書檔案管理相關規范制度不完善

好的管理，離不來完善的制度，就目前我國醫院檔案管理工作來說，管理規范制度的不完善，直接影響到醫院辦公室檔案管理水平的提高。制度的不完善，容易造成檔案管理流程不規范，檔案資料與借出時存在很多不合理現象，導致檔案收集、整理、存檔不規范，也失去了保存的意義。醫療機構的檔案資料管理工作非常嚴謹，對醫療研究來說檔案資料是非常重要的參考資料，對醫療檔案資料進行科學的管理與保存，是醫療科技進步與攻克醫療疑難雜癥的保障。要是檔案管理流程出現了問題，分類模糊不清，檔案管理混亂，那么在查詢檔案資料時就容易出現問題，進而影響到檔案資料的服務性能。

2 解決醫院檔案辦公室文書管理工作問題的對策

2.1 重視醫院辦公室文書檔案管理工作

醫院辦公室文書檔案是醫院各種重要的資料，要想醫院更好的發展，醫院管理層一定要重視起來，這對醫院的長久發展有著重要意義。醫院管理層要其模范帶頭作用，引導重視檔案管理工作。對于醫院辦公室文書檔案管理工作來說，檔案管理相關設備是必須品，只有相關設施完善了，才能提高醫院辦公室文書檔案管理水平，促進醫院檔案管理工作發展進步。首先要解決的就是資金問題，要加大資金的投入，不斷完善檔案管理相關設施，陳舊的設備要及時更新，保證檔案管理工作跟得上時代發展。提高檔案管理的工作效率，保證醫院檔案資料的安全性。醫院也可以組織相關人員開展檔案管理方面的知識講座，來提高醫院辦公室文書檔案管理工作人員的意識，推動其積極的投入到檔案管理工作當中。

2.2 提高醫院檔案管理工作人員職業素養

企業的發展離不開優秀的人才，醫院亦是如此，檔案辦公室文書檔案管理相關設施完善了，優秀的檔案管理人才是必不可少的，這也是目前我國許多醫院普遍存在的一個問題。醫院要營造出一種氛圍，轉變檔案管理人員的觀念，將先進的管理理念應用其中，進而跟的上時代發展，自覺提高自身職業素養，醫院相關部門要定期組織檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理技能水平。醫院人力資源部門，也要重視優秀檔案管理人才的引進，醫院檔案管理工作，不單單需要具備系統的檔案知識，還要掌握檔案管理工作技能，并要具備良好的職業素養，所以，我們在招聘人才時，要加大優秀專業人才的招聘，為醫院引進高素質的檔案管理人才，進而提高醫院檔案管理水平。

2.3 不斷完善醫院辦公室文書檔案管理規范制度

檔案管理工作要想有序的進行下去，一定要完善醫院檔案管理規范制度，檔案管理流程一定要規范化，檔案錄入要嚴格按照規定進行，特別是醫療檔案一定要科學研究，不能出現任何差錯。所以，在整個檔案收集、整理、歸檔的過程中，要實施審核制度，嚴格按照檔案管理規章制度執行。檔案資料的借閱也要有規定，要嚴格按照規定執行，要有相關手續，歸還檔案要及時，保證檔案資料的安全性，提高醫院檔案管理的工作效率。

2.4 先進的科學技術應用其中

醫院辦公室文書檔案管理工作要想發展進步、要想跟的上時代的發展，就要將先進的科技技術應用其中，就一定要實現醫院辦公室文書檔案管理信息化管理。紙質檔案資料的保管，對其儲存環境的要求比較高，特別是在保存那些珍貴的醫療資料時，需要考慮各個方面的因素，如，室內的濕度、溫度，還要預防蟲鼠的破壞等等，要確保這些檔案資料安全。因此文書檔案設施要定期維護，陳舊設備要及時更換，辦公室文書檔案庫房要有放火、防潮功能。 科學技術的進步，先進的信息技術應用在醫院檔案管理，有效避免了紙質檔案管理工作中的許多麻煩，信息化可以醫院檔案數據信息資料分門別類的收集、整理，并儲存起來，大大提高了檔案工作的效率，準確率也提高了不是，并極具時效性，有效提高了檔案資料的服務功能。信息化使得檔案管理工作成為一個網絡體系，形成檔案管理信息化系統，檔案資料的人員只需通過計算機網絡就能夠查詢所需檔案資料，實現了檔案資源共享，有效避免了傳統紙質檔案的查找困難，給檔案信息使用者帶來很多不便。信息技術下檔案資料計劃都是以數據形式儲存于數據庫當中，逐漸朝著無紙化邁進，醫院各種檔案資料通過電子的形式保存下來，方便、快捷，避免了紙質檔案資料容易破損的穩態，保證了檔案管理資料的安全性。當然信息化檔案管理工作不是一朝一夕都可以完成的，需要一定過程，在加上許多珍貴的醫療資料都是紙質的，檔案庫房依舊是必須存在的，目前大多數醫院采取是人工與信息技術相結合的方法，這樣提高了工作效率，還保證檔案資料完整性。

3 結束語

總而言之，新時期醫院檔案管理工作迎來了機遇也帶來了挑戰，在醫院檔案文書管理工作中還存在一些問題有待解決，新時期醫院檔案管理工作也要認清形勢，與時俱進，不斷發展進步，要跟的上時代的發展。切實落實好醫院檔案管理工作，落實好我國醫療改革政策，為醫院檔案資料使用者提供更為優質的服務，進而推動我國醫療事業健康發展。

參考文獻

[1]王琳琳.怎樣提高提升醫院檔案管理工作效率[J].檔案工作，2018，04（07）：67-67.

作者簡介

盧柳梅（1982-），女，廣東省東莞市，學士，本科，研究方向：醫院檔案管理。