數字化檔案管理在司法行政工作的運用

謝禧瑩

摘 要：隨著社會化不斷改革，司法行政檔案管理工作也在進一步完善當中，然而，在實際的改革中仍然有很多問題發生，比如，檔案管理制度落后、壓力大和管理模式不當等問題都在一定程度上影響了檔案在司法行政上的管理。從我國進入社會轉型時期，檔案管理在司法行政上就經歷著不斷改革，但是管理上終究還是有許多欠缺。因此，本文主要探究司法檔案的特征以及數字化管理檔案的意義，簡單敘述數字化檔案管理在司法行政工作中的運用。

關鍵詞：數字化檔案管理；司法檔案；司法行政工作

自打我國改革開放以來，對數字化檔案的管理工作就持有很高的關注度，隨著經濟水平不斷提高，我國的司法管理制度也在不斷完善，相比之下，我國的數字化檔案管理制度已經有了很大的改善，對司法檔案管理來說也是一個契機，但是，司法管理工作的要求也是越來越嚴格，在新的契機下，做好司法行政工作，推進數字化檔案管理在司法行政中的應用以及提高司法行政工作的效率是目前需要解決的重大問題。

1 司法行政機關工作的特點

檔案的管理工作是和司法行政工作息息相關的。司法行政管理工作包括兩部分，即行政和管理，在司法機關工作中，借鑒行政工作經驗，適時有效管理行政工作，是為了更好的將數字化檔案運用到司法行政工作中。檔案管理在司法行政中起著關鍵作用，可以說司法行政的發展離不開行政檔案管理，行政檔案管理促進司法行政工作的發展，彼此包容，共同發展。進入司法機關工作，運用適當的方法對數字化檔案管理進行不斷完善，強調檔案管理在司法行政工作中的決定性作用，借助決定性作用，可以解決一些基本問題，為后期司法行政工作清掃障礙。所以，只有將行政管理融合到檔案管理當中，才能促使司法行政機關的不斷發展[1]。

司法機關所呈現的是一種專業化模式，行政管理工作需要有大量的專業知識填充，這就導致了行政管理工作也逐漸形成專業化模式，在行政管理工作時，行政部門要根據實際情況分析解決問題。如果行政管理不能做到有效合理管理數字化檔案，就會導致行政工作毫無價值，造成行政工作失誤，延誤，直接會影響司法行政機關的時效性和權威性。所以，司法機關對行政管理方面提高了重視，將數字化檔案管理的方式運用到司法行政管理工作當中，這種檔案管理方式是目前司法機關最具有特色的管理模式。由于很多司法機關受到一定的限制，數字化檔案管理的水平仍然是停滯不前，達不到更高要求，究其根本是很多司法機關沒有從根本上重視數字化檔案管理工作，對相關工作人員的專業知識水平考核也不夠嚴格，不能夠有效利用職權傳達命令完成檔案管理工作[2]。

2 數字化檔案管理的作用

2.1 促進工作效率

借助數字化檔案管理，可以有效的將資料進行整合分類。數字化檔案管理也可以將真實的情況直觀的反映在用戶眼前，讓用戶很容易就能將自己的資料進行查閱，能夠減少工作人員的工作量，使工作中人員很輕松的就能對眼前發生的事情有一個全面的了解，打破了原有的管理檔案的方式，應用數字化檔案管理模式促進工作效率提升，真正意義上做到了跨屏瀏覽，使得檔案管理從文件的方式轉變為信息模式。

2.2 提升檔案的使用率

原有的檔案管理是以文件的方式進行保管，一般是保存在專門的檔案室或者儲藏室，這樣一來就不是很利于用戶查閱資料，反而延誤時間，造成用戶和工作人員之間的糾紛。運用數字化管理檔案，可以促使用戶更加方便簡潔的找到自己需要的資料，為用戶和工作人員節省時間。數字化檔案管理工作是一種很超前的管理模式，從根本上打破了時間和空間的束縛，進一步促進檔案的使用率。

2.3 提升檔案管理的經濟效益

傳統的檔案管理模式，為了實現社會經濟發展對信息需求的目的，并沒有運用科技技術改善當前狀況，反而是利用增加辦公人員和辦公費用的方式改善現狀，這樣做直接增加了管理工作的成本，而且浪費了一定的人力資源和社會資源。數字化檔案管理技術是結合現代化經濟需求推出來的信息化檔案管理方式，打破原有的管理模式，從文件為載體的檔案信息變成以計算機為主的檔案信息，降低了檔案管理工作成本，節約了占地面積，從而提高了檔案管理的經濟效益[3]。

3 分析數字化檔案在司法行政工作中的運用

3.1 完善數字化管理制度

為確保數字化檔案管理工作有效開展，作為司法行政機關，應該嚴格建立檔案管理制度，比如，歸納檔案制度、安全網絡制度、數字檔案真實制度、檔案保密等管理制度。檔案有時候就像人類一樣，都會有隱私，有些檔案內容是不能對外公布的，需要保密，運用數字化檔案管理，要著重注意其安全問題，尤為突出的是司法行政檔案的安全性和重要性。因此，需要有關人員對保密文件進行電子文檔存儲，電子文檔中硬件設備的使用是非常重要的，要嚴格審查硬件設備的綜合性能，不能有絲毫差錯，當每項指標都通過審核后，再將檔案存儲于電子文檔中，做好電子文檔的保存工作，增加電子文檔的保存時間。同時，要派專門的工作人員負責檢修電子文檔的故障，防止由于外界溫度高低影響對電子檔案的保存工作，軟件設備主要就是負責利用密碼和防火墻裝置手段提高數字化檔案管理系統的嚴謹性，確保數字化檔案管理不被損壞。

3.2 構建信息技術支持系統

數字化檔案管理系統是司法行政進行數字化管理的可靠性保證。所以必須要保證數字化檔案系統具有升級能力，提高檔案管理的保密性。借助光纖設備提高數字化檔案管理的綜合性能，利用增加擴展模塊來增加數字化檔案的儲存容量。為了讓數字化檔案管理系統正常運行，采用的設計理念一般都是冗余技術，為了滿足司法工作要求，磁盤必須采用不同級別的性能保護，使數字化檔案管理系統具有連續性。另外，數字化檔案管理系統必須采用全光纖的磁盤設備，提升數字化檔案管理系統的良好性能，實現在線升級的功能[4]。

3.3 成立信息查詢子系統和案件管理系統

利用自身的優勢，司法管理人員應該建立司法查詢系統，提高司法辦案的工作效率，節省司法工作的時間，降低司法工作成本。利用信息化技術構建一套司法機關的信息庫，科學合理管理檔案信息，提高司法辦案的工作效率，最大程度做到案件處理的公開化，透明化。比如，人口資源查詢、審判結果查詢等系統，原來這些流程都是需要當事人提供相關資料才能對案卷進行人工逐一排查調閱，自從實行數字化檔案管理后，只需要根據當事人提供姓名，時間，地點等等在計算機上進行搜索，便很快能找出相應的資料，當事人只需要知道其中的一項或者兩項內容，就可以快速查閱所需要的案卷，不但方便了當事人，而且減少了工作人員的工作量，節省工作時間，提高工作效率。由此看出，在信息化技術下，更多的文件資料從開始建立到歸檔都是在計算機上完成的，從而將檔案的管理方式逐漸推向數字化檔案管理方式發展。

4 結語

總之，原有的司法檔案管理模式已經不能滿足目前司法工作的要求，也不能適應社會不斷發展的要求，在司法行政工作中，借助數字化檔案管理模式，不僅可以提高司法工作人員的工作效率，提升檔案的使用率，還能夠促進檔案管理的經濟效益。所以，司法工作人員要在使用數字化檔案的同時不斷完善數字化檔案管理制度，增強數字化檔案管理的安全性和可靠性，做好數字化檔案管理工作的保密工作，建立相應的查詢系統，共同促進數字化檔案管理在司法行政工作中的應用。

參考文獻

[1]熊海麗.關于規范教務檔案數字信息化管理的思考[J].現代信息科技，2019，3（04）：128-129+131.

[2]張莉.淺析科研院所檔案數字化建設的意義[J].中國管理信息化，2019，22（04）：174-175.