機關文秘人員的工作意識與文檔管理分析

范國華

摘要：隨著我國經濟建設步伐的加快，機關部門都開始設立屬于自己的檔案管理庫，并且建立對應的管理機制。檔案管理不僅可以保證機關單位檔案和資料得到安全保管，同時也能使機關單位制度趨于完善。通過調查研究可知，大部分機關單位的文秘人員同時也擔任著檔案管理者的工作，這項工作雖然看起來沒有太大難度，但是因為文檔管理內容復雜且具有較大作用，因此作為文秘人員，必須重視檔案管理工作。

關鍵詞：機關單位;文秘人員;工作態度;管理分析

黨的十九大以來，隨著我國經濟由高速發展逐步轉為高質量發展，改革開放程度進一步擴大，市場競爭環境和機關發展形勢發生了巨大變化，文秘人員作為國有機關辦公室的重要組成部分，為適應殘酷的市場競爭環境，必須具備良好的思想政治素養和職業能力素質，提升自身各項綜合素養，提高服務質量和水平，才能更好地為國有機關服務。此外，搞好辦公室文秘工作不僅是一個機關的外在形象展現，還關系到機關整體發展情況，可以為現代國有機關領導決策提供參考和依據，確保機關領導決策的科學性和系統性。

一、作為文秘人員必須具備的工作意識

（一）德才兼備

首先，領導需要將自己起草的核心內容轉交給文秘人員，隨后由文秘人員對領導所起草的核心內容進行潤色和豐富，完成起草;其次，領導可以采用口述的方式，文秘人員則需要在旁將其記錄下來，完成起草工作;最后，領導可以直接將題目告知文秘人員，文秘人員根據領導所給出的題目進行起草。通過上述幾點可知，文秘人員無論是掌握題目撰寫稿件，還是根據領導口述內容進行編輯等，都需要快速領悟到領導的想法與指導，將該想法與指導更好地落實在文稿中，只有通過這種方式形成的文檔，才能真實、全面、生動反映出領導的想法與決策，才能幫助普通百姓了解發展方針。

（二）提高學習意識

文字編輯并非文秘人員在工作中的主要任務，還需要招待外來人員和幫助領導安排各項工作等。由此可知，文秘人員是部門與領導相互溝通的重要橋梁。文秘人員應不斷提高自身學習意識，時時刻刻用高標準來要求自己，在工作中積極上進，對自身工作職能進行完善，保證在完成文秘工作的同時，更好地完成檔案管理工作。通過專業技能學習，提高自身知識水平和專業素養，這樣才能更好地完成這項工作。

二、機關文秘人員檔案管理主要措施

（一）收集信息的能力

國有機關辦公室文秘工作要增強信息收集能力，通過網絡、報紙、期刊、書籍等渠道掌握熟悉黨的理論、政治經濟、管理等專業知識，了解收集國際政治經濟形勢、國內政治經濟形勢和行業發展態勢，熟悉本單位的戰略部署、制度和決策，熟練掌握管理、技術、政治經濟等相關知識，為機關決策做好知識儲備;要站在對機關發展有利的角度對各類信息進行收集整理，充分分析考慮機關領導層的決策需求，多方面收集有利于改善機關發展的信息;要在工作實踐中提升對有用信息和關鍵信息的敏感度和判斷能力，強化國有機關辦公室文秘人員的信息處理能力。

（二）運用設備的能力

隨著科學技術的不斷進步，當今社會已經進入了信息化時代，這對國有機關文秘工作人員熟練掌握運用信息設備的能力提出更高的要求。在這個高度信息化時代，國有機關文秘工作人員必須要緊跟時代發展，熟練掌握各種先進的信息設備和技術，如Office操作系統、辦公專業軟件、信息檢索軟件等，提高收集對國企發展有利信息的能力，為國企領導層科學決策提供參考和依據。要積極學習計算機、多媒體技術及網絡理論知識，提高計算機操作能力、辦公自動化設備運用等能力;要能熟練地操作各類信息系統，包括辦公協同系統、績效管理系統等信息化系統，從而能夠快速、準確地檢索、使用和利用各類信息。

（三）提升信息處理能力

在現代機關市場競爭中，國有機關的任何一項決策，都離不開具體的信息，要使決策符合市場變化，必須根據各方面的信息進行科學決策。這就需要相關文秘人員密切關注機關內外相關情況，具有一定的信息整合能力、收集能力、創新能力等，盡可能全面、準確、及時地收集和處理領導決策所需信息。

（四）建立完善的考核激勵制度

機關抓好文秘工作人員自身工作的積極性，要從制度建設出發。第一，建立定期交流制度。機關應加強文秘崗位之間的溝通，通過交流產生碰撞，通過碰撞產生智慧，激發文秘工作人員的愛崗熱情和工作激情。第二，建立全面考核制度。機關應對文秘崗位各項工作進行全面考核，并將考核結果與薪酬掛鉤，激發文秘工作人員干好工作的內生動力。第三，建立相應獎懲制度。機關應對表現優秀的文秘工作人員，給予其升職加薪等獎勵，反之，進行必要處罰，激勵其好上更好、持續提升。

三、結語

綜上所述，文秘人員個人素質能夠決定檔案管理水平，而秘書的工作態度也決定了檔案管理質量，因此為了保證機關單位中的檔案管理質量，必須對文秘人員進行定期的專業培訓與工作教育，使他們參與各項培訓，不斷提高其職業專業水平，以此才能保證文檔工作發展更加順利，并且發揮出其應有的效果。

參考文獻

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