論行政事業單位費用報銷的入賬手續及管理

武朦朦

【摘 要】行政事業單位財務核算的主要內容便是費用支出，費用支出核算內容比較繁雜，核算科目較多，相關的規定也比較嚴格，需要相對比較完善的入賬手續。當前，部分行政事業單位費用報銷入賬手續還存在諸多問題，入賬手續不全面，缺乏相應的文件材料，從而導致行政事業單位費用開支失真。本文首先闡述了行政事業單位費用報銷的種類的入賬審核手續流程，并從工資福利、補助補貼獎勵、“三公”經費等方面進行了詳細的闡釋，之后分析了共性問題產生的原因，最后提出了規范費用報銷管理的建議，以期促進行政事業單位費用報銷入賬手續更加規范。

【關鍵詞】行政事業單位；費用報銷；入賬手續及管理

一、行政事業單位費用報銷的種類的入賬審核手續流程

（一）工資福利、補助補貼獎勵

行政事業單位在對工資福利支出進行報銷入賬時，應制定詳細完善的工資福利發放表格。同時，行政事業單位在制定工資福利發放表格時應附上詳細的發放金額明細，發放表上應有制表人以及審批人的簽字。如果發放工資時出現變動的情況，應附上相關變動的審批文件，如果發放補貼以及獎金則應附上詳細的發放依據。但部分行政事業單位發放加班補助以及獎勵性工資等時沒有政策依據，甚至在發放津貼補助時自設名目。此外，部分行政事業單位還存在依照過去的慣例發放課題獎勵以及教育培訓獎勵等問題。

（二）“三公”經費：公務接待費、公務車購置和運行維護費、因公出國（境）費

“三公”經費屬于行政事業單位的嚴控類支出，在處理這類費用審核入賬時要格外謹慎。首先，行政事業單位在報銷入賬公務接待費時應開具相應的正規發票，并附有詳細的結算清單。同時，公務接待費還應提前申請并附有審批單注明詳細的接待人數及陪同人數。但部分行政事業單位存在用同城單位公務活動聯系函報銷公務接待費用的現象，甚至存在無公函公務接待開支、“一函多餐”式公務接待開支等現象。其次，行政事業單位在更新、配備公務用車時應提前申請，并經相關部門批準進行集中采購。此外，行政事業單位在報銷入賬公務車運行維護費時應提供汽油費、汽車維修費等相關發票以及相關明細。最后，因公出國（境）費主要是指國際旅費、住宿費以及簽證費用等。行政事業單位報銷因公出國（境）費用時除了應提供相關發票外，還應提供外事部門批復文件、外方邀請函等附件。

（三）差旅費

按照規定，差旅費包括住宿費、交通費等，交通費以及伙食補助是定額包干費用，住宿費、交通費報銷應提供相關發票，同時還應附有經審批的主辦單位通知文件。如果是單位自行安排出差而沒有相關的通知文件，應提前填報審批表并經相關部門審批。但部分行政事業單位存在交通費報銷不規范的現象，導致城區交通費報銷混亂。同時，部分行政事業單位差旅費報銷范圍超標，例如住宿費、出差伙食補助超額報銷領取，差旅費報銷超過規定的人數、時間等。

（四）培訓費、會議費

行政事業單位培訓費包括單位工作人員外出參加培訓以及單位舉辦培訓發生的費用。外出參加培訓發生的費用可參照差旅費報銷手續入賬，單位舉辦培訓班發生的費用可參照會議費報銷手續入賬。同時，會議費通常包括會議室租金、住宿費、伙食費等，行政事業單位在進行會議費報銷時應提供預算單和結算單、參會人員簽到表以及相關發票和明細。但部分行政事業單位在報銷培訓費以及會議費時缺乏相關預算和結算，沒有對培訓以及會議進行相關的計劃和核算，常出現超預算行為。

（五）委托業務費

委托業務費屬于行政事業單位購買性服務支出，如果采購限額在標準以上，行政事業單位應提前辦理采購手續。如果采購需進行公開招標，應根據相關法律法規并嚴格遵守招投標程序。行政事業單位在進行業務委托費報銷入賬時應提供政府采購以及招投標文件，同時還應提供相關合同以及驗收報告等。

（六）辦公用品購置更新

行政事業單位在購置辦公用品時，如果此辦公用品在采購限額標準以上或者在采購目錄以內應辦理政府采購手續。同時，行政事業單位在進行辦公用品購置報銷入賬時應提供政府采購審批手續、采購合同以及驗收報告等。但部分行政事業單位在購置辦公用品時缺乏相應合同或協議，相關明細不清晰，有的行政事業單位雖然在購置辦公用品時手續齊全，但缺乏辦公用品領用記錄。

二、共性問題產生的原因

部分行政事業單位財務報銷制度不完善，相關規定不夠具體，沒有形成系統完善的指導意見。同時，部分行政事業單位也沒有形成有效的監督機制，內部缺乏獨立權威的內審部門。此外，部分行政事業單位對于違規報銷沒有形成嚴格的處罰機制，缺乏對支出行為以及支出內容的監督，只是偶爾進行檢查，但對檢查結果缺乏長期有效的監督機制。

三、規范費用報銷管理的建議

（一）完善費用管理制度

行政事業單位應根據相關法律法規制定完善的費用管理制度，并對操作辦法進行細化，使操作辦法具有實用性與指導性，從而便于核算、檢查。同時，行政事業單位還應對相關的費用報銷流程進行完善。首先，嚴格審核財務票據及相關附件，確保相關財務票據的真實性以及完整性。對發放的獎金以及補貼補助進行合法合規性審核，確保發放的獎金以及補貼補助獎勵合理、合法。同時，對公務聯系函以及公務審批單進行編號管理，如果公函沒有編號則不予受理，報銷相關費用時應提供預算清單以及相關明細，并完善報銷程序清單。

（二）完善監管制度

行政事業單位應對內部各部門財務報銷情況進行定期檢查，并對相關問題進行及時改正。同時，行政事業單位還應及時公開財務信息，并接受監督，避免出現違規報銷的問題。此外，行政事業單位還應確保監督機制的長效性，并加大對違規報銷行為的處罰力度，對違規報銷行為進行分類處罰，并實行追責制。此外，行政事業單位應構建完善的監管機制，并對收付資金、財務核算、審批審核業務票據進行全方位監管，確保各項業務真實，保證資金安全。另一方面，行政事業單位應對財政部門進行有效監督，對其財務工作進行規范，確保行政事業單位科學編制預算。同時，行政事業單位應加強審計部門的工作監督力度，并對公務接待工作內容做出公正評價。

（三）加強相關培訓

行政事業單位財務工作人員應加強相關法規制度的學習，提高自身業務能力和專業技能。同時，行政事業單位還應加強相關程序規章的培訓，對單位財務工作人員進行理論、相關制度的集中培訓，轉變其思想觀念，改進其工作作風，確保單位財務工作人員可以熟練掌握并運用相關理論制度，嚴格遵照票據使用準則。此外，行政事業單位還可以制定宣傳手冊、定期開展宣講會議，從而規范相關工作人員的工作行為。

四、結語

綜上所述，行政事業單位加強費用報銷入賬手續的管理應確保入賬手續的完整性以及真實性。當前，部分行政事業單位費用報銷入賬手續管理不規范，相關制度不健全。因此，行政事業單位應完善費用管理以及監管制度，并加強相關培訓，從而促進行政事業單位加強對費用報銷入賬手續的管理，進一步促進行政事業單位長期穩定的發展。

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