財務檔案管理信息化建設的思考及建議

覃崇翠

摘要：21世紀是信息化的時代，信息化網絡建設已經滲透到管理的各個方面。企業廣泛使用信息化管理，是因為它具有高效、穩定、出錯率低等特點。所以，企業在財務信息檔案管理方面采用信息化網絡管理也是時代發展的趨勢，也順應了大中型企業建立健全現代企業管理制度需求的。本文主要通過對財務檔案信息化管理的主要內容和特質進行分析，總結歸納出能加強企業檔案信息化管理的方法。

關鍵詞：財務檔案管理 信息化建設 思考及建議

當今時代信息化發展猛烈，各個行業領域的信息化程度也在不斷遞增，幾乎所有的企業都在利用信息技術來管理公司的財務檔案。企業使用計算機技術對企業檔案信息進行存儲和整理，建立起了電子檔案，使得公司的財務檔案更易管理與查詢。為了使得企業的財務檔案管理變得更高效，企業要不斷加快財務檔案信息化的程度，提高財務檔案管理的工作效率，使其更好地為企業帶來更多的便利。

一、財務檔案信息化管理的特征

隨著計算機的不斷地普及與應用，財務人員可以在電腦上完成憑證編制、數據查詢、財務會計報表編制、審核會計信息、匯總各類報表等日常工作，還可將憑證附件通過掃描存儲在財務軟件系統中，從而形成配套的電子憑證及附件，而這些會計報表、賬簿都是可以打印出來的，無需手工填寫。因此，許多企業都開始采用信息化來管理財務檔案。信息化管理不同于紙質化管理，信息化管理主要通過服務器來存儲信息，也可以通過u盤、磁盤等信息存儲量大且便于攜帶的工具來存儲，這樣財務人員可共享財務檔案信息使得財務資料提取、數據匯總更便捷、更高效。

二、財務檔案信息化建設的具體內容

（一）建立適合管理的財務檔案動態數據庫

財務檔案管理的信息化、網絡化使得企業信息能夠被有效利用。財務檔案管理的信息化離不開計算機硬件、計算機軟件以及網絡平臺的建設。而計算機軟件的建設是信息化建設的核心。財務檔案管理的相關軟件，使網絡系統里面的財務信息更加的準確與完善。建立動態的財務檔案數據庫不僅提高了信息的利用率，還實現了信息的聯機共享、查詢、傳輸等?？傊?，動態數據庫的建立，打破了傳統的靜態信息管理模式，極大地提高了信息的共享性與流動性。

（二）加強財務檔案的網絡安全化建設

信息化與網絡化的財務檔案管理，使得信息的存儲更加的快捷便利、信息的查詢更加方便快速。全面電子化的檔案管理的確帶來了許多便利，但是卻也存在著財務信息泄露的風險。因此，企業應該加強財務檔案的網絡安全化建設，保證不可公開的信息不被泄露，屬于企業機密的財務信息更是要嚴格的保密。只有做到網絡信息的安全化建設，做好企業信息的安、機密性保障，網絡化的檔案管理才能真正的造福于企業。

（三）完善財務檔案管理的輔助系統

財務工作人員可以通過網絡平臺來獲取、分析、處理和傳輸信息。但是由于財務信息數據量大，而且對數據的準確度要求較高，僅僅依靠財務人員去分析處理數據是不現實的。因此，企業需要借助財務檔案管理的輔助系統來幫助工作人員來完成數據的分析處理。企業需要一套決策支持系統。而決策支持系統的建立需要管理科學、計算機科學、管理決策理論等技術手段作為基礎，再以計算機網絡、數據分析、人工智能等作為輔助，最終科學地建立起一套能協助財務人員工作的完善系統。該系統不僅要能夠針對問題提出不同且可行的解決方案，還要能做到對不同方向進行縱向對比，最終選擇出一套最優的解決問題的方案。

三、加強財務檔案信息化管理的建議

（一）注重時效性

財務檔案的管理是非常注重信息的時效性。時效性是判斷財務檔案信息化程度高低的一個標準。當開始建立財務檔案時，管理人員就應對管理的信息進行分類，然后再建立起信息查詢平臺，以此來方便查閱者能快速地找到所需信息。當檔案建立完成之后，工作人員應按時對信息進行整理，定期的對信息進行補充完善，保證檔案信息使用的實效性。此外，要想建立起信息化網絡化的檔案資料，則需配置符合要求的硬件、軟件、相關系統的設備。同時還在注意要定期對電腦進行更新。這樣才能保證信息的實效性，確保查閱者能查找到正確，完善的信息。

（二）保障網絡安全

數據量巨大、保密性強是財務檔案信息化管理的標志性特點。數據的信息化意味著數據的網絡化，因此確保網絡安全是極其重要的。最關鍵的是要建立起一套內部的管理制度，加強網絡監察力度，確保檔案資料的完整性，防止檔案信息被修改泄露。此外，還要確保所處網絡環境的安全性，定期的使用殺毒軟件對網絡環境進行檢查，避免文檔資料感染計算機病毒，信息出現亂碼，丟失等現象。最后，還應該注意的是要做好文件的備份工作，防止文檔信息突然出現不可恢復的永久性丟失。

（三）完善信息化管理的制度

信息化的檔案管理改變了工作人員管理檔案的工作方式。因此傳統管理檔案的相關制度也不再適用于信息化管理了，那么則重新需要建立起一套健全的信息化建設管理制度來滿足查閱者的需求，實現查閱不受時間、地點等因素的限制。

（四）提高管理人員的工作水平

財務檔案管理人員是財務檔案管理的操作者。若要滿足信息化建設的要求，財務部門應該要注重培養一些計算機或通信專業的操作人員，應該要加大對各層次的管理人員進行相關培訓，提高他們的信息化管理水平。

結語：綜上所述，當今時代，科技在不斷的進步與發展。許多行業都在使用著計算機科技技術來簡化管理，提高效率。因此，信息化建設在財務檔案管理中發揮著巨大的作用。本文結合實際情況，指出目前財務檔案管理信息化建設中存在的問題并提出對應的解決措施。