企業檔案信息化建設存在的問題及對策

韓洪云　張景川　王亞麗　張永波　陳文強

摘 要：信息化建設是做好企業檔案工作的根本途徑。企業檔案保存著一個企業的發展歷程，是企業重要的資產，在企業發展過程中，存在很多問題，應有相應對策，建立檔案信息化系統，解決企業信息查詢服務，克服紙質檔案的單一性，從而助推企業的發展。

關鍵詞：企業;檔案信息化建設;問題;對策

1 引言

目前，隨著信息社會的迅猛發展，單一的紙質檔案已不能滿足企業發展的需要，企業實現檔案信息化管理是十分必要的。信息化建設是企業檔案工作的必由之路。

2 企業檔案信息化建設的意義

所謂企業檔案信息化，全面應用現代信息技術，對企業檔案信息資源進行管理并提供利用服務。加快企業檔案信息系統化建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，以協調組織、加強管理和決策，是十分必要的。筆者認為：實現檔案信息化建設主要應從如下幾方面入手。

3 企業檔案信息化建設存在的問題及對策

3.1加強企業檔案部門基礎設施投入以完善區域網絡建設

企業應加大資金投入，加強區域網絡建設。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還用于庫房的管理，以助推企業的快速發展。

3.2 加強企業檔案信息化人才隊伍建設

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。由于電子檔案信息內容的數字化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，它需要企業主管領導及所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重，與企業其他部門同步發展，才能適應社會和時代發展的需要，更好地服務企業。

從目前看，大部分檔案人員現代技術水平偏低，有計劃有組織地進行培訓，以形成最佳的人才結構，使企業檔案信息化建設工作達到質的飛躍。

3.3 檔案信息化建設的組織管理和具體操作方法

檔案信息化建設并不是簡單的使用信息化硬件和軟件問題，要真正實現檔案信息化管理關鍵在于做到“五化”。

領導系統化。加強對檔案工作的組織領導，形成 “一把手掛，成立檔案管理工作小組，切實提高管理效能，從人財物等各方面給予保障。

隊伍專業化。定期組織檔案管理人員參加繼續教育和檔案信息化管理培訓，開展學術交流、現場參觀、知識競賽等活動，促進檔案管理人員自覺提高自身業務水平。

管理規范化。認真完善檔案管理規范，制定操作性強的的檔案管理細則，制定相應的檔案人員崗位責任制度，另外，還要注重設備的規范化。及時對信息化軟件設備進行更新，保證防火防盜、防蟲害。

使用便捷化。根據企業的具體需求建立系統數據庫。首先把文件及目錄輸入數據庫，然后用掃描儀等設備對原文進行錄入，利用信息化軟件的功能對信息的收集整理和檢索網絡化。建立企業檔案網頁。需要借閱時，可以在網頁上申請。

運行安全化。對于網絡安全問題，企業應當挑選專業的檔案人員進行相應的安全技術培訓，另外，為了避免不可能不可抗拒的自然災害對檔案的破壞，還要做好重要檔案的異地異質的備份工作。由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害。

檔案信息化建設的著眼點應是整個系統，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關標準，建立企業檔案信息網絡，實現企業館藏檔案數字化、資源共享化。

近及年企業領導高瞻遠矚，克服資金短缺和人才短缺的雙重困難，紛紛啟動了檔案管理的信息化建設項目。公司的領導、檔案部門的領導和檔案管理員，都親身參與公司檔案信息化的建設工作。檔案信息化管理成功上線。

聚銀公司是銀光集團首家實現檔案信息化管理單位并領跑西北。公司各部門領導、公司檔案管理人員以及各部門兼職檔案管理人員互相協作，加速了檔案信息化的進程并提高了檔案的信息化管理水平，從而服務公司生產經營。

公司在檔案信息化過程中，成立檔案信息化建設工作領導小組，從注重檔案實體管理轉變為同時注重檔案信息化建設管理，從人、財、物各方面給予保障。

公司先后購買了電腦和掃描儀等設施，加強了公司檔案信息化的基礎設施和區域網絡建設。為了提高檔案管理人員的信息化管理水平，公司多次派檔案管理人員到全國檔案信息化管理先進單位參觀培訓，并且也多次邀請專家對公司所屬各單位兼職檔案員進行系統培訓，分別采取集中培訓和一對一培訓方式。公司檔案管理人員以及各部門兼職檔案員的信息化管理水平得到了大大的提高，公司檔案信息化建設進程和水平達到了質的飛躍。

公司檔案信息化建設工作正在蓬勃發展，提升公司檔案的服務效能。檔案信息化建設的成果，提高了公司檔案管理員和兼職檔案管理員的業務以及管理水平，提高了檔案的服務效率，從而服務于企業。爭取在未來的兩年里達到兵器一級數字檔案信息化管理單位。

4 結束語

企業檔案信息化建設不是一兩天的事情，要在探索中不斷完善，企業應積極尋求適合自己的檔案信息化之路，從而使檔案工作適應企業的發展步伐，以助推企業發展。

參考文獻

[1]齊虹：《知識管理及其對檔案管理的啟示》，《21世紀的社會記憶中國首屆檔案學博士論壇論文集》中國人民大學出版.

[2]張海燕：《企業檔案的信息化管理》《機電兵般檔案》2009年第一期.

[3]崔麗君：《檔案信息化建設芻議》《當代經理人》2006年第? 6期.

作者簡介：

韓洪云（1968-），男，漢族，籍貫：遼寧大連，單位：甘肅銀光聚銀化工有限公司，學歷：研究生，職稱：高級工程師，研究方向：檔案管理.