公安檔案數字化建設的思考

劉逸君

摘 要：檔案信息是現在信息社會的重要基礎，對經濟發展、科學創新、社會進步作用日益突出，檔案信息的持續利用顯得尤其重要。但公安檔案由于年代久、種類多、數量多等原因，檔案管理方式及利用手段長期處于傳統模式，公安檔案的存放壓力、檔案的使用效率等不能滿足現在社會發展需求，推進公安檔案數字化化建設是解決問題的有效手段，本文分析了公安檔案數字化的必要性和解決方案及產生的新問題。

關鍵詞：公安檔案;數字化;保護;應用

目前，公安檔案已經實現部分檔案前端信息入庫數字化，但更多歷史久遠、使用率較低的檔案還以紙質檔案為主體，未完成數字化的轉換，為適應信息社會的需要，提高檔案利用率，紙質檔案全部數字化是迫在眉睫的工程。實現檔案數字化可以優化館藏結構，實現檔案資源的有效使用和共享，還節約存儲空間，有效保護原始檔案。

一、公安檔案數字化的重要性

1.老舊檔案保護問題

一、老檔案的自然損耗。很多公安的市區派出所有較長歷史，有戶籍、出生、婚姻、遷移、死亡等多種材料，這些檔案是十幾年甚至幾十年前的老檔案，由于經歷時間較長、加之過去保管手段落后等原因，已經處于非?！拔ｋU”（字跡模糊、紙質發黃破碎）的狀況，如不及時加以“挽救”，很可能造成檔案徹底消失。二、老檔案的人為損壞。隨著行政區劃的變化，檔案材料可能經過多次轉移、拆分，每次的轉移拆分都不可避免對檔案產生損耗，甚至在轉移過程中發生遺失。有時部分查閱人直接對老檔案原始材料的直接利用，也會加速老檔案的損壞程度。檔案在利用中的取放、復印都對檔案造成一定的破壞。原始檔案具有的唯一性決定，如果遇到這些自然或人為的損傷，將造成無法挽回的損失。

2.檔案利用問題

一、由于傳統檔案數量的龐大，傳統檔案查詢工作被動性的現狀，有時查閱人有效信息量較少，這些客觀條件增加了檔案管理利用的難度，已影響到檔案信息服務的效率和檔案價值的挖掘。二、公安檔案更由于其特殊性，查閱條件更為苛刻，不僅查閱流程繁瑣，更不允許查閱人借走檔案，只能現場查閱，這樣不僅使檔案工作效率降低，而且還會存在損壞原始檔案可能性。三、檔案數字化后，為進一步全區、全市甚至全國檔案信息聯網提供了條件，可以減少查閱人員反復奔波的可能性，提高查閱效率。

二、公安檔案數字化中遇到的問題

1.檔案數字化標準問題

檔案數字化的目的不僅僅是保護這些老舊檔案，也是為了使這些平日束之高閣的“死檔案”活起來，隨著“一網通辦”的東風漸進，數字化的檔案能被更廣泛更深入的利用，為達到這一目的，檔案數字化工作在數字化工作一開始就要制定標準化規定。舉例來說，經過檔案部門近些年的研究與實踐，對紙質檔案的數字化加工一般采用的是直接掃描的方法，以圖像形式存儲。但是圖像格式有多種形式，如tif、pda、jpg等，選用具體何種圖像存儲模式，還需要更詳細的規定。檔案數字化是檔案信息化管理的第一步，構建紙質檔案分類存儲、數據檔案云端一體化存儲，這樣才能為底層數據共通打下基礎，為下一步數據共享、異地查閱提供可能。

2.公安檔案數字化過程中的安全問題

以某派出所為例，自90年初成立至今，共形成各類檔案5余萬卷，條目級數據10余萬條，原文數據50多萬頁，如此大的檔案數字化工作，光靠派出所原有的檔案工作人員，遠無法達到數字化工作要求，因此需要聘請外來檔案數字化服務公司，實現檔案數字化項目推進。如何實現公安檔案數字化過程中的絕對安全，實現數字化過程中的全流程監控，就是需要我們解決的問題。

三、公安檔案數字化的解決方案

1.制定統一標準規范

依據國家檔案局出臺的《紙質檔案數字化規范》，結合公安工作的自身特點，制定相應的檔案數字化指導方案，在全市甚至全國范圍內研發統一的檔案數字化管理系統。該系統應包含文書、專業、科技、聲像、實物、人員檔案等信息采集、查詢和利用，以及數字化掃描、圖像處理、圖像比對、信息上傳等功能，并且具有較強的自主創新功能，能將傳統的條目級著錄、檢索與原文管理有機結合起來，實現在線著錄、條目檢索、原文查閱、原文打印“一條龍”。為下一步的檔案管理、利用提供條件。

2.全程控制，系統防范，確保檔案信息完全可控

公安檔案的保密性，決定檔案信息的安全性是檔案數字化建設的重中之重，因此需要多策并舉，構筑人防技防相結合，制度措施相呼應的防護體系。一是制度保障。依據《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》、《檔案服務外包工作規范》、《機關檔案管理規定》等相關規定，制定檔案信息化工作管理制度和工作職責，規章制度涵蓋整個數字化工作全流程，工作職責細化到個人，確保責任到人，責任落實到位。二是人員管理。與參與數字化加工專業公司簽署文本形式的質量協議，以此為數字化加工過程中出現質量問題提供解決問題的依據文件。參與數字化工作的人員“裸進裸出”，手機、相機、優盤、包具等設備不準帶入現場。檔案每日搬離、搬回庫房的過程，必須由檔案專業人員完成，確保每日檔案進出庫數量一致，不留檔案在外過夜。三是流程監控。成立安全檢查小組，不定期進入現場安全檢查，隨時進行檔案信息庫的抽查工作，及時對信息安全軟件進行升級。四是技術監管。實行每臺電腦專人專用，設置密鑰保護，防止互相隨意登錄，確保萬無一失。五是校驗工作。因為校驗工作將直接影響到紙質檔案數字化加工的質量，需要專業知識充足，經驗豐富的工作人員進行校驗工作，以防發生如漏掃、掃出來的文件頁面不美觀、文件檔號命名有誤等問題。

四、檔案數字化工作的主要成效

檔案的生命力在于開發利用。上海市公安局根據檔案數字化積累的工作經驗，已經做到檔案隨接受、隨數字、隨利用，確保新接收檔案直接前端錄入數字化并上傳系統利用，實現檔案快速投入服務實戰工作。通過不同級別的授權，實現全市公安系統內部可遠距離快速準確傳送、下載、復制、查閱信息，社會公眾查詢、咨詢、業務辦理等功能呢，實現檔案利用的遠程服務，節約查閱檔案時間，節省人力成本，調高檔案應用效能。

1.提高檔案服務實戰的效率

推進檔案數字化工作，改進檔案服務實戰的模式。一方面，節約了庫房調檔和接待查檔時間，現在工作入職、重大事件安保人員政審等等，都需要短時間大批量查檔，通過檔案數字化系統，直接下載打印，不需要從庫房調取原件復印，調檔時間從原來的每卷次約20分鐘縮短為5分鐘，原有庫房調取檔案模式需要專業檔案人員配合工作，專業檔案人員人數有限，排隊查檔導致查檔效率低，也牽制檔案工作人員大量工作時間。實現數字化后，窗口接待工作人員即可完成查檔工作，既解放專業檔案人員，也能加大接待查檔效率。另一方面，檔案利用者節約了到檔案館查閱的時間。通過網絡計算機管理的數字化檔案進行查找，實現“一條龍”服務，使用戶更加便捷、準確地查找到自家需要的檔案，不受時間和空間的限制。

2.提高了檔案查全率和查準率

上海市公安局檔案系統實現全市所有分縣局、所有派出所信息全覆蓋，盤活了全局檔案資源，實現了多層級、多渠道的檔案信息利用開發。例如，2017年初張某某來派出所開具無犯罪記錄證明時，被告知有犯罪前科，但其本人表示無此情況，后所民警通過查閱市公安檔案館保存的案件數字檔案，發現重要線索，經多方查證，張某某被人冒用了身份證件。最終確定了案犯的真實身份，為張某某恢復了名譽。

3.提高對檔案的有效保護

在對檔案進行數字化加工過程中，同時也是對陳舊檔案的一次有效修繕保護。檔案消毒、數量清點、檔案裱糊等附加功能也能對檔案起到保護作用。在數字化處理并制作數字檔案后，日常提供利用和交流的主要是數字檔案，這樣就可以把原件妥善地保存起來，從而有效延長原件的保存時間，防止因長期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現天災人禍的情況下遭到毀滅性的破壞，較好地解決了保護與利用之間的矛盾。

五、進一步加強檔案數字化工作的思考

近年來，公安檔案數字化工作有了長足發展，取得了明顯進步，但仍然存在一些不足。主要表現在：一、數字檔案的利用還不規范，規范的公安檔案查借閱規定未出臺。二、數字檔案服務公安實戰方面做得不夠，檔案工作與業務工作銜接不緊，與其他業務系統信息共享不夠等。對此，公安需要進一步加強和深化檔案數字化建設應用，健全檔案管理工作規范，推進各級公安機關檔案信息共享，進一步提高檔案為公安工作服務的水平。

（一）要確保數字檔案的法律地位。數字檔案法律效力的實現是一種必然的法律趨勢。但數字檔案的易變性、信息與載體之間的可分離性，造成了人們對數字檔案存在著天然的不確定性。在數字檔案的輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中存在信息失控、污染、干擾、丟失、竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素，使數字檔案容易失真，因而難以成為合法的證據。因此，在實踐檔案數字化工作的過程中，必須通過嚴格管理措施、技術措施和科學監控手段，加以判別和實現數字檔案的真實性和有效性。要實行前端控制和全過程管理，形成一個“無縫管理系統”，堅決杜絕在數字化處理過程中出現人為破壞、更改或信息失控、丟失等情況，保障數字檔案的真實與完整。檔案管理部門在提供檔案利用服務時，應當通過加蓋檔案利用章的形式來保證數字檔案的法律效力。

（二）要健全檔案管理工作機制。一方面，針對數字檔案的查檔利用不規范，適應新形勢需要的公安檔案查借閱規定未出臺，特別是廣大社會民眾查檔規定未細化等亟待解決的問題，抓緊制訂新的公安檔案查借閱管理規定，確保檔案利用程序合法化、正規化，廣大檔案工作人員在檔案利用開放中可以有章可行，照章辦事，避免在檔案利用中出現矛盾糾紛，實現檔案利用最大化。另一方面，現在主要針對的是紙質檔案的數字化應用，針對音頻、視頻等重要異質備份保管和掛網利用等工作還沒真正開展起來，數字檔案服務公安實戰方面做得不夠、應用不廣泛，以及與業務工作銜接不緊、與其他業務系統信息共享不夠等諸多問題，檔案部門要加強統籌協調、積極推進，深化檔案數字化建設應用，以適應新形勢、新任務提出的新要求。

（三）積極推動“一網通辦”深入化建設。通過建設標準統一的公安檔案基礎數據資源池和規范統一的應用平臺，去實現更高層級的數據利用共享交流。要按照數字化的檔案信息資源、規范化的檔案信息管理、網絡化的檔案信息共享的基本要求建設?，F階段，主要是推廣全市性的公安檔案信息中心建設項目，建設標準統一的市局、區分局、派出所檔案資源池一體，將全市各級公安機關的檔案信息納入到整個公安檔案信息中心系統，形成“市局—分局—派出所”三級檔案信息資源網;通過授權，在全市各級公安機關檔案管理部門開展檔案利用服務，形成覆蓋全市各級公安機關的公安檔案信息服務平臺。希望通過建設檔案大數據庫建設的深入推薦，滿足經濟社會發展和民生進一步需求，最終實現全國公安檔案信息聯網全覆蓋、全利用，為公安工作、民生服務的根本目標。

參考文獻

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[2]李紅宙，淺談紙質檔案數字化.http：//www.docin.com/p-1615323275.html