論大型信息系統項目的跟蹤與控制

王建軍

【摘 要】項目的跟蹤和控制是項目管理中銜接項目啟動和項目結束間較為關鍵的一環。在實施大型信息系統項目的跟蹤和控制過程中，以各個子系統間的協作協調;項目質量、項目成本以及項目進度為關注點。在項目前期做好項目計劃的制定工作、并建立碩目質量、成本數據采集和Review制度，在各子項目成員間信息共享，并對項目的關鍵資源進行合理的調配?？紤]到項目風險存在的可能，事先預留了一定的余地，并在項目開發中利用開源系統和項目管理工具對項目實施極大地支持。

【關鍵詞】信息系統;項目管理;跟蹤控制

2017年7月，作為我公司的項目經理，我被授權管理即將要進行的B公司的信息集成整合項目。B公司是一個外貿產品的簡單加工和出口的企業，長期以來，B公司的業務基本是以紙張作為媒介進行處理，各種數據缺乏相應的統一的管理和整合。導致B公司在營理上混亂。因此B 公司決定引入信息整合系統。實施公司日常事務和業務的無紙化管理?？紤]到公司自身的業務實際，開發適合于B公司實際業務情況，集辦公管理、進銷存管理和客戶關系管理為一體的信息集成項目，而我則作為該項目的負責人全權負責頂目的實施。對于該項目，B公司給我們提出的要求是到2017年底。要按質按量的完成開發工作，2018年五一前是系統的試運行期。

我們根據實際情況將整個項目分為三個子項目進行開發。分別命名為OA子項目，CRM子項目和進銷存子項目，其中因為進銷存子項目與CRM子項目有較大的關聯性，我們采取了在前期設計進銷存子項目與CRM子項目合并。開發時分開的分組策略。

考慮到項目工期較為緊張，結合項目方對項目質量。成本的高度重視，吸取我公司先前的教訓，我和項目組成員進行了協商，決定以做好項目的跟蹤和控制為核心著眼點，管理好本次項目的開發。

對于這樣一個大頂目，要管理好項目的跟蹤和控制，很有必要制定跟蹤和控制的關注點和關注內容，考慮項目要求的實際，我們制定了如下的關注點和內容。

1、由于本項目被拆分為三個子項目，如何協調各子項目并行開發成為一個難題.因此我們把子項目的溝通視為關注點，關注內容設定為各子項目組的關鍵資源調配（比如美工和架構師等）和項目計劃的協調上;

2、介于項目雙方均對項目的質量要求甚高，因此在項目的跟蹤和控制的關注點上，我們還把項目質量作為一個重要的關注點，對于頂目質量，我們主要把精力放在過程質量控制上;

3、成本也是我們給予較大精力的關注點.因為成本決定了項目雙方的收益，控制好資源成本（主事是人力成本）對項目的利潤以及項目成員的薪酬影響極大;

4、最重要的關注點還是項目的進度，項目的進度很大程度上訣定了前面所說的項目成本，決定了項目組的生產率。因而必續高度關注。

我們如何進行這些關注點的跟蹤和監控，介于我們目前的情況，我們會同公司高層領導以及B公司的項目負責人一起，制定了項目跟蹤和監控的方針和措施。用來指導各子項目如何把握項目的成本、質量和進度以及子項目間的協調。

1、做好項目的時間管理和控制，避免項目進度延遲;

在項目的計劃制定時。我與項目組成員一起，對項目計劃進行層層分解，明確項目組成員在各階段的工作任務、時間安排以及交付物驗收標準等。進度控制上，我采用WBS，PERT等任務分解及進度計劃技術。建立了以里程碑為目標，關鍵路徑為實施重心的任務執行制度。

2、建立項目質量，成本數據采集制度，定時Review項目質量和成本數據

我借鑒項目標桿數據的做法，與項目組成員一起制作了適用于本項目的標桿數據表，并規定在項目的實施過程中，定時定人進行項目質量、成本數據采集。

3.定時溝通與主動溝通相結合。實施項目信息，資源共享和協調

對于這樣一個有多個子項目的大型項目，要保證全體子項目對關鍵資源的爭奪，我按照各個子項目工期和階段的差異，對關鍵資源（例如：美工，系統架構師等）進行錯峰調配和輪流使用。另外，各個子項目和項目整體的相關信息，我采取了信息共享的做法，即所有有關項目及子項目的進度成本、資源、質量等信息均向全體開發人員以及B公司相應人員實時公開。我們在這個過程中使用了CMS系統和個人管理軟件對這些信息進行統一的發布和接收。

4、制定頂目的風險應對方案，全面考慮各種可能存在的風險

產生變化的可能性很大的一個原因是項目中存在著各種各樣的風險。為此，我制定了有關項目的風險應對方案，把各種能想到的風險全部評估。并將風險也考慮到項目的計劃中，做法是在項目計劃中留有一定余地，來應可能發生的風險。

5、構建缺陷管理系統和配置系統，完善質量流程和資源使用流程

為了及時發現項目中存在的質量問題，并能夠快速應對。同時考慮到項目成員使用的便利性，我搭建了Mantis系統作為缺陷管理的工具，實現了項目中缺陷管理的程序化，此外還有利于各個子頂目成員共享質量方面發生的問題和解決方法。需求方面的變更也能夠通過Mantis系統講行發布。

6、利用工具管理項目的跟蹤與控制項目計劃，實施動態跟蹤、動態調整

我在項目中采用了Ms Project進行項目的跟蹤和控制，由于Ms Project能夠輕松的在資源、成本以及進度視圖間切換，非常適合本項目的跟蹤和監控方面的需要.另外由于Ms Project能夠配合項目管理者自動的調整項目的進度以及其他內容，因此使用起來極大地減輕了我和項目成員對項目的跟蹤和控制工作。

采用了上述方針和措施來進行項目的跟蹤和控制后，項目整體以良好的態勢進行。但是，隨著項目整體的平行行進，也出現了一些問題，主要集中在進度控制方面，三個子項目間均出現不同程度的進度滯后，按照以前的做法，添加人力物力等資源;或是砍掉某些任務草草結束，交付后再慢慢解決出現的各種問題。但顯然這兩種辦法都不是理想和明智的。為此我采用了如下的措施來解訣這個問題，

1、在項目發生滯后時，以前的做法常常是試圖通過分配更多的人到項目團隊中來解決問題.但是人員和時間的可替代性需要滿足兩個前提，首先任務是可以分解的，其次負責任務的人員之間不需要交流、培訓。我們對各個子項目進行仔細研討后，覺得絕大多數任務都不符合這些條件，于是我依照組員實際技術和業務能力的情況，在現有團隊內部進行了任務的重新調整和分配，按技術人員的能力分配合適的工作量。

2、合理調整項目計劃。隨著各個子項目的深入，項目成員對項目的熟悉度比項目初期顯然要深刻得多。但另一個方面，一些意外的問題也會隨之出現。這些意外問題有很多不屬于我們能預料到的風險，例如項目的過程中，由于臺風迫使我們和B公司停止工作了一周時間，針對這種情況，我和項目干系人間講行了溝通，最終他們同意了我們的修整方案。

3.測試先行，為了防止到項目后期才對項目中的軟件缺陷進行修正，耽誤工期，我在各個子項目的系統設計完成后就要求質量人員和開發人員進行邊開發邊測試的工作。故而項目的質量得到了充分保證。雖然在前期進度稍有延遲，但到后期這個現象得以全面解決。

由于我們在項目跟蹤和控制上采取了完善的措施和方針，并在項目進度出現滯后時采取了相應的調整措施，這個信息整合項目在 2018 年元旦之際得以完工。信息整合系統的運營維護時間也大為提前。加上項目的質量在開發時就得以層層把關，所以在試運行期間，沒有太大的質量問題。項目組得到了B公司和我公司高層領導的表彰。經過這個項目的實施，我深刻體會到，只有充分的做好事前準備，并在實施過程中不斷調整，嚴密監控每個關注點的變化，并及時做出回應，才能做好項目的跟蹤和控制工作。

（作者單位：山東華煜消防電子工程有限公司）