信息化時代機關檔案管理困境的突破與抉擇探討

摘要：信息化時代已經到來，信息技術的廣泛應用，為各項工作計劃的高效實施、管理質量的不斷提高等創造了有利條件，機關單位檔案管理工作中能夠充分地體現“信息化”，可以朝著新的方向突破創新顯得非常必要且關鍵。信息化時代背景下，機關檔案管理問題的解決，檔案管理質量的提升，要在實踐過程當中積累經驗教訓，善于運用多項措施，持續改進檔案管理工作，只有引起了越來越多人的重視，信息化時代中機關單位才能實現穩定的運行。

關鍵詞：信息化時代;機關單位;檔案管理;困境分析;突破與抉擇

一、引言

檔案是人們在各項社會活動中直接形成、間接積累的具有保存價值的原始記錄。檔案屬于第一手參考資料，并且有很高的法律效用，檔案管理工作涉及對檔案信息的整理、相關文件的分類、各類材料的保存等等。機關單位做好檔案管理工作，想方設法提升了檔案管理質量，能夠維護機關單位的歷史面貌，為機關單位信息化建設、現代化發展目標的實現奠定下良好的基礎。在信息化時代中，機關檔案管理困境的突破、正確的決策同等重要。

二、信息化時代機關檔案管理面臨的困境

（一）檔案管理方式落后

科學技術在發展，社會經濟日益進步，辦公“自動化”和管理工作的“信息化”建設要求越來越多。機關單位想要適應信息化時代的發展，檔案管理過程中運用信息化手段已成必然[1]。但是，部分人員仍用傳統的管理方式進行檔案資料的整理，管理工作的推進，不僅降低了信息化時代中機關檔案管理工作的“實效性”，更影響到了機關單位內部的現代化建設，創新管理難度大，檔案管理更復雜，即使有一些機會擺在面前，機關單位也走不出檔案管理困境，難以實現突破與創新，其他部門工作的開展因此變得阻力重重。

（二）辦公效率有待提升

檔案信息化是以轉變觀念為前提的創新性工作，具有鮮明的時代特征與前瞻性。目前大多數機關領導對檔案工作并不重視，對檔案管理人員不關心，檔案相關配套設施不到位、經費、人員沒保障，所以檔案管理人員面對這些客觀事實無法更新服務技術手段，這也就限制了機關檔案事業的發展。一直以來，機關檔案部門處于收集、管理、利用這種傳統的手工管理模式，而信息化時代環境下的檔案信息要求對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，并按照規定向檔案業務管理機關報送檔案工作基本情況統計表。傳統的人工操作管理模式不能及時，準確，系統，多渠道地把檔案信息傳遞出去，機關檔案信息利用率不高，只有積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設，建立完善的檢索體系，網上查找系統，對各種類型檔案進行數字化處理，逐步實現檔案全文信息查詢，才能提高服務效率和質量。

（三）安全服務明顯缺失

首先，檔案安全意識淡薄。目前絕大部分檔案工作者的檔案安全意識淡薄，加之對計算機操作不熟悉，導致檔案信息防范能力弱。沒能及時備份、存檔，導致信息丟失或因安全防護不夠，致使病毒式黑客入侵，給檔案信息遺留安全隱患。其次，檔案服務工作不夠。目前檔案的利用狀況是：檔案信息用戶只能被動使用檔案管理方提供的單向服務，檔案管理者主動服務意識不強，遠程服務更是處于盲區，這樣不利于社會、部門、個人對檔案的查詢利用。

三、信息化時代機關檔案管理困境的突破與抉擇

（一）不斷強化信息管理

隨著“維基解密”案件的發生，幾乎全球的信息管理者都認識到了信息化時代下檔案管理工作的重要性[2]。與此同時，相關的機關管理者還應當將“以人為本”的管理理念，真正地落實到信息化的檔案管理工作中來，通過為檔案管理者提供良好的工作環境與專業提升渠道來打造科學化、系統化的系統應用。最后，信息化下的機關檔案管理工作還應當通過提升信息安全手段，嚴謹、安全的信息技術手段來對機關信息檔案管理展開有效的監控工作，杜絕各類安全事件以及意外情況的發生。

（二）完善信息管理體系

機關單位在推動檔案管理信息化的時候要善于與互聯網技術進行結合，發揮其對于檔案管理工作的促進作用。要及時認識到提升檔案管理信息化水平的積極作用，能夠有效降低機關單位管理檔案的成本，減少其中的人力消耗，從而推動檔案管理工作效率的提高。還要提升檔案管理工作的積極主動性，改變以往被動式的檔案管理工作方式。

（三）主動創新管理模式

隨著信息化時代的到來，檔案管理工作雖然進入了電子化管理階段，但是離建立一套科學完善的信息化管理體系還有很大的差距。規范性差，盲目性多，種種不足暴露無遺[3]。長期以來，檔案管理工作受制于傳統觀念的影響，人們對檔案管理工作的認識僅僅局限在保管檔案資料和數據上，對如何利用檔案資料進行創造性開發知之甚少。

四、結語

綜上所述，信息化時代的來臨，網絡化技術的推廣，不僅給人們的日常生活帶來了巨大便利，還使各行各業開展管理工作的創新有了更多機會。構建信息化的檔案管理模式，機關檔案管理工作走出困境，檔案管理放在戰略高度上具體執行，機關部門綜合職能有了很大程度的提升，相關人員共同努力下，期待機關檔案管理工作走向新的成功、創造更多奇跡。

參考文獻：

[1]趙明利.機關檔案信息化建設的實踐與思考[J].辦公室業務，2018（11）：49-50.

[2]蔣安柏.信息化時代機關事業單位檔案管理現狀與對策[J].才智，2018（7）：99-100.

作者簡介：劉瑞花，山西省孝義市機關事務服務中心。