綜合醫院財務檔案管理存在的問題及解決對策分析

孫敬

摘 要：近年來，隨著我國經濟的迅猛發展及經濟體制的逐步轉型，各行業的財務管理工作模式也在發生著巨大變化。醫院財務檔案主要是將醫院歷年經濟狀況進行記錄與保存，作為醫院財務管理的重要組成部分。隨著衛生改革的逐漸深入，日常財務檔案管理工作中可能存在的一些問題也逐漸暴露出來。這些存在的不足不僅對醫院的日常工作造成影響，而且不利于醫院管理工作的長遠發展。鑒于此，就醫院財務檔案管理的意義與工作中存在的不足進行詳細分析，并提出解決對策，同時指出財務檔案信息化建設的特點與意義，以期為日后醫院更好地完善財務信息化建設，促進醫院長遠發展提供參考依據。

關鍵詞：醫院;財務檔案管理;存在問題;解決對策

中圖分類號：F233? ? ?文獻標志碼：A? ? ?文章編號：1673-291X（2019）20-0182-02

近年來，隨著醫療改革的不斷推進，醫院在醫療與衛生服務方面的質量逐漸提高，而醫院內部的各項管理工作均是促進醫院長久發展的基本條件[1]。在院內開展財務檔案管理工作可顯著提高醫院整體管理工作質量及醫療服務水平。這項工作的內容主要以記錄醫院資金管理、科研、行政管理、教學及資金運轉等情況為主;工作的健全與否與今后的發展情況均會對醫院資金的使用效率產生影響，也對醫院的科學管理具有重要的意義與價值[2]。不斷完善財務管理工作中的各項細節，運用科學的方式對財務檔案各項信息進行有效管理，才能不斷提升醫院各項工作的效率與質量，為患者提供更加優質便捷的醫療服務[3]。

一、財務檔案管理的重要性

財務管理作為醫院各項管理中的重要內容，其相關的檔案管理更是財務管理工作中的重中之重。財務檔案是財務各項工作的憑證與體現，完善記錄并整理歸檔各類檔案有助于工作人員更好地進行查詢與記錄，可促進財務工作的正常開展[4]。財務檔案的記錄形式以往以文字為主，對醫院的各項財務狀況及發展歷史進行詳細記載，再通過工作人員的收集、整理與歸納。這樣可將醫院發展過程中較為重大的事件進行保存與記錄，不僅有助于幫助人們更好地翻閱與查詢資料，更能為其提供真實、客觀、準確的信息資料[4]。

二、醫院財務管理工作中的不足

（一）財務檔案的分類與保存方式不科學

財務檔案管理工作的核心就是保存內容。在過去的很長時間中，醫院對財務檔案管理的重視程度較低，導致現存的許多紙質版信息分類與保存較為凌亂。主要表現在：第一，要求遞交財務資料的相關工作人員未能嚴格按照院內相關財務管理要求定時、完整、詳細地遞交各類資料，部分不完整的資料也未能在后續補充完整導致資料不全[5]。第二，檔案信息管理混亂，檔案管理人員對收集到的各類資料未能進行準確的分類與識別，而是將所有資料進行籠統的收集后直接歸檔，不再進行詳細的篩選與區分。其中一些內容相似的資料由于未能及時進行區分與篩選就全部歸檔在一起，易導致后續使用檔案進行資料查詢的人員不能對檔案內容進行正確的判斷與選擇，既對正常的工作質量與效率造成影響，又在一定程度上降低了文件的使用價值[6]。

（二）檔案管理機制尚不完善

盡管近年來各大中小醫院的制度已逐漸建立，工作人員的各項工作職責也較為明確，但在財務檔案管理方面仍存在許多缺失與不健全的地方，尤其是在財務人員職責分配及工作細節評估方面仍存在較多不足。這將導致由于收集不及時而丟失許多有價值的財務文件與資料，以致無法體現財務檔案的共享性，最終造成檔案文件管理工作無法真正發揮出服務醫院發展的作用。

（三）財務檔案管理人員的專業素質較低

財務檔案管理工作對人員專業水平要求較為嚴格。目前，許多醫院的檔案管理工作多由醫護人員或其他崗位人員完成，他們大多沒有檔案管理工作的專業知識和技能，也無法完成財務檔案的存放、整理等各項工作。隨著信息化時代的到來，醫院財務檔案管理工作也發生了實質變化，許多曾經人為操作的工作轉變為在計算機上完成。目前，大部分檔案管理的人員缺乏完善的計算機及軟件應用知識，無法使用計算機完成各項財務檔案管理工作，這也給后續開展財務管理信息化建設增加了難度。

（四）醫院領導對檔案管理工作重視程度較低

檔案管理工作的調整與完善是一個長期的過程，需要醫院各級領導及相關工作人員的關注與改進，其中上級領導對該項工作的支持與重視程度直接影響檔案管理工作的質量與效率。目前，許多醫院的領導都認為，醫護工作是醫院運營中的重點，而檔案管理類工作對醫院正常運作帶來的影響微乎其微[7]，因此疏于投入人力、財力與物力。在這一情況下，財務檔案管理工作進展的速度是非常緩慢的。再加上檔案工作人員普遍存在檔案管理意識淡薄、工作流于形式等問題，工作上應付思想嚴重，直接導致檔案管理工作質量與效率的低下。

（五）財務檔案管理信息化程度較低

目前，許多醫院的財務檔案管理工作尚未完全實現信息化，仍采用傳統的管理模式，導致人力物力的浪費[8]。許多醫院認為，對信息的各項管理僅限于對數據內容的處理與記錄，與檔案管理關聯較小，因此多不應用在檔案管理工作當中，長此以往可能造成各類財務檔案信息的流失，不利于為管理者提供各類信息，難以為促進醫院的發展發揮財務檔案的自身價值。

三、加強醫院財務檔案管理的有效策略

（一）升級醫院管理理念

醫院管理者應改變傳統的醫院財務管理觀念，引用新技術，減少檔案管理人員的工作量。充分意識到信息化建設的重要性，努力構建完善的財務管理體系，逐步提升財務管理水平。

（二）建立健全管理體系

財務檔案管理具有健全可行的制度是工作順利進行的必要條件。醫院應根據其實際情況建立和完善各類檔案管理制度。在擁有健全的財務檔案管理制度的基礎上，管理人員應該遵守相關規定，切實保證實現財務檔案管理工作的目標。即使在信息化過程中遇到問題，也可做到有章可循，確保醫院財務檔案管理工作能夠持續開展。在日常工作中，應以財務工作為主線，全面規范各類檔案資料，對一些具有較高保管價值的財務相關記錄、核算資料等應及時收集、分析、篩選，并整理后立卷編號，裝訂成冊。

（三）增強檔案管理意識

在醫院，不論是管理人員還是檔案工作人員均應增強檔案管理的意識，深刻認識到財務檔案對醫院運行與長遠發展的重要意義。同時，根據醫院實際運營情況進一步加大對檔案管理工作的投入程度與支持力度。工作人員在日常工作中應確保各項檔案資料可供人查閱并定期整理各類資料，確保各檔案內容的完整性與準確性，為檔案查閱人員的查詢與使用提供便利。

（四）不斷強化財務檔案管理人員的工作能力，提高其自身素質

在財務檔案管理工作中，工作人員的業務能力將直接影響檔案管理工作的質量。因此，醫院在建立相關制度的同時也應明確管理工作人員獎懲機制，使工作人員在這一機制中不斷提升工作效率與工作質量，并利用獎懲機制為工作人員提供一個良好的工作氛圍與道德環境，幫助其提升自我工作的責任感及自我約束力，使他們自覺規劃職業路徑，找出自身的特點和不足，在每日的檔案管理中及時發現自身存在的問題并積極改進，幫助他們的專業素質水平逐漸得到提高。此外，對檔案管理人員應加強操作技能與檔案管理方面的培訓，幫助他們掌握檔案管理的操作技能與基礎知識;醫院應定期組織專業人員對財務檔案管理人員的各項工作內容進行考核與評估，以便于其及時發現工作中的不足與缺陷并進行改進。同時，將財務檔案要求的各項內容列入醫院的日常工作管理的內容當中，要求其他部門人員提交的財務資料盡可能完整、準確，有助于提高檔案管理的質量與效率。

（五）提高檔案利用率

醫院管理者一方面應重視財務檔案的管理、收集、分析及篩選工作，另一方面也應把檔案管理與醫院的各項事業的建設情況、醫療發展情況相結合，以便更好地提升財務檔案管理水平。

醫院財務檔案管理工作對促進醫院的長遠發展具有積極重要的作用。醫院領導及相關負責人應加強對財務管理的重視，增強相關人員的管理意識，提高檔案利用率，提高工作人員的專業技能與素質，不斷優化管理方式，有效提升醫院財務檔案工作的質量與效率。正視財務檔案管理過程中出現的問題與漏洞，繼而剖析和探討，以此來發掘新的發展途徑，切實提升醫院財務檔案管理水平，為醫院各項工作的開展奠定基礎。從目前情況來看，最關鍵的一點是提高醫院檔案管理人員的整體綜合素質及管理質量，加強醫院相關財務管理體系建設，完成醫院長久發展的基礎數據工作。

參考文獻：

[1]? 魏書林.財務檔案信息化管理的完善措施研究[J].才智，2018，（34）：199.

[2]? 姜慶紅.事業單位財務檔案管理工作中存在的問題及改進措施[J].辦公室業務，2018，（21）：83.

[3]? 劉冶.基于會計電算化的財務檔案管理信息化建設[J].科技經濟導刊，2018，26（28）：33，35.

[4]? 謝岳峰.基于新形勢下行政事業單位財務檔案管理工作的研究[J].辦公室業務，2018，（19）：92.

[5]? 西康勇.創新財務管理工作 提高財務管理水平[J].經濟管理：全文版，2016，（6）：170.

[6]? 孫虹.中小企業財務管理內控建設探討[J].現代經濟信息，2018，（17）：213.

[7]? 張慧娟.信息化環境下高校財務檔案管理思考[J].現代營銷（下旬刊），2018，（5）：214.

[8]? 許志穎.基于“互聯網+”視域下醫院檔案管理的思考[J].通訊世界，2018，（1）：260-261.