財務檔案管理的問題及完善對策

解添

摘要：在信息技術與人們的生活和工作結合得更為緊密、人們的工作效率變得更為高效的背景下，公司財務檔案管理信息化已經成為必然趨勢。公司應看到財務檔案管理信息化的價值和作用，重視公司財務檔案管理信息化工作，給予更大的政策和資金支持，更好地滿足財務檔案管理信息化的發展要求。

關鍵詞：信息化;財務檔案管理;公司

引言

隨著信息化水平的提高，公司財務檔案管理機制也愈加被人們所重視。從確立信息化財務檔案管理理念、完善信息化財務檔案管理制度、提升財務檔案管理人員的素質和健全財務檔案管理信息系統四方面，對財務檔案管理的思路進行簡要的說明，以期能夠給有關單位帶來啟發。

1公司財務檔案管理信息化建設的重要性

通過公司財務檔案管理信息化建設，有利于公司財務檔案管理轉型升級，有利于提升公司的財務管理水平，有利于推動公司信息化進程，是公司改革的重要方面，也是當前公司財務檔案管理的必然要求。財務管理是公司的重要工作內容，對于公司發展起著重要影響作用。通過財務檔案管理信息化能夠以信息技術對公司形成的各項財務檔案進行系統管理，進一步減輕公司財務檔案管理工作人員壓力，能夠為公司具體工作開展，提供財務檔案信息支撐，使公司戰略決策更加高效，實現公司資源配置的合理利用。

2公司財務檔案管理信息化存在的主要問題

公司財務檔案管理信息化建設是公司信息化建設的重要組成部分，對于公司發展起著重要的保障作用。但從當前看公司財務檔案管理信息化建設還存在財務檔案管理信息化意識薄弱，財務檔案管理信息化建設相關制度不完善，財務檔案管理信息化專業人才缺乏等現實困境。

2.1公司財務檔案管理信息化意識薄弱

一方面，當前公司主要領導對于財務檔案管理信息化建設重視程度不足，簡單地認為公司財務檔案管理信息化建設就是為財務檔案管理部門購買一些電腦設備和復印設備，提升財務檔案管理部門的辦公效率，沒有看到公司財務檔案管理通過數據化建設之后所蘊含的巨大價值。因此對于財務檔案管理信息化支持力度不足，影響了公司財務檔案管理信息化建設進程。另一方面，當前公司財務檔案管理人員對于信息化建設也重視程度不足，沒有看到財務檔案管理信息化建設對于公司財務檔案管理的巨大促進作用，特別是一些年紀較大的財務檔案管理人員對于信息化建設本身就比較排斥，依然沿用老辦法、老思路來開展工作，也不愿意接受公司為其安排的信息化培訓，對于財務檔案管理信息化具體工作流程步驟了解不多，無法勝任財務管理信息化崗位要求。

2.2公司財務檔案管理信息化制度不完善

財務檔案管理信息化需要完善的制度作為保障，當前很多公司在推進財務檔案管理信息化進程中只注重了硬件設施改善，并沒有跟進財務檔案管理信息化制度進程。雖然公司針對財務檔案管理形成了一系列的制度體系，但這些制度體系更適用于傳統財務檔案管理，對于信息時代財務檔案管理出現的新問題、新情況難以發揮作用。還有些公司在財務檔案管理信息化制度體系完善上，更多是照搬照抄上級部門出臺的指導意見，并沒有結合公司財務檔案管理信息化的具體情況進行制度完善和優化，導致很多財務檔案管理信息化制度與實際工作開展明顯不符，也在一定程度上阻礙了公司財務檔案管理信息化進程。

3公司財務檔案管理信息化建設的具體策略

3.1完善信息化財務檔案管理制度

制度是開展一切管理行為的前提，公司財務檔案管理是一項嚴肅的工作，關系著單位的未來發展。近年來，公司的規模在日益擴大，相關的財務檔案也在不斷增加，因此，必須要健全電子化財務檔案管理機制，從而提升公司的管理水平。為了完善信息化財務檔案管理制度，保證各項工作的順利展開，從業人員需要將信息化與檔案管理結合起來，對原有的制度進行必要的優化和改善，從而促進單位檔案管理水平的提升。首先，公司必須明確電子化財務檔案管理的流程，推動檔案管理的標準化、統一化與專業化，明確檔案的利用、查閱、移交、歸檔、整理等內容標準，優化資源配置，減少管理成本。其次，單位要對檔案存儲進行規定，確保檔案可以統一管理、錄入和處理，將檔案以永久期限、30年期限、10年期限分隔清楚，確定不同年限的檔案中包含的財務決策、財務賬簿、財務憑證等信息，對文字檔案可以采用DOCX格式，圖片檔案采用PDF格式，表格檔案采用XLSX格式等。再次，單位需要明確規定電子檔案的各項規章制度，我國出臺的《中華人民共和國檔案法》主要是針對紙質檔案，公司應當按照自身的需求，針對電子檔案制定如《電子財務檔案的移交與接收管理辦法》《電子財務檔案工作考評辦法》等檔案管理制度，確保各項工作有章可依，有據可循，指導并規范日常檔案管理行為方式。最后，公司需要制定崗位管理制度，明確檔案管理責任考核及獎懲機制，通過規范管理工作人員的行為態度，形成自上而下的管理體系，確保檔案的管理科學有效、安全合理。

3.2提升財務檔案管理人員的素質

財務檔案與公司健康穩定發展有著密切的關系，財務檔案管理涉及的數據比較多，范圍也比較廣，管理人員的工作水平、業務能力等綜合素質對管理有著巨大的影響?，F階段部分公司財務檔案管理人員信息操作水平低，導致單位啟用信息化管理后，工作效率不升反降，不能將電子財務檔案的優勢體現出來。要想切實保證各項管理工作的有序開展，公司要注意提升管理人員的素質水平，公司領導要高度重視人才的培養，構建一支能力強、水平高、素質好的現代化管理隊伍。要迎合信息化時代的發展，需要管理人員具備較強的綜合業務水平，明確檔案管理的內容和相關流程，掌握設備的使用方法。積極從社會吸納素質高、專業性強的財務管理人才，依照檔案管理的需要，學習先進的管理培訓技術，分層次分階段的培訓檔案管理人員，組織現有人員進行專業培訓。比如，單位可以訂閱《中國檔案報》要求員工按時閱借鑒上面的管理經驗，聘請專家為員工介紹其工作經驗，加強員工道德素質、檔案管理、信息技術、業務技能等能力，將培訓結果與員工績效掛鉤，調動員工培訓的積極性。

3.3健全財務檔案管理信息系統

基于信息化的背景，財務檔案管理在向數字化網絡化方向發展，公司需要認識到應用現代化信息設備開展財務檔案管理的好處，鼓勵管理人員應用設備提升工作效率。公司領導要認識到財務檔案管理信息化的重要性，加大資金資源的投入，購入先進的信息設備，對管理設備進行更新換代，為財務管理工作提供硬件支持。在采購過程中，采購人員需加強與管理人員之間的聯系，確保采購的設備滿足管理工作的實際需要。

結語

傳統的檔案管理工作簡單，但操作煩瑣，信息量大，出錯率高，消耗的時間長。而電子檔案可以利用設備處理簡單重復的工作，提高了效率，減少了出錯率，降低了人工成本，因此受到了廣泛的歡迎。

參考文獻：

[1]?劉冶.公司財務檔案管理信息化特點與發展趨勢[J].科技經濟導刊，2018，26（09）：141+143.

[2]?陳鶴.信息化背景下加強公司財務檔案管理構想[J].黑龍江科學，2019，（17）：114-115.

[3]?趙巖.數字信息化背景下公司檔案管理模式的創新[J].信息記錄材料，2019，（9）：72-73.

（作者單位：北京博望華科科技有限公司工程咨詢分公司）