試論電子文檔的管理問題與對策

蔡 珂

（250100 濟南市中級人民法院 山東 濟南）

隨著人民法院訴訟和行政卷宗的日益增多，利用信息化手段，采用電子文檔方式對檔案實行規范化管理的需求越來越迫切和必要，集真實性、完整性和原始性三種特性于一體的電子文件與電子檔案儼然成為當前檔案管理工作的新形式。

一、電子文件的特點

電子檔案具有優于紙質檔案的很多特征，但也同時伴有自身的缺陷。在看到電子文件與電子檔案給檔案中帶來方便的同時，我們應該居安思危，適應新形勢新任務對檔案管理工作提出的新要求新挑戰，緊緊抓住發展機遇，認真總結并超前考慮到電子文件與電子檔案管理工作中存在的缺陷以及改善方法，不斷改革創新檔案管理模式和手段，以使電子檔案得到更廣泛、更有效地應用，更好地為審判工作、為訴訟當事人提供更優化的服務。

由于電子文件所使用的機器進行編碼，人們無法直接識讀、理解經過復雜的編碼的機器語文，通過計算機開展解碼進行還原。在這一還原的過程中，電子計算機硬件、軟件操作系統，運用的系統會直接影響其還原的結果，這使電子文件有超強的系統依賴性、非人工的識讀性。

電子文件中，其信息可在不同載體上同時存在的，可根據需要隨時改變、拓展，縮小其生存的空間。也可改變存儲的位置，由硬盤中拷入其他的存儲的介質，這可讓電子文件具有與載體間的可分離性。

電子文件的物理、邏輯結構是不一樣的，同份電子文件數據存儲于不同物理位置中，但是通過元數據，可將其他組成有序總體呈現在輸出的設備中，這類特點讓電子文件的修改和不僅非常方便，且不會留有痕跡，這讓其更具有信息的易變性。

在網絡信息的環境下，數據可以通過網絡、通信設備，讓千萬里外雙方，在一瞬間可收到兩者的信息。借用信息網絡，也可以同時把信息發給若干網絡的終端、數據存儲在云端中，網絡上任何終端設備也可以讀取，這也是電子文件可以實現其共享以及實時性。

二、當前制約影響電子文件歸檔管理的問題與弊端

（一）影響電子文件的真實性、完整性、原始性的因素過多

影響電子文件的真實性、完整性、原始性的因素很多，而能有效解決問題的方法卻很少。其中最廣泛的問題包括：電子檔案管理存儲載體的特質與缺陷較明顯；多數電子文件與其相對應的紙質文件之間未建立統一的管理方法；保證電子文件真實性的技術過于復雜，難以采用等。

（二）電子文件與電子檔案管理的法律效力尚不明確

通常文件的法律效力都是與其載體相關來確定的，例如紙質文件、文件的縮微品等。電子文件由于沒有固定的載體。制定相應的法律認定條文就遇到很大困難。這也就是電腦存儲及其他多種新型材料為載體的電子文件未能及時制定法律認定條文的原因。

（三）電子檔案管理的長期可讀性問題

由于電子檔案對載體的依賴性，導致人們使用技術和設備將信息內容記錄在電腦硬盤或其他同類載體上后，電子檔案就永遠離不開這種技術和設備。隨著電子技術日新月異，計算機更新換代很快，常常只能隔代兼容，不同軟件、硬件環境形成的電子檔案載體互不兼容，難以互換，若干年以后，很可能出現保管完好的電子檔案載體無法找到讀取設備。

（四）電子檔案的查詢存在信息不全面等問題

首先，由于檔案管理者在整個法院屬于特殊人員，他們掌管著自法院成立以來大量的卷宗文檔，法院電子文件的特殊性要求其必須有保密性，因此在電子文件錄入的時候，只會錄入大體信息，如年份，歸屬庭，終審結果等重要信息，而紙質卷宗的審理內容及過程，并未在電腦中存檔；其次，檔案的查詢僅針對于錄入電腦，通俗一點講明，即是在哪臺電腦錄入，在哪臺電腦查詢，由于保密性的要求，卷宗的聯網受到制約，也導致了電子檔案的查詢信息不全面。

三、創新電子檔案管理的目標與方向

（一）立足長遠，建立健全長效機制

檔案工作是法院工作的重要組成部分。本院從成立之日起高度重視新形勢下的檔案管理工作，近年來，本院檔案管理工作更是在上級法院和市檔案局的指導下，認真貫徹執行《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案條例》《人民法院檔案管理辦法》《關于全國地方各級人民法院檔案管理工作中若干規定的通知》和《山東省檔案管理條例》，堅持以實現檔案管理的規范化、制度化、科學化和現代化建設為目標，狠抓檔案管理質量，開拓進取，扎實工作，開創了法院檔案管理的新局面，多次被評為省、市級檔案管理先進單位。本院全面落實檔案管理的長效機制，為更好地提升司法政務水平奠定了扎實基礎。

（二）創新管理模式，著眼發展

勇于創新，引進新的檔案管理軟件，完善現在的工作，不能一勞永逸，不斷創新才能不斷發展。我們的檔案管理工作，要有高層次的起點，才能促使管理模式的改革與創新。冰凍三尺非一日之寒，如何立足高起點，是工作的重中之重，從管理觀念的提高，到管理制度的改革，都需要提高一個層次，而提高層次的捷徑，就是科技創新，其中包括軟件升級、體制改革、以及加強與其他單位的交流學習。同時，管理制度運用多種措施一起使用，開展綜合式的治理。構建備份的制度，如果信息失真或丟失，需要啟動備份即可把信息恢復。對有關應急機制進行完善，提升預警方擊、災難恢復能力，以此來確保網絡系統的持續安全的穩定運行。

（三）高素質人才撐起檔案管理部門新框架

高學歷人才無論從個人素質、工作能力、文化修養以及人際關系方面，都有著得天獨厚的條件。提高現階段工作人員的綜合素質，提供機會進修，提高個人內涵修養，達到一個高學歷高素質的全新層次，讓“綜合素質”的力量推動檔案管理工作的現代化，這種高素質新鮮血液的輸入，必定會讓檔案管理部門迎來一次史無前例的脈動，跳出朝氣蓬勃、生機盎然的心電圖。

（四）網絡系統的安全對策

安全網絡的系統防護一定需要在技術上運用多元化的手段來處理。一是隔離，是內部網絡和互聯網開展物理式的隔絕。涉及保密的網絡以及非涉秘密的網絡開展物理的隔離，不能讓內部網絡以及互聯網進行直接、間接的物理連接。二是需要認證，每一個終端一定要設置好密碼，通過密碼來明確用戶是不是有權力來使用此終端。入終端之后還需要對身體認證開展識別工作，以此來明確用戶是否有權通過網絡的系統處理的文件。身體認證可以解決用戶、數字身體對應的問題，為用戶登錄至系統提供有關的管理根據，身體認證以身體安全作為基礎，對用戶賬號、口令還要妥善分布、保存。三是防御，采用病毒的防護能力，將所有的終端、服務器安裝正版的殺毒軟件，對系統開展實時的檢測、掃描；同時，需要預警監測的能力，實時尋找有網絡攻擊特點以及違反的網絡安全策略行為，可實時進行報警功能，阻斷一些非法的網絡連接。防火墻是一種訪問的控制技術，可通過網絡通信臨近系統，監測所有通過至防火墻的數據流，只要是符合之前所擬定的網絡安全規定信息是可以被通過的，而不符合的則要拒絕訪問，這讓被保護網絡信息以及結構不會受到侵犯。

四、解決對策與途徑

綜上所述，電子文件與電子檔案為人們日常工作帶來方便的同時，還存在著許許多多的問題，只有解決了這些已經悄然產生的問題，我們的電子文件與電子檔案管理工作才能更上一層樓，針對法院工作的特殊性，筆者認為可以從以下幾方面，著手規范和創新檔案管理工作。

（一）堅持基本原則

始終在遵循“真實性、完整性、原始性”原則的基礎上創新。所有的錄入工作必須建立一個統一的工作模式，盡量讓電子文件與電子檔案的錄入有一個規范的流程，從而避免了因個人習慣不同造成錄入產生歧義的事情發生。法院的卷宗是一種特殊的電子文件，錄入必須有統一格式，從字體到大小都需要有一個及規范又簡便的方式，堅持卷宗的“真實性、完整性、原始性”是法院電子文件錄入的最基本要求。建立電子文件與紙質卷宗合二為一的管理方法，實現二者統一，一文兩質。

（二）健全立法基礎

不斷完善相應的法律法規。立法的完善，永遠都是改善各項工作的最佳宏觀手段，檔案管理工作也不例外。我們應從法律的特殊性看到完善電子文件與電子檔案管理法規的必要性，法律是約束人們行為的最有效方法，所謂“無規矩不成方圓”，無法律也難成社會，何況是檔案管理這一特殊的工作。

（三）加強硬件保障

及時更新電子文件的載體。與時俱進。由于計算機技術發展速度較快，可能會造成電子文件的載體淘汰過快，因而導致新設備無法讀取舊設備的文件信息，我們應當及時更新技術設備，防止新舊無法結合，找尋銜接點，在電子文件與電子檔案的載體未全部淘汰之前，將載體信息轉換為最新形式的電子文件與電子檔案模式，做到與時俱進。

（四）強調保密責任

加大內部網絡連接功能。設置統一權限，檔案管理人員使用統一的內部網絡賦予的權限進行電子文件管理，設置個人密碼，權限分配做到責任到人，內部網絡全面覆蓋是在“保密性”基礎上實現計算機資源共享的有效途徑。這樣，即使在其他計算機錄入的信息，工作人員憑借自己的權限密碼，依然可以通過內部網絡在其他計算機上實現信息查詢，方便、快捷、時效。

總而言之，檔案管理是一項長期、復雜的工作，我們必須立足長遠、積極實踐，才能取得新的突破?？萍夹枰獎撔?，人才需要培養，檔案管理工作要十分謹慎和靈活，因時而動。進一步加大關注力度，全面了解工作現狀，從不斷創新中找出檔案管理工作的方法，從發展中找到檔案管理工作的重點，共同迎接檔案管理規范化、制度化、科學化和現代化的新時代。