淺析事業單位電子檔案管理

◎烏云娜

（呼和浩特市敬老院 內蒙古 呼和浩特 010010）

隨著互聯網越來越普及，電子檔案管理也被很多事業單位所采用。電子檔案管理相比傳統檔案管理，其管理更加方便、更節省成本，方便日常查找與應用，提升管理檔案人員的工作效率。

一、電子檔案的優點

從電子檔案實際應用情況來看，體現了多方面的優勢，為工作開展提供了便利。

首先，提升管理檔案人員工作效率。傳統的檔案都是用紙質書寫出來的，查找很不方便，而且還容易遺漏；而電子檔案只需要一臺電腦，還有熟練操作電腦的檔案管理人員，就能很好地管理好檔案。在事業單位的電子檔案中，如果要刪除查找增加檔案，只需利用關鍵詞在相應的位置上增加查找刪除，就可以節省查找與刪除時間，提升管理檔案人員的工作效率。

其次，電子檔案能夠增強檔案保密性，便于查缺補漏。實行電子檔案管理后，管理者一般都會設置密碼以增加保密性。而傳統檔案管理，很多人只要接觸檔案就能翻看。傳統的檔案查找補漏需要一個個翻找，當檔案數量巨大時其工作量就非常的大。而電子檔案只需要管理人員輸入關鍵詞，就可以查找到相應對應的位置，而且電子檔案由于非常直觀，能快速查找到缺少的檔案，然后再進行補漏，查找補漏的精確度很高。

二、使用電子檔案的基本要求

第一，保障事業單位電子檔案安全。保障事業單位電子檔案安全，首先需要計算機正常，保證計算機沒有病毒和黑客。這就要求電子檔案管理人員必須首先進行殺毒，然后再進行電子檔案管理；而且，管理人員還要經常檢測計算機，及時清理計算機垃圾，防范黑客潛入。

第二，保障事業單位電子檔案完整。事業單位電子檔案的完整，主要是內容和日期完整。由于行業的不同，電子檔案的內容也會有很大差別。電子檔案管理應先進行有效分類，將房地產開發商的電子檔案安排在一起，將銷售人員的電子檔案安排在一起，將技術人員的電子檔案安排在一起。而且由于新加入的和退出的檔案，還要確保新加入的電子檔案日期的準確。在更換電子檔案管理人員時，需要確保電子檔案的內容形式完整、日期正確，才可交接。

第三，保障電子檔案的原始性。傳統檔案是用紙質存儲，原始性很強。電子檔案由于存儲在計算機中，經常傳送、接受，而且因為在計算機中電子檔案經常被復制、粘貼，所以電子檔案容易丟失原始性。這就要求管理人員必須保證原始的電子檔案安全。

三、推進事業單位電子檔案的科學管理

事業單位的電子檔案管理，是一項不可或缺的基礎性工作。通過它可以記錄下公司發展過程中的真實面貌，延續企業的文化及歷史；能幫助業務部門以檔案材料為依據，吸取過往經驗及教訓，做出合理決策。在事業單位檔案管理中實行電子檔案管理，主要包括以下步驟。

（一）預先準備

磨刀不誤砍柴工。檔案管理涉及面繁雜、廣泛，需要行政人預先做好準備，才能在后續整理及管理過程中有條不紊。

（1）認識管理對象：什么是“檔案”？并非公司經營過程中產出的所有資料都能稱之為檔案。應厘清檔案概念，才能在實際工作中知道該管理什么材料。只有社會或個人在社會活動中直接形成，保存備查的各種形式及載體的數據、信息和知識記錄，才能稱之為檔案。檔案具備原始記錄性、回溯性等特性。

（2）明晰管理范圍：檔案管理包括哪些？檔案管理涵蓋的范圍很廣，既可涉及品牌宣傳、合作榮譽、大事件等對外資料，也可覆蓋戰略規劃、投資運營、業務評估等對內材料。與此同時，文書規范性、離任審計、監察資料、無形資產等管理性質的資料，可以轉化為檔案的一部分；制度流程、企業文化等宣傳色彩的材料，也是時常被歸檔的對象。但并非將以上材料全部進行歸檔就是對的；應考慮公司實際需求，做到檔案范圍劃分科學合理。

（3）組織人員配置：檔案由誰進行管理？檔案管理不是單打獨斗，而應統一指導、分級管理。應設置專門的檔案管理人員負責擬定規劃、制度及實施方法，并在各部門配置相應的兼職人員，負責本部門材料的形成及收集，同時還應組織相關人員進行檔案管理培訓。

（4）確定場地支持：檔案應存放在哪里？在具備條件、符合需求的情況下，可將檔案放置在檔案室內；沒有條件的情況下，也可以設置帶鎖的柜子進行檔案歸置。

（二）開展工作

開展檔案工作，要求檔案管理人員具備耐心、細心的同時，又具備原則性，嚴格按制度、規則辦事。確立檔案管理的制度與流程是關鍵。應在符合公司實際需求的基礎上，制定貼合檔案管理人員工作習慣的制度?？稍跀M寫制度及流程前，借鑒國家規范制度及優秀企業檔案細則中的閃光點。一般來說，檔案工作的具體流程可分為：文件審核、文件接收、文件錄入、文件整理及歸檔、庫房整理。每塊細分類別下又有不同的注意事項。

（1）文件審核。專業性文件須經生成部門進行標準確認（哪些文件、原件/復印件、是否簽字蓋章等）；非專業性文件則審核其流程及內容是否符合公司要求。另外，文件轉化成檔案的過程中，要站在檔案的角度，審核其是否完整、連續、有效。

（2）文件接收。交接雙方應有文字性憑證，例如郵件或移交單等。應記錄文件排列的順序及規格，確認文件的頁數、載體類型、原件或復印件等信息。

（3）文件錄入。這是最為關鍵的環節，將直接影響后期檔案的利用效果。

（4）文件整理及歸檔。原則上按份整理，部分文件按套整理（如訴訟文件）；實行紙質+電子結合的雙軌管理制度。例如，重要電子文件做到打印留底歸檔；存放時應按照所屬公司、年度、類型依次擺放。

（5）庫房整理。庫房的整理及管理決定了檔案保存的完整性。

（三）后期利用

檔案管理不是將檔案整理完就算結束了。讓檔案有效流通及利用，才是檔案管理的終極目標。檔案管理要建立查詢、借制度，讓檔案成果惠及員工。原則上由檔案部門對統一保管的檔案文件進行利用，文件生成部門不得隨意將其生成持有的文件外借。檔案可通過原件、復印件、電子件、在線閱覽等形式進行利用，檔案管理人員應根據文件借閱方式和檔案密級不同（公開、秘密、機密、絕密），制定不同的借閱流程。同時注意檔案歸還時不被涂改、保存完整。

事業單位電子檔案管理是一項長期工作，需要檔案管理人員付出足夠的耐心與努力。優質的檔案工作是正確決策的合理依據。