電子票據無紙化報銷實現路徑研究

文曉霞 楊 茹 唐天琳

(成都航空職業技術學院財務處 四川 成都 610100)

2013年6月全國首張電子發票開具，2016年1月1日起，增值稅電子發票在我國全面推行，時至今日電子票據已得到廣泛應用。而外部環境的變化、相關政策的要求、電子化進程的推進以及電子票據的優勢等諸多方面都要求高校必然接受電子票據并對其進行科學管理和有效應用。而目前如何確保電子票據整個生命周期的電子化，使電子票據完整生態鏈與會計核算有效結合，實現電子票據報銷從有紙化向無紙化轉變是亟需解決的難題。

一、電子票據發展現狀

(一)電子票據的定義

電子票據實際上就是在商品流通領域的各項操作中用到的電子模式的收付款票據，其實質是將實物票據電子化，主要包括電子發票、財政電子票據、電子客票等。電子票據的傳輸、閱讀、保管等均需借助一定的計算機設備以及光介質或磁介質等，其生成、確認、傳遞、存儲、管理均依托信息技術。

(二)電子票據的特點

電子票據作為經濟社會信息化、電子化、無紙化發展的必然選擇，相較于傳統紙質票據具有以下優勢：

1.電子票據能夠降低成本，節能環保

傳統票據必須借助紙張作為載體，而電子票據最大的特點就是無需借助紙張進行記載，而是通過數字方式進行存儲和傳遞，這有利于節約紙張，降低運營成本，落實節能環保，直接和間接經濟效益顯著。

2.電子票據易于保存，方便消費者使用

傳統票據的開具和傳輸過程較為繁瑣，且存儲過程中容易損壞和遺失，而電子票據的所有數據都可以通過數字方式進行傳遞和儲存，存儲容量大且不易受到外在因素的影響，便于消費者保存和使用。

3.電子票據能夠節約勞動力，提高財務效率

傳統票據的數據需要手工錄入，無法進行自動化處理，同時財務部門和其他部門之間的數據也無法有效共享，而電子票據的核對、登記、存儲、歸檔等任務均可由計算機通過網絡自動輸入，大大降低勞動力成本。同時，由于有關數據無需手工重復錄入，也因此減少了產生錯誤的幾率且由于網絡傳輸相較郵寄等方式更為高效便捷，可以減少延遲，縮短業務處理時間，提高財務工作效率。

4.電子票據能夠提升信息使用率，提高稅務部門管理水平

電子票據有利于會計人員對會計數據進行統計、分析和再加工，從而形成有效的財務分析數據和報告，為決策者規劃、決策、控制和評價提供參考依據，提升各類信息使用率。電子票據的使用和推廣，不僅有利于稅務部門通過電子發票管理體系實時監控發票的領取和使用情況，及時發現假發票等問題并及時采取有效措施，從而緩解稅收管理工作的延遲性，提高稅務部門管理水平。

5.電子票據能夠推進信息化進程，推動會計人員由核算會計向管理會計轉型

電子票據的發展離不開信息化水平的提高，同時伴隨電子票據的普及和優勢利用，我們對信息化技術提出了更高、更新的要求，這有利于推動整個單位信息化進程。電子票據的發展讓會計人員從繁重的數據核對、錄入、存儲、歸檔等任務中解脫出來，會計人員有更多的時間和精力從事數據分析和財務管理工作，推動會計人員由核算會計向管理會計轉型。

(三)電子票據發展現狀

2015年8月，我國選取北京、上海、浙江、深圳四地為試點區域，開展增值稅電子發票系統試點工作，試點之后在當年11月，國家稅務總局發布《關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》(國家稅務總局公告2015年第84號)，增值稅電子發票開始在全國范圍內推行。為推動財政票據電子化進程，2012年12月，財政部發布《關于推進財政票據電子化改革的方案》(財綜〔2012〕104號)，在方案指導下，2013年5月中央部門和單位財政票據電子化改革試點工作拉開帷幕，到2018年11月，財政部通過發布《關于全面推開財政電子票據管理改革的通知》(財綜〔2018〕62號)，在全國范圍內推行財政電子票據，至此電子票據成為大家熟知的存在，并影響人們日常生活。為推廣和運用醫療收費電子票據，2019年8月，財政部發布《關于全面推行醫療收費電子票據管理改革的通知》(財綜〔2019〕29號)。2020年4月，交通運輸部、財政部、國家稅務總局、國家檔案局在《關于收費公路通行費電子票據開具匯總等有關事項的公告》(2020年第24號)中規定“單位可以僅使用通行費電子票據進行報銷入賬歸檔，不再打印紙質件”，這為通行費電子票據的無紙化報銷提供了明確的依據。以上一系列文件的出臺和工作的開展，極大的推動了電子票據的普及和發展。

2015年12月，財政部、國家檔案局發布修訂后的《會計檔案管理辦法》，該辦法中規定“單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案”。到2020年3月，財政部、國家檔案局在《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會〔2020〕6號)中再次明確指出“來源合法、真實的電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等法律效力，除法律、行政法規另有規定外，電子會計檔案可不再另以紙質形式保存”。國家關于電子會計檔案的規定掃除了電子票據從有紙化報銷向無紙化報銷轉型道路上的政策障礙。從紙質票據到電子票據，從電子票據到無紙化原始憑證，時至今日電子票據在的使用已較為普遍，電子票據的無紙化報銷正在不斷嘗試，未來可期。

(四)電子票據對高校財務報銷的影響

高校是電子票據使用和報銷的主要場所之一，目前在高校財務報銷中電子票據和紙質票據并存，且以紙質票據為主。因我國高校經費支出和審核較為復雜，部門眾多、活動頻繁、業務繁雜、資金流動量大，導致會計人員和報銷人員矛盾比較突出，“報銷難”長期困擾會計人員和財務報銷人員。一方面報銷人員由于時間問題、簽批問題、票據問題等很難一次報銷成功或需耗費較多精力；另一方面財務部門的會計核算人員面臨復雜多樣的票據類型，不僅要對照相關制度審核報銷依據、報銷標準，核算票據金額，還要辨別票據真偽，業務量巨大。目前，電子票據的報銷無法實現全流程無紙化，不便捷的規定和不熟悉的流程很可能導致電子票據在報銷時無法一次性順利完成，需經辦人員多次辦理或操作，不僅不能解決高校報銷難問題，還很容易降低報銷人的滿意度、加深報銷人和財務工作者的矛盾。但伴隨信息技術的進步和發展，高校信息化進程的推進，電子票據的優勢將逐步凸顯，高校不能為一時的困難，否認電子票據對高校財務報銷的有利影響，將其視為麻煩或者被動應對其帶來的挑戰，而是應該以發展的眼光看待問題，以此為契機，從根本上解決高校報銷難題。

二、電子票據無紙化報銷實施障礙

(一)受傳統觀念影響，電子票據無紙化報銷接受程度低

由于電子票據正式推行的時間不長，屬于新興事物，雖然大家都認可其特點，但是受傳統思維和認知的影響，報銷人員和會計人員都習慣于以往紙質票據報銷和入賬的流程，且普遍認為紙質票據更可靠，更易于辨認發票數據?，F階段電子票據和紙質票據并行存在，將電子票據打印成紙質版仍是電子票據報銷的主要形式。雖然打印成紙質版的電子票據作為原始憑證符合相關法律的規定，但從電子票據的整個生命周期來看，電子票據在報銷時又“回歸”到紙質版，這不僅與票據電子化的初衷相悖，同時也很難真正發揮電子票據的信息化優勢。

(二)電子票據管理制度缺失，無紙化報銷不規范

目前高校實行政府會計制度，現有的制度對傳統紙質發票的核算、保管等做了相應的規定，但這些規定基本不符合電子票據系統化、電子化、無紙化的特點。電子票據管理制度缺失，這導致電子票據無法真正發揮其應有的優勢和作用。要實現電子票據無紙化報銷，高校必須結合自身特點，制定電子票據管理制度，規范并指導電子票據的報銷流程。此外，雖然有關通知規定“來源合法、真實的電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等法律效力，電子會計檔案可不再另以紙質形式保存”，但如何將電子會計檔案封裝、存檔、管理等也是高校需要思考和研究的難題。

(三)信息系統壁壘嚴重，信息化水平不高

目前絕大多數高校都有自己的辦公系統，各職能部門也大多有自己的業務信息系統，但這些系統一般都由不同的公司開發，其業務數據大多不能脫離自身信息系統。由于各系統之間的相對獨立性，使得大部分系統之間的業務數據無法順利實現傳遞、讀取和交互。這也是導致會計核算系統的數據大多需要手工錄入而非直接導入的重要原因。同時，其他系統產生的電子化會計原始憑證因無法順利對接會計核算系統也必須打印成紙質而進行報銷，而非全流程電子化，且全國各地開具電子票據的平臺標準不統一，也給高校財務信息系統的對接造成了困難。

(四)電子票據真偽鑒定困難，防止重復報銷復雜

長期以來會計人員普遍借助國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺對發票的真實性進行驗證。因查驗過程復雜，工作量較大，會計人員通常會要求報銷人員提供打印的查驗結果，以此作為報銷審核的依據，這種方法本身無法完全確保報銷人員提供查驗結果的真實性。而電子票據是以數據電文形式進行存儲的，報銷人員可以利用各類程序及修圖軟件篡改電子票據的金額、抬頭、內容等要素而不被會計人員發現。如果由會計人員逐一進行查驗，既降低了工作效率，也沒有發揮出電子票據應有的優勢。此外，重復報銷問題也是妨礙電子票據推廣，困擾財務會計人員的問題。雖然電子簽名和簽章技術在很大程度保證了電子票據的唯一性，但是電子票據是以電文形式進行存儲，由報銷人在需要的時候自行下載、打印并報銷。這就存在報銷人將電子票據保存在手機、電腦或郵箱中，反復打印、重復報銷。若會計人員不嚴格把控，將會造成財務數據的錯誤和國家稅務的流失，為解決重復報銷的問題，有的高校會要求報銷人對發票真實性和唯一性進行承諾，有的會建立電子發票備查簿等，不管哪種方式相較于傳統紙質發票都變得更加復雜。

三、現階段推進電子票據無紙化報銷的實現路徑

(一)轉變觀念，充分認識到電子票據的優勢及其無紙化報銷的必然性

電子票據無紙化報銷不僅是社會經濟系統的變革，更是思想觀念的變革，我們必須強化電子票據全面替代傳統紙質票據的意識，突破紙質票據作為入賬憑證的觀念束縛，不能因為一時的不方便拒絕接受新事物，新挑戰，要堅信伴隨信息化水平的提高和國家的大力推動電子票據的無紙化報銷的優勢會越來越明顯，不管是數據安全性、對工作效率的提高還是節能環保等方面都會優于紙質形式。要逐漸樹立電子票據作為審批、報銷、存檔、審計依據的觀念。此外，要讓電子票據無紙化報銷完全替代紙質票據，尤其需要得到高校資深會計人員和各職能部門分管領導的認可，領導觀念的轉變是關鍵。

(二)加強電子票據管理制度建設，規范電子票據報銷流程

從制度角度看，目前國家在電子票據的合法性、電子會計檔案管理、電子票據報銷等方面都有相關規定，有法可依。高校作為創新、創造的搖籃，應密切關注并掌握國家在操作上的新變化以及發布的新制度。并在國家現有法律法規制度的前提下，結合自身實際和優勢研究電子票據管理制度，按照電子票據應用實際制定相應的核算辦法以及電子票據無紙化報銷實施方案，這不僅要求從根本上提高電子票據管理水平，而且要求在實際操作上合法、合規、高效、便捷。

(三)加強信息化建設，做好系統銜接，提升系統安全

目前，高校內部各職能部門都在加強信息化建設，但建設水平一般，且由于各部門的信息化建設未進行統一規劃，彼此獨立，無法進行銜接，嚴重阻礙了電子票據無紙化報銷的順利實施。實現高校電子票據全流程電子化，不僅需要加強財務信息化建設，全面推動無紙化辦公，改善現有審批、核算模式，還需要將各部門間的業務信息系統進行優化集成，并與會計核算系統進行有效對接，實現數據共享。且在數據共享過程中要確保數據的完整性、安全性、可用性，防止數據篡改、替換、遺失。

(四)利用二維碼掃描、財務機器人等方式辨別電子票據真偽，防止重復報銷

我國電子票據上均有一個包含了該票據信息要素的二維碼，高?？山柚謾C的“掃一掃”或者掃描槍等工具通過掃描二維碼初步實現電子票據相關信息的提取和保存。在提取基礎數據的基礎上，可以根據高校會計核算系統數據接口標準，將獲取的數據轉化為可用的憑證數據接口格式，導入系統進行自動化核算和入賬，且導入的票據信息可存儲于會計核算系統中，防止重復報銷。這種基于票據二維碼的掃描識別與核算在當前技術上是可行的、在操作上相較傳統手工錄入更加便捷。目前不少高校的財務核算軟件已實現實時連接國家稅務查驗平臺，接入查驗平臺的財務核算軟件可通過掃描二維碼對電子票據的真偽進行自動核驗和結果反饋，有效解決了驗真的問題。除二維碼掃描外，高校還可以利用財務機器人自動識別電子票據數據，自動登錄國家稅務查驗平臺查驗票據信息真偽，并將查驗結果返回票據信息數據文件中，解決驗真和防重復報銷難題。

(五)加強宣傳，加快報銷人和會計人員學習及培訓

為推動電子票據的無紙化報銷，高校財務部門可以通過微信公眾號、財務處網站、培訓班、專題講座等渠道和方式對電子票據報銷事宜進行宣傳和解釋說明。由于電子票據在報銷流程方面增加了很多新的操作，可能會引起學校師生的不滿，財務會計人員需保持耐心、做好答疑解惑，收集報銷人員提出的難點和問題。此外，為適應信息化水平的發展，高校報銷人員和財務工作者需要加強學習和培訓，不斷學習財務會計理論知識、學習先進的計算機技術、網絡技術等，與時俱進、不斷進步，以適應社會經濟的發展和變革。另外可以加強與兄弟院校的交流溝通，互相取長補短，借鑒經驗。

四、結語

總的來說，電子票據的優勢促使國家不斷出臺相關的政策保障其合法性和可報銷性，社會有關部門也大力支持并鼓勵電子票據的應用和推廣。雖然電子票據已得到廣泛使用，但傳統觀念、會計制度、信息化水平等因素仍制約著電子票據的無紙化報銷，目前就高校而言也沒有真正解決報銷難問題，要實現全流程的“無紙化”牽涉甚廣，絕非一朝一夕可以實現。但我們可以預見在未來電子票據的獲取、識別認證、審批、入賬、結算支付、會計檔案保管等全過程均能實現無紙化，這無疑將給財務工作帶來巨大的革新和優勢。因此，我們要在當前條件下，為電子票據無紙化報銷奠定實現基礎，從各方面做好準備，在挑戰中提高信息化建設和財務管理水平，帶動學校整體發展。