計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用研究

馬瀟字

摘要：現代信息技術以計算機和網絡技術為基礎，其迅速發展和廣泛應用為檔案信息資源的科學管理和有效開發利用創造了前所未有的條件和機遇。同時也提出了如何高效管理和利用檔案的新問題。計算機網絡技術的應用可以降低檔案館管理成本，提高檔案管理效率，實現檔案信息資源向經濟效益的轉化。該文基于計算機網絡技術在檔案管理中應用的優勢，從檔案管理自動化、信息傳輸網絡化、檔案信息數字化、檔案信息資源共享等四個方面解析計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用。

關鍵詞：計算機網絡技術;企業;檔案管理;信息

中圖分類號：TP391文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）04-0013-02

1 概述

隨著計算機網絡技術和信息技術的發展，檔案管理的發展對企業的經濟增長做出了貢獻，我國企業的檔案管理必然向網絡化方向發展。改革開放以來，經過30多年的快速發展，我國形成了國有企業為主體，私營企業、合資企業、外資企業共同發展局面。隨著全球化和信息化時代的來臨，企業檔案數量急劇增長，形式和載體也更加多樣化，分類也愈發復雜。而面對數量龐大的檔案信息，其管理工作也越來越艱巨。尤其當檔案管理對企業的經濟效益沒有明顯、直接的貢獻時，檔案管理工作往往會成為企業的一種負擔。因此，在應對日益增多的檔案信息時，如何實現檔案管理收集、整理、利用的現代化，以降低檔案館管理成本、提高檔案管理效率，直至充分利用檔案資源增加經濟效益成為我國企業亟待解決的問題。

計算機網絡技術是現代信息傳輸的基礎，網絡系統的開發也代表了計算機網絡技術發展的方向。其在各行各業中的應用推動社會發展進入網絡時代、信息時代。在此背景下，社會發展將更加依賴信息，傳統的檔案管理模式必將被一種新的模式所取代，利用計算機網絡技術來管理檔案也將成為我國企業的一項重要工作。本文基于計算機網絡技術在檔案管理中應用的優勢，從檔案管理自動化、信息傳輸網絡化、檔案信息數字化、檔案信息資源共享等四個方面解析計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用。

2 企業實現檔案計算機網絡管理的重要性

近些年來，“互聯網+”經濟的蓬勃發展對企業檔案信息的處理要求越來越高，具體表現在三個方面：一是檔案信息數量越來越多，形式載體越來越多樣化，這就要求提升處理速度與效率;二是檔案信息對企業生產經營的作用越來越重要，需要提高檔案利用率，滿足生產經營、企業管理決策需要，以增加經濟效益，促進企業發展;三是在全球化背景下，檔案信息資源需要實現國際共享，管理工作需要統一的標準與規范來支持。目前，我國不少企業現有的檔案管理模式是檔案管理與經濟生產分開進行，檔案信息未能充分發揮其功用，亦未能帶來明顯經濟效益。然而在信息化背景下，在經濟社會中，信息即等于效益。要實現將檔案轉化為可利用的信息，進而產生經濟效益的目標，就必須開發和利用計算機網絡技術，應用于企業檔案管理。

3 計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用優勢

總體而言，實現檔案計算機網絡管理對于企業而言，一方面能夠提高管理效率、降低管理成本，另一方面，能夠實現資源共享，促進信息服務社會化。計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用優勢具體體現在以下四個方面。

3.1 有利于檔案信息及時歸類

基于計算機互聯網平臺，企業檔案管理部門和人員可以通過網絡進行信息資料收集，直接將數據信息輸入到檔案管理數據庫，可以隨時將電子檔案通過網絡進行傳遞。檔案管理部門也可以定期從各部門的專用文件夾中收集數據。這樣既及時對檔案信息進行了收集和歸類，又保證了檔案信息的完整性。在傳統的歸檔模式下，企業檔案管理部門在次年開始收集當年的檔案數據，所以企業檔案管理部門保存的最新檔案是去年的，而當年的最新檔案分散在各個部門，檔案管理部門提供的檔案信息總是滯后的。利用網絡技術可以使檔案管理部門通過網絡及時收到最新的信息，確保企業檔案管理能夠有效地提供檔案信息。隨著檔案管理檔案信息的完整性和及時性的不斷提高，檔案信息的利用日益增多，檔案管理在企業管理工作組中起著舉足輕重的作用，為企業檔案工作的進一步發展創造良好的環境。

3.2 有利于節約管理成本

在傳統模式下，檔案管理工作需要耗費大量人力與時間，工作程序也比較復雜。計算機網絡技術的應用能夠以更快速度和更少的程序為企業相關部門提供檔案資料、數據信息，節省大量的人力、物力和勞動成本。計算機網絡技術的應用使管理人員從繁雜的體力勞動中解放出來，不僅提高了工作效率，減少了重復勞動，更節約了管理成本，大大提高了工作效率和工作質量。

對于企業來說，管理成本是其內部經營管理所發生的各種成本的總和。管理成本的發生以降低企業生產成本、提高經營收入為目標。檔案管理所發生的費用構成管理成本的一部分，其本身的降低便會對企業的管理成本形成節約效應。而通過檔案管理工作降低企業其他方面發生的成本，甚至促進了企業經營收入、經濟效益的提高，則會有助于企業發展步入“優化成本-增加營收-提高效益”的良性軌道。

3.3 有利于信息資源共享

部分企業檔案管理存在保密性差、協調性差、適用性差的問題。利用計算機網絡技術，企業檔案管理部門可以在局域網、廣域網實現部門間、企業間、行業間乃至跨國的信息交流與資源共享。釆用計算機網絡技術進行檔案管理，能實現對材料信息和檔案資料的排序，用戶可以根據需求檢索所需的檔案資料。而在實現檔案計算機管理以前，材料檢索只能通過手工來完成。通過精準查詢，工作人員可以收集有關檔案利用率和檔案利用成果的信息，準確了解檔案的利用情況。通過網絡管理，公司的信息可以完全由員工共享，充分發揮信息效能，大大提高現有檔案的利用率，進而創造更多經濟效益。

3.4 有利于實現檔案信息服務社會化

信息服務社會化時信息社會的必然要求。在信息社會，企業檔案管理部門本身也是信息行業的一員，檔案信息服務社會化也是必然的發展趨勢。計算機網絡技術的應用，可以有效促進企業檔案信息服務的社會化?；谟嬎銠C網絡平臺，用戶可以隨時隨地檢索信息、查閱資料;企業與企業之間可以及時溝通協商，行業內以及行業之間也可以互通有無。計算機網絡技術可以為企業檔案管理打造一個開放的、互動的網絡信息平臺，豐富檔案資源、簡化交流程序、促進信息共享，為用戶提供全面的檔案信息。對于企業，尤其是上市公司來說，利用計算機網絡技術可以使檔案信息更好地為企業的發展服務。在實現信息共享的基礎上，更有利于企業間的交流，創建一個良好的企業生產經營信息生態圈。

4 計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用

4.1 實現檔案管理一體化

近年來，計算機網絡技術發展很快，對文字、圖表、音頻、視頻等多種格式的信息均可實現大批量、高效率處理。各部門隨時可以通過網絡向檔案管理部門發送電子文件，或者直接將數據信息輸入到檔案管理數據庫;檔案管理部門也可以定期從各部門的專業檔案夾中收集數據，既方便高效，又能確保檔案信息安全，極大地提高了檔案管理的效率和檔案信息的利用率。

傳統的檔案管理，從檔案的簽發到歸檔需要很長時間。計算機網絡技術的應用，大大縮短了檔案歸檔的周期，提高了檔案管理工作效率和工作質量。傳統檔案管理模式下的檔案處理和檔案管理是相互分離的。文件只在處理后歸檔，要用各種載體轉移到檔案部門要花費很長的工作周期。計算機網絡技術的應用，可以在計算機上完成文件資料的起草、審核、定稿、編排以及發送，檔案部門可以在生成文件后對檔案進行分類和歸檔，實現檔案管理一體化。

4.2 實現信息傳輸網絡化

要實現信息傳輸網絡化，就需要打造計算機網絡平臺，配合檔案管理部門的工作。網絡建設包含兩個層面：一是局域網，二是廣域網。前者即企業內部網絡，用于企業內部各部門之間的信息傳輸;后者即互聯網，需要通過運營商接入，以實現跨企業、跨行業乃至跨國信息傳輸。信息傳輸網絡化是資源共享的前提，也是信息服務社會化的必要條件。計算機網絡將原來獨立的、零散的信息個體連接起來，并以網絡節點的形式為每個個體分配地址、角色并設置功能，通過統一的網絡傳輸協議進行規范，保證信息傳輸的完整性與可解讀性。實現信息網絡化傳輸，還應建設網絡安全系統，保障數據的安全性與傳輸的保密性，以確保機密、重要資料信息不泄露。

4.3 實現檔案信息數字化

數字檔案信息利用計算機技術、通信技術和互聯網技術，通過軟件和硬件設備來處理、開發和創造新的信息產品。在計算機網絡技術的幫助下，傳統紙質檔案經過數字化處理后可以發展成為信息產品和電子檔案信息，更利于協調開發利用。與傳統的紙質文件相比，數字檔案更容易保存、查詢、修改，通過網絡傳輸也更加便捷迅速，可以將企業檔案管理工作變得方便、快捷、高效。檔案信息數字化能減輕檔案人員文件數據錄入工作，并將檔案保存的工作轉化為信息處理，檔案管理員只需要添加和編譯相應的文件編號，便可進行數字化管理。檔案管理部門將信息輸入計算機、并入網絡，用戶可以根據自己的需求搜索和使用信息。

4.4 實現檔案信息資源共享

企業在利用計算機網絡技術進行檔案管理工作時，應基于實現檔案信息資源的共享，打造信息服務社會平臺，進而為提高企業經濟效益服務。企業檔案可以通過內部局域網和外部互聯網向企業和部門以及社會公開，將檔案工作從被動服務轉為積極服務，從內部企業轉移到社會，從封閉空間轉移到開放區域。用戶可以在互聯網上搜索他們需要的檔案信息，也可以下載和打印信息。這種方便快捷的方法，不僅為用戶提供了方便，而且提高了檔案信息的利用率，實現了檔案信息資源的社會共享，從而更好地為企業的經濟生產服務。同時，用戶還可以利用互聯網了解已保存檔案的利用效率，與其他組織或公司展開信息交流、挖掘商機，促進生產經營業務的發展，最終為提高經濟效益服務。

5 結束語

綜上所述，利用計算機網絡技術進行檔案管理是我國企業檔案管理工作發展的必然趨勢，也是我國企業從單純的存儲管理向信息處理轉變的必由之路。它既是企業提高經濟效益的渠道，也是一種新的信息化管理方法。利用計算機網絡技術對檔案進行管理，能充分發揮其優勢，通過計算機網絡、硬件、軟件的改進，實現檔案管理網絡化、數字化、信息化，使檔案信息在企業生產經營中發揮更大的作用，為提高企業經濟效益、實現企業可持續發展做出貢獻。此外，計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用必須依賴計算機軟硬件的支持和發展，需要大量資金、人力、物力等方面的投入。檔案管理網絡化也需要以人為本，培養相關技術、管理人才，只有將人與技術有效結合，才能體現計算機網絡技術在檔案管理應用中的優勢。

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[通聯編輯：朱寶貴]