關于數碼照片檔案管理問題的研究

和興蘭

摘要：信息化時代為數碼照片的管理提供了方便，同時為數碼照片管理提出了挑戰。本文闡述了數碼照片檔案管理制度不完善、數碼照片歸檔不規范以及安全保管存在隱患等問題，并有針對性地制定更加有效的對策，以期對提升數碼照片檔案的管理水平有現實性的指導作用。

關鍵詞：數碼照片檔案歸檔制度安全保管

數碼照片檔案是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中形成的，對國家和社會具有保存價值，并歸檔保存的數碼照片。近幾年，許多單位產生的數碼照片越來越多，被運用得越來越廣泛，但是管理的難度越來越大，存在的問題也越來越突出。因此，必須建立完善的數碼照片檔案管理制度，規范數碼照片歸檔流程，提高對數碼照片檔案的管理水平，以便為各項工作服務。

一、數碼照片檔案管理存在的問題

（一）數碼照片歸檔意識淡薄

有些部門的數碼照片是兼職檔案員拍攝和整理的，而很多兼職檔案員沒有經過專業培訓，對數碼照片的重要性認識不足，不但歸檔意識淡薄，而且也缺乏數碼照片整理的專業知識。其拍攝的數碼照片被散亂保存在個人或部門當中，導致數碼照片收集不全。

（二）缺乏完善的數碼照片檔案管理制度

由于缺乏具體的數碼照片檔案管理制度，沒有進一步細化數碼照片形成部門的職責和歸檔要求；數碼照片的拍攝人員和數碼照片管理人員分工不明確，使得拍攝的數碼照片質量參差不齊。例如，單位部門舉辦活動時，一般由宣傳科人員拍攝，同時本部門的人也會拍照，由于相機的格式不同，拍攝人的技術水平高低不一，拍攝出的數碼照片質量也不同，導致數碼照片良莠不齊，有的可以歸檔，有的無法歸檔。

（三）管理不規范，查閱利用比較困難

數碼照片沒有經過系統的整理，形成的信息不完整。在查閱利用數碼照片時，因為不具備完整的檢索條件，查閱者就很難查閱到需要的照片。有的拍攝人員很少對數碼照片進行分類整理，有一部分雖然進行了分類和編寫照片說明，但非常不規范，分辨率和歸檔格式不符合歸檔要求，影響了數碼照片的完整性和規范性。例如，作者單位拍攝人員只填寫了數碼照片內容，沒有填寫背景信息，一些數碼照片被移交到檔案管理部門后，由于信息不完整，無法提供利用。

（四）安全保管存在隱患

數碼照片對軟、硬設備的依賴性較大，當儲存設備的條件發生變化或設備發生故障時都會威脅數碼照片的安全。同樣，如果數據備份工作沒做到位，也會導致數碼照片損壞。例如，如果電腦發生故障可能導致數碼照片丟失，或者電腦病毒侵入、圖像管理軟件不完善，也會造成數碼照片丟失。

二、數碼照片檔案管理的研究對策

（一）提高數碼照片歸檔意識

檔案部門可以加大對數碼照片的宣傳力度，同時運用鮮活的照片展（比如職工活動、技術競賽、知識比賽等的照片），提高職工對數碼照片的歸檔意識；加強拍攝技術指導和數碼照片專業知識培訓，從基礎上、源頭上保證數碼照片的拍攝質量，使形成數碼照片的部門做到及時拍攝、及時整理，規范填寫相關照片信息，確保數碼照片歸檔完整。同時，單位要配備先進的數碼相機、電腦和刻錄機，保證數碼照片拍攝質量和數據信息的連續性與可用性。

（二）建立數碼照片檔案規章制度

單位要制定和完善數碼照片檔案管理制度，明確數碼照片的各項要求，以及數碼照片形成部門和兼職檔案員職責，對產生數碼照片的部門例行檢查。筆者單位對數碼照片檔案的具體管理如下：

1.建立歸檔制度。按照數碼照片的價值，參照《文書檔案歸檔范圍和保管期限》，制定數碼照片的歸檔范圍和保管期限。在檔案部門的指導下，統一管理，明確數碼照片形成部門和個人責任、歸檔時間、歸檔要求。檔案管理人員與形成數碼照片部門經常溝通，并給予指導，要求各部門在活動結束后及時整理重要照片并移交宣傳科，宣傳科將其定期移交給檔案管理部門。

2.制定數碼照片檔案管理辦法。為規范數碼照片管理，提高管理水平，筆者單位根據《北京市昌平區數碼照片檔案管理辦法》，并結合本單位的工作實際，制定了《北京市昌平區婦幼保健院數碼照片檔案管理辦法》，用于指導數碼照片的收集、整理、歸檔、鑒定和保管等重要工作環節，明確檔案管理人員和部門職責，建立監督機制，落實數碼照片的檔案管理制度。

（三）規范數碼照片檔案管理

1.全面收集數碼照片。凡是單位工作活動中直接形成的、具有參考和利用價值的數碼照片都應歸檔保存，如反映單位建筑面貌、領導視察、黨政活動、工會活動、科研科教、創新成果等的照片。收集具有代表性的數碼照片，篩選出來反映事情全貌、活動過程的數碼照片；從數碼照片產生源頭抓起，收集歸檔責任到人。拍攝者形成的數碼照片連同文字材料要及時移交宣傳科，宣傳科接收后，按照規定篩選、整理、編寫文字說明，定期移交給檔案室管理人員，以保證數碼照片收集完整。

2.鑒定數碼照片及存儲載體的質量。宣傳科人員將數碼照片移交到檔案部門后，檔案管理人員對數碼照片進行鑒定，移交的數碼照片必須是原圖，無添加修改；核對數碼照片的圖像、文字和內容是否相符，背景信息和文字說明是否完整。同時，宣傳科按照要求進行分類存儲，移交時將數碼照片連同文字說明、電子目錄等一起交接，檔案部門人員檢查存儲載體的質量、保存格式、技術參數等。

3.分類整理數碼照片。數碼照片檔案包括背景信息和元數據。檔案部門要明確要求數碼照片格式為JPEG格式，像素為500萬（2560×1920），保證載體信息不丟失；要求按照“保管期限—形成年度—組號”分類，填寫數碼照片的歸檔說明，描述每組照片和每張照片的文字信息，要求圖像與文字相符、文字信息齊全。如2020年某科拍攝的某某會議數碼照片是2020年第二組第二張照片，期限為定期，該組的文件名為：02-2020-0002-0002.jpg。數碼照片存放在檔案室計算機D盤下，在D盤上創建數碼照片總文件夾，在總文件夾內創建各年度和不同期限（永久、30年）的層級文件夾，組文件夾命名包括組號與數碼照片的主要信息。

4.建立數碼照片數據庫。單位檔案部門需要建立數碼照片數據庫，借助數碼照片檔案管理軟件，使利用者通過超級鏈接實現快速檢索利用。以筆者單位為例，檔案員將數碼照片檔案信息全部錄入計算機，使著錄信息與計算機內保存的數碼照片一一對應。如圖1所示，2018年昌平區婦幼保健院數碼照片檔案數據庫包括：全宗號、保管期限、年度、部門、照片組號、張號、參見號、攝影者、時間、分說明、總說明、存儲文件名等。數碼照片的文字說明反映照片內容和背景信息，可以為以后利用打下基礎。文字說明包括兩種：一種是總說明，以組為單位先對每組照片所反映的內容進行總體說明，包括時間、地點、人物、事由、背景、攝影者等基本要素；另一種是分說明，即對本張照片的說明，照片內容包含人物時要寫清楚人物的單位、職務、姓名、在圖中的位置，以提升本張照片的價值，反映照片內容的含義。

（四）采取措施確保數碼照片安全保管

1.加強數碼照片檔案保存。將電腦中的數碼照片，刻錄到不可擦寫光盤上進行脫機保存。以筆者單位為例，每年將所有的數碼照片在計算機中保存一份，在光盤中保存多份。計算機與外部網絡隔離，并實行單機管理。在光盤刻錄時，按照“期限—年度—組號”進行刻錄，不同年度的數碼照片不能刻錄在一張光盤中。光盤刻錄一式三套，封存保管一套，提供查閱一套，移交上級檔案館一套，每張光盤寫上保存內容的相關屬性，并建立數碼照片檔案光盤目錄，方便對數碼照片對外提供利用，也可防止數碼照片的丟失或損壞，確保其安全。

2.做好數碼照片的安全存儲。將數碼照片存儲到符合要求的光盤載體上進行移交，并且檔案人員要檢查照片檔案的清晰度和準確性，對存儲的數碼照片進行用戶權限審計，防止用戶對數碼照片檔案非法篡改。此外，還要對數碼照片目錄數據庫進行備份，以確保數據庫的安全；控制檔案庫房的溫濕度，將數碼照片的光盤放在包裝盒內，豎立擺放，不能擠壓，避免用手直接觸摸光盤；遠離強磁場和紫外線，定期對光盤抽樣機讀檢查，發現問題及時采取恢復措施，確保數碼照片檔案的真實性和安全性。

隨著信息化的快速發展，數碼照片檔案管理水平不斷提高。檔案管理人員應具備現代化的信息服務意識和較強的業務素質，不斷研究數碼照片管理手段和信息化的技術處理能力，掌握相關規范要求，嚴格按照規范對數碼照片歸檔，并對數碼照片檔案的管理進行創新，最大限度發揮數碼照片檔案的價值，助力單位的建設和發展。

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作者單位：北京市昌平區婦幼保健院