紙質檔案管理與電子檔案管理的融合探討

伍小軍

摘 要：在信息技術快速發展背景下，電子檔案管理得到了社會各界的廣泛認可，此種管理方式與傳統紙質管理方式之間具有明顯差異，只有促進二者互相融合，才能提升檔案管理方式科學性。本文首先對紙質檔案管理與電子檔案管理特點作出闡述，然后對紙質檔案管理與電子檔案管理差異進行分析，最后結合實際情況，對紙質檔案管理與電子檔案管理的融合展開探討。

關鍵詞：紙質檔案;電子檔案;融合

紙質檔案管理方式具有悠久的使用歷史，在長期使用中，可以發現其具有明顯優勢，但也同時存在一定弊端，電子檔案管理是新時代技術發展的產物，其應用便捷性較為明顯，但同時也會面臨網絡干擾等問題，只有積極促進紙質檔案管理、電子檔案管理有效融合，才能讓兩種方式做到取長補短，共同提升管理質量。

1 紙質檔案管理與電子檔案管理特點

1.1 紙質檔案管理

在紙質檔案管理工作中，其信息存儲載體主要為紙張，因此，其具有和其他紙質物品相似的管理特點。主要為：（1）信息明確。在存儲管理、信息檢索過程中，紙質檔案可以讓信息呈現變得更為明確，利用索引可以對所需檔案資料信息進行快速查閱，與此同時，在不使用信息技術、計算機設備的前提條件下，檔案管理工作人員往往可以對工作環境快速適應，不會受到過多外部干擾。（2）存放時間長。紙張具有較好的存儲性、耐久性，在收納整理紙質檔案之后，往往可以對其進行長期保存[1]。

1.2 電子檔案管理

利用信息技術，可以有效完成電子檔案管理工作，其主要特點為：（1）管理內容多元。和傳統紙質檔案管理相比，電子檔案管理內容要更為多元，具體包含音頻檔案、圖片檔案、視頻檔案、文字檔案等，此類檔案可以讓整體信息變得更為豐富、生動。（2）存儲量大。紙質檔案管理所需紙張數量相對較多，在電子檔案管理中，只需U盤、硬盤、網盤即可完成檔案信息存儲工作，其載體體積相對較小，但存儲量較大。

2 紙質檔案管理與電子檔案管理差異

2.1 環境差異

紙質檔案管理與電子檔案管理在管理環境方面具有明顯差異，在紙質檔案存儲管理過程中，其對設備要求相對較低，但應保證其環境干燥性，陽光充足性，避免有潮濕、蛀蟲等問題出現;在電子檔案管理過程中，其對電子設備存儲空間要求相對較高，對電子設備使用性能要求相對較高，因此，需保證其空間、性能滿足存儲要求，與此同時，應定期對網絡環境進行殺毒、升級，保證硬件、軟件環境可以對管理工作開展起到支持作用。

2.2 方法差異

紙質檔案與電子檔案管理過程中，二者之間查閱方法具有明顯差異，在二者融合時，傳統紙質檔案管理人員往往會因自身管理習慣、查閱習慣而影響融合進程推進。在紙質檔案查閱中，主要是依靠人工進行檢索，其查閱速度相對較慢，在電子檔案查閱中，主要是利用電子設備、互聯網進行查閱，速度相對較快。

2.3 要求差異

紙質檔案管理過程中，需要管理工作人員保證檔案擺放有序性、整齊性，在電子檔案管理過程中，需要管理工作人員對電子設備操作做到充分熟悉，如果有需要，可以對檔案信息予以快速調出。

3 紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

3.1 共存管理

紙質檔案管理與電子檔案管理在融合過程中，相關單位部門應對二者共存管理予以高度重視。就目前發展來看，紙質檔案在長時間內都不會面臨淘汰，而電子檔案管理也不會在短時間內成為唯一管理方法，二者會在長時間內共存。其主要原因為：（1）電子檔案的形成基礎是紙質檔案，在很多情況下，都需要借鑒紙質檔案管理經驗才能完成電子檔案管理工作;（2）在檔案管理工作開展中，電子檔案具有易于保存、高效特點，但與此同時，因信息技術、人員操作等因素影響，也有可能導致檔案數據信息丟失等現象，此時，需要借助紙質檔案對電子檔案信息進行完善處理，彌補丟失內容?，F階段，電子檔案與紙質檔案的轉化可以歸納為兩種情況，一是已經構建電子檔案的單位，需要依照具體規定、要求利用紙質檔案當作備份，進而讓紙質檔案管理和電子檔案管理并存;二是已經構建電子檔案單位在向其他單位傳輸檔案信息時，需要轉化其為紙質版本，進而導致二者管理并存[2]。

3.2 互動管理

在紙質檔案管理和電子檔案管理共存的基礎上，二者之間的互動交流勢必增強，因此，在二者融合過程中，相關單位應做好互動管理工作，促進融合進程加快。紙質檔案管理、電子檔案管理固然屬于不同管理系統，之間差異相對較大，但只有增強互動配合，才能讓檔案信息完善程度、存儲水平以及管理任務完成效率得到有效提升，在具體工作開展中，首先，相關單位部門應明確紙質檔案管理、電子檔案管理工作方式具有互相影響特點，紙質檔案管理體系可以為電子檔案管理工作開展起到借鑒作用，而電子檔案管理長處可以供紙質檔案管理工作學習;其次，相關單位部門應保證二者互相影響具有促進作用，在管理體系發展進程中，應努力讓二者形成一致性，讓紙質檔案管理看得見的信息優勢以及電子檔案管理先進、便捷優勢得到有效結合，共同提升管理工作水平。

3.3 風險管理

為促進紙質檔案管理與電子檔案管理得到有效融合，相關單位部門應針對不同管理方式面臨風險展開分析，積極構建融合風險管理體系，并在體系中對不同管理方式風險應對措施進行細化處理?，F階段，檔案管理風險產生原因主要可歸納為自然環境因素、內部因素與社會環境因素，其中自然環境因素主要為保管場所因素、天災因素，內部因素主要包含軟硬件基礎設施因素、檔案管理制度因素、系統設計因素，社會環境因素主要包含用戶因素、同行因素以及支持部門因素。在風險融合管理過程中，首先，應對工作人員進行科學組織，完成紙質檔案與電子檔案風險管理融合體系構建工作，檔案管理工作人員可以作為體系構建主導人員，對體系構建過程起到推動作用;其次，單位部門應完成風險管理方案制定工作，在管理方案中，主要包含調研準備工作、風險識別工作、風險評估工作以及風險應對工作、監督反饋工作內容，在調研準備過程中，需要對風險管理范圍、風險管理等級、數據質量評估進行確認，在監督反饋工作中，需要對風險管理全過程進行跟蹤，依照監控情況，可以對風險管理方案進行科學制定、合理調整[3]。

結束語：

綜上所述，在我國檔案管理工作開展中，無論采用紙質檔案管理方式還是電子檔案管理方式，都會面臨一些問題，檔案管理工作人員通過對其環境、方法、要求差異做到全面了解，并做好共存管理、互動管理、風險管理等工作，可以對二者融合起到促進作用。

參考文獻：

[1]楊洋.紙質檔案管理與電子檔案管理的融合探討[J].辦公室業務，2019（23）：104-105.

[2]劉宏偉.電子檔案與紙質檔案的整合管理[J].中外企業家，2019（22）：131.

[3]張曉磊.信息時代背景下電子檔案管理探討[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2019（06）：30-31.