文檔編輯中提升Word字處理軟件使用水平的策略

馮康

摘要：為提升使用者Word字處理軟件的使用水平，提出了一套行之有效的策略。這些策略包括了解和尊重文檔編輯規范，杜絕各種不規范的編輯操作，以長文檔編輯的規范編輯任何文檔，以表格編輯的規范編輯任何表格。經過幾屆本科高校大學生的實踐，這些策略可以有效地提升使用者Word字處理軟件的使用水平。

關鍵詞：樣式;長文檔;表格;頁面設置;題注

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）10-0090-02

Word字處理軟件是文檔編輯中使用最廣泛的一種軟件，以其簡單方便的操作深得用戶的喜愛，幾乎可以說人人都可以使用Word字處理軟件來完成簡單的文檔編輯。但我們發現，大部分用戶在使用Word字處理軟件編輯文檔時，只求編輯完成的文檔在外觀上滿足初始的設想，不關心編輯的方法是否高效，常常進行低效和手動的操作去實現本可以通過高效操作實現的功能。我們常常說Word字處理軟件有著強大的編輯功能，如果不去鉆研Word字處理軟件強大的編輯功能，也只去完成記事本也能完成的功能，那就是對Word字處理軟件資源的浪費。但Word字處理軟件強大的功能十分龐雜，百分百掌握Word字處理軟件的所有功能只有極少數的專業人員能夠達到。但那些常用的強大功能，約占Word字處理軟件功能的60%，只要我們注重策略，都是可以掌握這些功能的，這樣就可以極大地提高Word字處理軟件使用水平，達到專業編輯的程度。

1了解和尊重文檔編輯規范

要想提升Word字處理軟件使用水平，就必須了解和尊重文檔編輯規范。實際上文檔編輯的歷史很悠久了，即使在沒有計算機和Word字處理軟件的時代，文檔編輯產業也照常運行，并形成了自己的一套規范，在進入計算機時代后，這套規范在繼承傳統文檔編輯規范的基礎上增加了一些迎合字處理軟件的規范，因此，需要使用者了解并尊重文檔編輯的規范。這套規范的一些基礎知識是一致的，比如可獨立編輯單位，最大的可獨立編輯單位是整篇文檔，可以對整篇文檔進行某種編輯操作;其次是節，一節可能包含多個頁，可以對一節進行某種編輯操作;再其次是頁，然后是段落，句子，行，表格，圖片，對象，最小的可獨立編輯單位是一個字符，注意，空格也是一個字符，所以我們在文檔編輯過程中不能隨意地鍵入空格。其次是頁面設置中的紙張規范，很多使用者首先被眾多的紙張尺寸弄得眼花繚亂，實際上眾多的紙張尺寸是由使用場合和歷史沿革造成的;紙張尺寸規格國際上分A、B、C三種系列，我國歷史沿革分“小開”和“大開”，小開更常用，簡稱開;而我們文檔編輯常用的紙張規格是國際標準和中國歷史沿革的混合物，即開、大開、A、B、C五種系列，五種系列的初始紙張規格分別為1開、大1開、AO、BO、CO，其幅面尺寸分別是787mm×1092mm、850mm×1168mm、841mm×1189mm、1000mm×1414mm、917mm×1297mm，初始紙張沿長度方向對折開成兩等分，分別得到2開、大2開、A1、B1、c1規格，再沿長度方向對折開成兩等分，分別得到4開、大4開、A2、B2、C2規格，以此類推，最小的規格依次為32開、大32開、A8、B8、c8規格;文檔編輯中我們最常用的紙張規格是16開、A3、A4、B3、B4。紙張確定后，使用者還需知道標準公文的規范，這是行業普遍常用的一種頁面設置尺寸規范，也是Word字處理軟件默認的頁面尺寸，其設置的紙張規格A4，上邊距（又稱天頭）37mm，左邊距（又稱訂口）28mm，版心尺寸156mm×225mm，不用設置右邊距和下邊距，右邊距和下邊距是自動填入。最后是錄人內容的規范，長期大量多次重復錄入的內容要定義為自動圖文集，避免錄入錯誤要使用自動更正方式錄入，錄入西文要注意全角和半角的區別，錄人日期和時間要使用插入日期和時間，便于自動更新，插入數字要注意不同類型數字的上限，錄入一般的公式盡量使用域而不是公式編輯器，錄入漢語拼音要使用拼音指南而不是特殊符號或軟鍵盤等，不一一列出。

2杜絕不規范編輯操作

不規范的編輯操作很多，有的不規范操作影響很小，如本該換行卻以回車實現、鍵人空格實現段落的縮進、手動調節表格的行高或列寬，有的卻影響整個文檔，如手工編號多級編號、使用段落格式設置來設定每頁的固定行數、使用格式刷來設置長文檔的格式。很多使用者混淆換行和分段的概念，在文檔編輯中，換行是通過鍵人手動換行符實現的，而分段是通過鍵入回車鍵來實現的，換行實現了插人一個新行，但新行和原來的行仍然處于同一段落中，而分段則是插人一個新段落，同一段的行和行之間可以設置行距，但它們屬于同一段不能設置段間距，這在編輯中國古詩詞中非常重要。濫用空格和回車是另一種很多使用者不規范的操作，在對齊時使用空格來實現對左對齊、居中對齊，在設置行距和段間距時使用回車來實現，這樣會增加文檔中不需要的字符和段落，為后續的整體編輯留下后患。手動錄入圖注、表注、公式題注、參考文獻標識符、目錄等引用內容也是常見的不規范操作，在大量插入引用內容時這種手動輸入引用內容的弊端尤其明顯，會出現牽一發而動全身的尷尬。手動編號也是使用者常見的不規范操作，Word字處理軟件提供了多種多級編號的功能，有阿拉伯數字的，也有中文的，放棄Word字處理軟件提供的功能轉去手工輸入是極其低效的，不但會引起錄入錯誤，還造成修改麻煩。對表格了解的膚淺使得很多使用者手工去調節行高和列寬去適應輸入的文本，嚴重影響表格的美觀和規范。使用者應盡量避開上述的不規范操作，尋求更加規范更加高效的文檔編輯方式。

3以長文檔編輯的規范編輯任何文檔

長文檔的編輯有一套約定的規范，包括多個樣式、多級編號、節、引用、頁眉頁腳、紙張方向、頁面設置的規范，這套規范一開始設置時極其麻煩，但一旦設置好后，后續的內容錄入就是按類型填充，非常方便高效，而且對后續的提取主目錄、表目錄、圖目錄、插入不同頁眉頁腳、插人不同的頁碼、橫豎不同的紙張方向、甚至一起修改某類文本的格式極其高效方便。很多使用者一是缺乏長文檔規范編輯的知識和技能，二是覺得麻煩，不愿短文檔也照長文檔的編輯規范去編輯，這樣必然養成短文檔編輯的習慣。短文檔的編輯是可以湊合成的，即通過不規范、低效的操作來實現。久而久之養成了任何文檔編輯都是湊合成的，從事編輯的時間再長，仍然不能提升自己的Word字處理軟件使用水平。長文檔的編輯規范一定是從多級編號開始，然后設置樣式，然后插入節分頁符，然后任何的題注都是從引用中插人，長文檔編輯是可以修改的，編輯完成后不滿意，只有修改樣式就可修改套用這一樣式的文本。

4以表格編輯的規范編輯任何表格

表格編輯有其固有的規范，主要是盡量使用插人表格而不是繪制表格，設置表格屬性來定位表格在文檔中的位置而不是拖動表格，使用表格屬性來設置表格的大小而不是用鼠標調整表格的尺寸，使用表格屬性來設置表格的行高和列寬而不是使用鼠標來調整行高和列寬。實際使用表格時每一行的行高都可能不同，在表格屬性的行選項卡里，我們可以輸入第一行的行高，然后單擊下一行按鈕，又可以輸入第2行的行高值了，依次類推，可以方便地設置不同的行高;在表格屬性的列選項卡里，我們可以輸入第一列的列寬，然后單擊下一列按鈕，又可以類似地設置不同的列寬。表格在使用時每個單元格都有一個默認左右邊距，均為0.19厘米，這在表格單元格寬度相對于容納的文本較大時比較美觀，但如果文本內容較多，需要單元格緊密容納這些文本時，由于0.19厘米邊距的原因造成單元格自動換行容納，失去了原有的部署，很多使用者不知道去設置選項按鈕，而是去調整行高或列寬去適應，正確的操作是單擊表格屬性對話框中的表格選項卡，單擊選項按鈕，在表格選項框中，有單元格內部的上下左右4個邊距的設置，均設置為0厘米，然后勾選“自動重凋尺寸以適應內容”復選框，確定后即可，確定后整個表格的每個單元格的邊距都為0，可以很緊密地容納各自的文本內容，而且這種設置在拆分單元格是必須的，因為如果不將單元格的邊距設為0，則拆分此單元格時拆分后的單元格會溢出邊界。在高行數表格中，表格的行數高達幾十上百行，跨多頁，這樣造成從第2頁開始，沒有標題行，不知道各列的對應關系，錯誤的操作往往是在沒有標題行的頁中輸人一個標題行，使得每頁都有標題行，但這樣憑空多出了幾個實際的標題行，并不是表格本身需要的，一旦中間增刪行，則所有添加的標題行都不再是標題行，正確的操作是選中表格第一頁的標題行，標題行不一定是一行，可以是復雜的標題行，包括斜線表頭，選中標題行后單擊表格標題行重復命令即可實現。

5結束語

上述策略是作者多年從事文檔編輯的感受，而且作者也意識到很多本科高校的大學生Word字處理軟件的使用水平普遍不高，因此，從2016開始，作者在其教授的《大學計算機基礎》課程中的字處理軟件內容中，有意識地引入這些策略去授課，通過幾年的實踐，這幾屆大學生字處理軟件的使用水平明顯提高，可以高效地編輯課程設計文檔和畢業論文文檔等復雜的長文檔。