紙質檔案整理存放中的問題及對策

王薇薇

摘 要：檔案是人們在各類生產生活過程中形成的歷史記錄，檔案無論對于社會組織還是個人都有重要的價值。檔案主要包括紙質檔案、音像檔案、電子檔案和實物檔案四種載體形式，紙質檔案是較為傳統的檔案形式，受檔案特點影響，紙質檔案在管理存放中存在的問題，影響到紙質檔案管理質量。本文將對紙質檔案整理存放中問題進行探究，并提出紙質檔案管理問題解決對策，希望能夠為相關工作提供參考。

關鍵詞：紙質檔案;管理存放;問題;對策

紙質檔案是較為傳統的檔案形式。紙質檔案具有真實性和安全性強，能夠完整實現檔案憑證功能，具有較強的憑證效力和法律效力。因此，在當前檔案數字化管理時代依然具有較高的利用價值，在檔案館藏中，占有重要的主導地位。

一、檔案主要載體形式

（一）紙質檔案

紙質檔案是較為傳統和最為常見的檔案管理形式。紙質檔案包括的內容較為廣泛，大到國家紅頭文件，小到私人信件、文稿都可以被視為紙質檔案。紙質檔案的突出優點在于它很難進行無痕修改，紙質檔案內容具有較高的可信度，體現出紙質檔案的真實性。

（二）音像和數字化檔案

音像檔案通常被稱為視聽檔案，包括照片、唱片、錄像單和錄音帶等。數字化檔案則是近年來出現的比較先進的檔案管理形式，是基于計算機技術快速發展的基礎上形成的，數字化檔案管理中，利用數字化設備對檔案內容進行閱讀和處理，并且能夠通過數據信息形式在網絡中傳輸，讓檔案管理更加便捷。

二、紙質檔案整理存放中的問題

（一）歸檔中存在的問題

1.保管期限問題

紙質檔案從保管期限劃分上包括永久保存、長期保存和短期保存。其中長期保存的檔案通常是國家建設或歷史研究具有重要利用價值的檔案，保存的期限為50年以上;長期保存界定在15-50年之間，這些紙質檔案大多是社會組織或機關單位形成的人事管理、數據統計等一般性文件;短期保管的紙質檔案大多為下級機關報送的一般性文件或社會組織和機關單位一般事務性資料，保存的年限為15年以內。隨著社會不斷發展，社會各界對檔案管理要求也在不斷提高，紙質檔案的歸檔范圍和保管期限是否能夠符合當前社會發展需求，將關系到紙質檔案的完整性[1]。

2.歸檔人員素質問題

檔案是一種具有較高價值的信息資源，許多檔案信息關系到國家建設或社會組織的長期發展。因此，檔案管理對檔案歸檔工作人員綜合素質要求較高。歸檔人員需要具備較高的政治素質，具備良好的職業道德和組織性、紀律性，同時還需要歸檔人員具備較高的敬業精神和業務能力，這樣才能確保歸檔的準確性和規范性。然而，近年來，隨著科學技術不斷發展，檔案管理逐漸向著數字化方向發展，紙質檔案管理人才培養存在不足，管理人員隊伍年齡結構普遍偏大，缺乏新生力量的注入。

（二）保管中存在的問題

目前，許多社會組織對檔案管理缺乏重視。一方面，在檔案管理基礎設施建設中缺乏資金投入，一些檔案館基礎條件無法滿足紙質檔案保管條件。防火、防蟲、防潮等措施不夠完善。而紙質檔案的保管中，環境因素影響比較大。在惡劣的環境下，紙質檔案很容易出現紙張老化、字跡擴散以及遭到蟲蛀、鼠啃等情況;由于檔案管理基礎設施老化，防火條件有限，增加了紙質檔案保管風險。另一方面，由于缺乏對紙質檔案管理的重視，檔案管理人員收入偏低，檔案管理人才流失嚴重，降低了紙質檔案保管質量。

（三）利用中存在的問題

近年來，隨著社會不斷發展，檔案利用頻率不斷提高，不僅增大了檔案管理人員工作量，一些檔案被多次借閱后，經過傳遞和復制，提高了檔案損壞的幾率。檔案借閱過程中，檔案遺失情況也時有發生，有些檔案被用戶借閱后，出現超期歸還情況，在脫離有效的管理情況下，增加了檔案損壞和遺失風險，提高了管理難度。

（四）數字化存在的問題

科技的發展讓數字化檔案成為未來檔案管理的主要方向。但是紙質檔案向數字化檔案轉化的過程中，往往受到計算機硬件設施和工作人員技術能力的限制，出現檔案字跡模糊、掃描效果不佳等情況，影響到檔案的完整性，一些長期保存的紙質檔案，由于紙張老化嚴重，損壞部分無法正常修復，無法通過掃描形成數字化檔案[2]。

三、紙質檔案整理存放問題的解決對策

（一）加強檔案管理相關制度建設

紙質檔案歸檔中，歸檔范圍和保管期限是歸檔中重要考量指標，決定了檔案能夠獲得長效利用。目前采用的歸檔范圍和保存期限是基于原有的社會環境和經濟發展狀態下而制定的，符合以往的時代需求。但是，社會發展到今天，大數據和信息時代的來臨，社會各界對檔案信息的利用率更高，需求量更大，以往制定的檔案管理制度已經無法滿足信息時代下用戶的需求。

（二）加強檔案管理投入

檔案的數字化管理在很大程度上緩解了紙質檔案管理的壓力，但是，目前紙質檔案管理還不容忽視。尤其對于一些長期保管、具有珍貴歷史價值的檔案，需要加大管理力度。一方面，檔案管理機構需要加大紙質檔案管理基礎設施和配套設施的資金投入，對原有的檔案保管環境進行修建或改善，降低環境給紙質檔案帶來的安全風險;另一方面，要加大檔案管理人員培養力度，吸納一些德才兼備，具有紙質檔案和數值化檔案管理能力復合型人才，提高檔案管理隊伍整體素質。

（三）強化紙質檔案原件保護意識

要提升紙質檔案管理質量，需要加強檔案的監管，完善檔案利用相關制度，對于檔案原件，需要結合檔案具體情況制定借閱細則，明確管理人員責任和用戶借閱權限，明確用戶借閱權利和義務。

（四）加快紙質檔案數字化工作進程

紙質檔案向數字化檔案轉化的進程需要不斷加快，做好紙質檔案轉化整體規劃，確定優先轉化的檔案范圍，制定完善的轉化計劃，合理安排損壞紙質檔案的修復與檔案數字轉化流程，降低紙質檔案在數字化轉化過程中損壞幾率，從而提高紙質檔案真實性和完整性。

結束語

紙質檔案是社會發展過程中積累下來的寶貴資料，在信息化時代，紙質檔案管理依然不容忽視，需要結合時代發展需求，完善相關管理制度，壯大管理隊伍，完善管理設施，提高管理意識，只有這樣才能夠讓紙質檔案得到有效管理，確保紙質檔案自身價值。

參考文獻

[1]童莊慧，孟娜，徐凡媛.紙質檔案數字化工作中存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2019，556（02）：50-52.

[2]崔瑩.機關檔案室文書檔案整理中存在的問題及對策[J].卷宗，2017（22）