分析事業單位財務檔案管理工作中存在的問題及改進措施

譚聯群

摘 要：檔案是記載事業單位各類信息的重要文件，是事業單位進行管理工作必需的工具。資金的流動狀況事關事業單位的生存發展，所以財務管理工作應該得到重視，而詳細記載事業單位資金流動信息的財務檔案更是財務管理工作的重中之重，財務檔案管理工作的質量甚至關系到事業單位的生死存亡?；诖?，本文將結合實際情況，指出當前很多事業單位在進行財務管理工作中存在的問題，并提出改進事業單位財務檔案管理工作的具體方法措施。

關鍵詞：事業單位;財務檔案管理;管理規定完善

財務檔案記載的內容主要包括事業單位的資金使用計劃、資金流動詳細情況等等，財務管理工作的主要內容就是要確定檔案的真實性和準確性，并進行妥善的保存。財務檔案中記載的內容有很多屬于重要機密，所以必須要保證檔案的完整性和機密性。如果檔案管理工作沒有做好，就有可能導致檔案的遺失、破損、泄露問題，無論發生哪個問題，對于事業單位來說都是有可能會影響單位發展甚至生存的，所以事業單位必須要重視財務檔案管理工作。

1 當前事業單位在進行財務檔案管理工作時存在的問題

1.1 對財務檔案管理工作的重要性認知不足

財務管理工作的主要內容就是財務檔案管理工作，由此可以看出財務登記管理工作對于事業單位發展重要性。對于事業單位來說，想要在市場競爭壓力日漸增大的現下脫穎而出，做好財務的管理工作是必須的，而且財務檔案管理工作的質量對事業單位發展的影響還會繼續增加，如果不重視財務檔案管理工作，那必定會對事業單位的發展造成影響。但是就目前看來，多數事業單位對財務檔案管理工作重要性的認知不足，很多事業單位的全體工作人員對于財務檔案管理工作的認知還停留在比較落后的階段，財務檔案管理工作還依舊停留在簡單的保管檔案，需要時調出檔案的階段，這種財務檔案管理方式顯然已經跟不上時代的發展。

1.2 缺乏科學完善的財務檔案管理規定

任何工作的開展都需要有相應的管理規定作為執行依據，財務檔案管理工作也不例外?？茖W完善的管理規定是推動財務檔案管理工作有序高效開展的前提條件。但是，具備科學完善的財務檔案管理規定的事業單位少之又少，多數事業單位的財務檔案管理規定僅僅只有一個框架，一些詳細的規定，例如財務檔案管理工作應該如何開展，每個職位需要完成什么樣的任務等都沒有明確的規定，這就導致財務檔案管理人員在開展工作時，不知道應該如何開展，出現問題也不知道應該找誰負責等多種問題。這些問題的存在嚴重影響了財務檔案管理工作的工作效率與工作質量。

1.3 檔案保存條件落后，沒有專業的財務檔案管理人員

多數事業單位對財務檔案管理工作的重視程度不足，既然不重視，那么在財務檔案管理這方面投入的資金與精力自然也就少了。很多事業單位保管財務檔案的地方又小又窄又潮濕，也沒有什么防火防蟲措施，更別說采用現代信息技術進行檔案信息的錄入和管理了。至于財務檔案的管理人員多數也處于專業知識技能不過關的階段，有些可能還是兼職工作，在這樣的條件下又如何能夠做好財務檔案管理工作呢。

2 改進事業單位財務檔案管理工作的具體方法措施

2.1 建立科學完善的財務檔案管理規定

完善財務檔案管理規定是改進事業單位財務檔案管理工作的第一步，一個完善的財務檔案管理規定應該包含財務檔案的分類標準、如何整理財務檔案，各項檔案的有效期限、到期后的檔案應該如何處理、各職位需要負責的工作任務等多項內容?！稒n案法》的出臺為事業單位財務檔案管理規定的制定也提供了有效的幫助。事業單位可以參照自身的具體情況、《檔案法》中的具體規定以及當前較為先進的財務檔案管理辦法來制定一套適合事業單位發展的財務管理規定。需要注意的是，財務檔案管理規定的制定工作并不是一次性的，這是需要根據市場與事業單位自身情況的變化而不斷變化的，只有這樣才能保證事業單位財務檔案管理工作進行的科學性。

2.2 更新財務檔案管理設備，推進財務檔案管理工作的信息化

很多事業單位存放財務檔案的地方條件非常簡陋，也沒有做任何的防潮、防火、防蟲措施，這樣時間一長，財務檔案必定會受損。所以必須要做好財務檔案的保存工作，及時更新財務檔案的管理設備，除了要做好基本的防火、防蟲、防潮措施之外，還要保證檔案存放的機密性，防止檔案材料的泄露。除此之外，信息技術的發展也為事業單位財務檔案管理工作的開展提供了新的方法。事業單位財務檔案整理是一項非常復雜、工作量很大的工作。使用傳統人工錄入的方法既費時間也費精力，效率非常低下。推進財務檔案管理工作的信息化，利用計算機開展財務檔案管理工作可以很好的提升財務檔案信息錄入工作的工作效率，同時還可以節省人力物力以及時間和精力。建立財務檔案信息庫還可以提高財務檔案管理的管理效率與管理質量。

2.3 加強對財務檔案管理人員的培訓

對財務檔案管理人員的培訓，要從以下幾個方面入手：第一，培養財務檔案管理人員的檔案管理意識，使他們能夠正確認識財務檔案管理工作，明確知道財務檔案管理工作對于事業單位發展的重要性，培養他們積極熱情的工作態度。第二，提高財務檔案管理人員的財務檔案管理工作水平，其中包括兩點，一是要加強財務檔案管理人員對財務檔案管理相關知識技能的學習，確保財務檔案管理工作不會出現低級錯誤。二是要提高財務檔案管理人員的計算機使用水平，方便財務檔案管理工作信息化的推行。

3 結語

財務檔案管理工作是事業單位財務管理工作的重中之重，對事業單位的發展乃至生存都有著重大的影響，做好財務檔案管理工作可以保證事業單位更加長遠的發展。但是就目前來看，多數事業單位在財務檔案管理工作方面都存在著或多或少的問題，比如設備不夠先進、沒有相關人才、沒有完善的財務檔案管理規定等等，用以幫助事業單位更加長遠的發展。

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