大數據時代對人事檔案創新管理的影響及優化

宋麗俐

內容摘要 在大數據時代，很多先進技術已融入各個行業的發展中，人事檔案管理是現代企業管理的關鍵，實際工作中仍存在一系列問題。數字化人事檔案管理與傳統的紙質人事檔案形態有所不同，管理人員需要按照國家技術標準，引進大數據技術，實現傳統紙質檔案管理向數字化檔案管理的轉變，為檔案管理部門獲取全面的人事檔案材料提供支持，實現檔案信息資源的共享。文章主要分析了大數據時代對人事檔案創新管理的影響及優化。

關鍵詞 大數據時代 人事檔案創新管理 影響 優化

1 引言

在現代化社會的發展中，勞動用工制度在不斷改變，人事檔案是人才信息的重要來源，為企事業單位合理用工提供了支持。在大數據時代，市場制度發生了很大改革，現代人事檔案管理工作問題日益顯現出來，為人事檔案管理工作帶來了很大影響，相關管理部門必須予以重視?；诖?，文章介紹了大數據時代人事檔案創新管理的優勢，分析了大數據時代對人事檔案創新管理的影響，總結了大數據時代人事檔案創新管理的優化措施。

2 大數據時代人事檔案創新管理的優勢

2.1 安全集中

在各個行業的發展中，管理人員需要針對人事檔案進行永久保存，這就突出了人事檔案的長久性特點，而傳統的紙質檔案管理借用比較頻繁，極易帶來損壞、丟失等問題。對此，管理人員可以實行數字化檔案管理方式，這種方式可以永久保存檔案資料，但需要做好備份工作，突出檔案資料的共享性，實現檔案的充分利用[1]。與傳統紙質人事檔案管理形式相比，數字化檔案管理具有集約性特點，存儲介質可以從紙張轉變成光盤、硬盤等，其體積小、容量大，能節省更多的存儲空間。

2.2 節約高效

在現代化社會的發展中，大數據技術在檔案管理中得到了有效應用，傳統紙質檔案中的文件信息發生了很大變化，逐漸成為數字化信息，節省了更多的存儲成本和空間，實現了“無紙化辦公”的目標，為快速訪問工作的實施提供了支持。在實際檔案管理工作中，人事檔案管理模式是相對封閉的，需要投入大量的人力資源作為支持，這就使管理工作難度、復雜性有所增加。而數字化檔案管理模式的應用，主要是利用電腦進行檢索，為人事檔案管理工作的高效性、準確性提供了支持。

2.3 實時更新

在過去人事檔案管理過程中，資料收集、加工、整理、入庫、存檔全過程都需要大量人力資源作為支持，涉及多方面內容，引發了一系列信息過時的問題，無法實現檔案材料的充分利用。在大數據時代，人事檔案管理工作在不斷更新，可以及時地更新檔案信息，提高了檔案材料使用的高效性、準確性。

2.4 管理規范

傳統的文件信息對象是將紙張作為載體，而數字化文件管理對其進行了優化，逐漸轉變成了機器可讀文件存儲，改變了檔案查閱過程中抽取、撤換、涂改等問題，確保了檔案管理的規范性、真實性，將靜態檔案管理轉變成了動態檔案管理，為人事檔案管理創新提供了支持。

3 大數據時代對人事檔案創新管理的影響

3.1 管理模式變革

在傳統的人事檔案管理過程中，普遍由管理人員根據自身的經驗進行，不注重檔案管理的科學性、全面性。而大數據時代的人事檔案系統與傳統的檔案管理模式有所不同，傳統管理模式的管理流程不夠標準，以互聯網技術為基礎建立的檔案管理系統，需要建立標準的管理模式，這就對管理人員的專業性提出了更加嚴格的要求，管理人員需要掌握互聯網信息技術，這樣才能夠快速適應檔案管理的工作流程。

3.2 管理難度增加

在新時期的發展中，互聯網信息技術給傳統檔案帶來了的很大沖擊，使信息管理呈現出標準化特點，檔案自身也屬于信息，但其具有差異性、動態性特點。在大數據時代，檔案數據在不斷增加，為檔案管理帶來了很大難度，而檔案管理系統的完善，使記錄、變檔、分類、歸檔、查閱和修改等各項工作更加便利，但無法確保網絡數據的保密性，極易出現檔案信息泄露風險，在檔案信息未及時備份的情況下，會出現嚴重的檔案遺失問題。

3.3 管理意識有待更新

基于大數據技術建立的檔案管理系統需要響應的管理體系作為支持，這就對管理人員的專業性提出了更加嚴格的要求，但很多檔案管理人員的意識還有待更新，無法明確檔案管理系統的管理流程，其檔案管理責任意識薄弱，給檔案管理工作的實施帶來了很大難度[2]。

4 大數據時代人事檔案創新管理的優化措施

4.1 創新人事檔案管理觀念

現階段，很多社會因素制約著人的行為，如社會輿論、社會監督、道德等都對人進行著監管，但仍需要合理的規則進行約束，這就需要針對人的檔案進行有效管理。目前，傳統的人事檔案管理模式已無法滿足新時期的發展需求，人事檔案管理人員需要樹立現代化管理理念，引進新型管理方法，合理地應用大數據技術，貫徹以人為本的理念，將人的發展作為目標，提高人事檔案管理的整體水平。

4.2 確保人事檔案資料信息的真實性

在人事檔案管理工作中，管理人員需要提高自身的責任感，避免因疏忽出現檔案資料、檔案信息錯誤的問題。在傳遞檔案信息的過程中，檔案管理人員需要提前做好備份，定期核對檔案信息資料，確保檔案信息的真實性，且在購買、定制系統軟件的過程中，盡量選擇安全系數高、防御功能強的安全保護軟件，避免出現網絡攻擊、中病毒的問題，確保檔案信息的真實性、安全性。同時，檔案管理部門需要建立數字化人事檔案管理制度，管理人員需要樹立保密意識，提高自身的業務素質，在利用、傳遞和保密過程中嚴格按照紙質檔案要求進行管理。在大數據時代，檔案管理數字化是社會發展的必然趨勢，人事檔案管理、存儲和利用方式在不斷改革和創新，數字化人事檔案管理面臨著新優勢、新需求和新矛盾，企業需要建立完善的人事檔案管理系統，規范數字化檔案管理工作流程，提升檔案管理人員的服務水平和綜合素質，實現人事檔案管理工作的數字化、自動化、網絡化趨勢。

4.3 加強人事檔案管理隊伍建設

在人事檔案管理工作中，需要高學歷、高素質的復合型人才作為支持，掌握計算機操作、網絡等新技術的操作方法和專業知識，熟練掌握崗位環節，提高管理人員的業務技能。同時，檔案管理人員需要不斷提升自身的職業道德素養，提高自身的使命感、責任感和事業心，提供優質的檔案管理服務。除此之外，企事業單位需要強化管理人員培養力度，定期開展業務知識培訓工作，注重檔案管理人員配置、工資待遇等福利工作，建立高素質的人事檔案管理隊伍。

4.4 構建人事檔案管理制度

目前，很多大數據技術為人事檔案創新管理提供了技術支持，管理部門需要建立完善的檔案管理信息系統，將其作為人事檔案管理工作的重點，還需要充分發揮出信息技術的作用。第一，實行無紙化檔案操作管理模式。與傳統的檔案管理工作有所不同，大數據時代的管理創新主要是針對原有的紙質檔案進行優化，利用電子掃描技術，將人事檔案更新到數字信息數據庫中，實現檔案無紙化操作管理的目標。第二，大數據技術在人事檔案管理中發揮著重要作用，使人事檔案呈現出網絡化、自動化特點，改善了傳統的檔案借閱、檢索等各項功能，通過優化檢索功能，提高了人事檔案管理工作的整體效率。

4.5 提高人事檔案管理的服務水平

在新時期的快速發展中，檔案管理部門需要深入分析使用人員的各項要求，針對使用者的查詢行為進行全面、系統的數據分析，將數據結果作為檔案管理服務優化的依據，提高用戶對人事檔案管理工作的滿意度[3]。除此之外，人身檔案管理部門可以建立專業的檔案信息網絡服務平臺，這樣使用人員可以以注冊登錄方式，快速進入檔案信息網絡服務平臺中，以獲取自己所需的各項檔案信息，實現電子檔案信息的充分利用，在確保各項信息安全性的基礎上，檔案信息網絡服務平臺開放更多權限，為查檔、利用提供便利。

5 結語

綜上所述，人事檔案管理工作具有一定的系統性，相關部門必須認識到大數據時代人事檔案管理工作的重要性，加大資金投入力度，強化人事檔案管理人員專業知識、電子信息化培訓，提高人事檔案管理人員的綜合素質，建立專業、高素質的管理隊伍，有效地實施人事檔案管理工作，實現人事檔案管理事業的持續、穩定發展。

【參考文獻】

[1]董莉清，韓海濤.大數據對人事檔案的影響[J].蘭臺世界，2016（3）：18-20.

[2]張瑤.人事檔案創新管理研究[J].中國多媒體與網絡教學學報（中旬刊），2018（8）：34-36.

[3]武曉燕.淺析檔案在人力資源管理中的作用[J].辦公室業務，2020（4）：164+166.