信息化對高校檔案管理影響探討與策略分析

摘 要：本文主要根據時代發展要求，著力構建高校檔案信息管理應用新模式，結合當下高校檔案管理現狀，從頂層設計力度不夠、硬件配置不足、軟件開發欠缺、檔案管理制度不完善、檔案人員不適應、合理應用信息化系統等幾方面進行深入探索與研究，其目的在于做好高校檔案信息化建設，提升檔案管理效率和利用率，更好的為高校日常教學研究工作和社會建設服務。

關鍵詞：高校檔案管理;信息化;系統

隨著互聯網的快速發展，計算機已經走進了千家萬戶，網絡信息技術也得到了迅猛的進步，各種形式的數據和信息出現在生活的各個角落，信息和數據的理念在大家的思想中生根發芽，信息技術也開始在社會中普及，對各行各業產生了巨大的影響，人們的生活進入了信息化時代。

高校作為教育體系的核心系統之一[1]，是科學進步發展的先鋒軍，隨著社會發展和信息技術的快速變革，高校的教務、科研、人事、資產、圖書、學生等檔案數據不斷產生，并且在以幾何級數增長。其中，檔案管理是高校管理的重要組成部分。為確保高校檔案工作與信息化社會的發展相契合，需要運用信息技術和管理模式對傳統的檔案管理方法進行科學合理的更新，使信息技術廣泛應用于學校的檔案管理工作中，實現檔案管理的現代化、自動化、信息化建設，提升檔案信息的服務型和可利用性，為檔案工作的開展注入新的生機和活力，不斷增強學校的核心競爭力。

1 高校檔案管理現狀

1.1 重視程度不足

目前，我國高等學校的重點任務是教學和科學研究，各項工作的運行也都是以教學和科研為中心，很多領導對學校檔案管理工作的重要性沒有一個準確的認識，從而導致高校的檔案管理投入不足，管理建設不夠，現代化程度不夠，無法完成為學校發展、建設提供分析數據和決策依據的任務。

1.2 檔案管理人員素質不高

現階段，隨著檔案數據的高速增長，各高校專職管理檔案的人員與存檔的檔案數量不匹配，檔案管理人員數量明顯不足，臨時調用兼職人員從事檔案管理工作。許多檔案管理人員缺乏相關的專業知識，對于檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔、保管和資料利用等工作沒有明確的認識，甚至不能順利完成檔案日常管理工作，很難完全發揮出檔案資料的實際價值，無法適應檔案信息化建設的要求。

1.3 檔案管理制度不完善

目前，一些高校的檔案管理工作沒有跟隨社會的步伐向前發展，不注重學校檔案管理制度的更新，還依靠傳統的紙質資料進行基礎的檔案管理工作，各類檔案信息收集不全面，信息時效性差，更新速度慢，造成檔案信息的時效性和利用率大幅度降低，使得檔案管理工作不能跟隨時代的潮流發展，不能發揮出檔案信息管理工作應有的價值。因此，加深了很多領導和工作人員對檔案管理工作的誤解，更加難以認識到檔案工作的重要性，對檔案管理的建設工作不理解、不支持、不投入、不參與，使得學校難以形成一個先進、完備的檔案管理體系。

2 高校檔案信息化建設分析

高校作為我國人才培養的搖籃，其檔案信息包括教學檔案、科學研究檔案、學生檔案、后勤檔案、資產檔案、行政檔案等許多個方面。檔案管理工作信息化就是制定相應的檔案標準管理制度，由各學院、各部門綜合收集整理原始檔案數據，并通過各類專業檔案人員對檔案進行信息化管理，將后續工作按照科學的流程進行處理，在保證準確性的前提下對數據信息進行分析和歸檔，并且設置多種搜索、統計、分析方式，提高檔案信息的讀取和利用速度，更好更快的為學校的教學、科研工作以及學校的發展服務。

為適應時代的發展，檔案管理工作不僅需要信息化，還需要在各個層面對信息化建設的水平進行不斷的完善，從管理意識、軟硬件建設、管理制度、專業人才培養等多角度綜合推動學校檔案信息化建設工作的開展，助力學校教學科研工作的進步。

2.1 提高檔案管理信息化意識

如今，信息網絡快速發展，促使社會進入信息化時代，并且高校的發展和人們信息意識的凸顯對檔案信息的需求開始呈現出了個性化、層次化、時效性、多樣化等特點，檔案管理工作也應進行相應的改變。要根據形勢發展調整檔案管理的工作理念，利用新媒體、新技術、新典型，在高校內部加大對信息化的發展、利用和作用進行宣傳，讓學校領導加大對新形勢下檔案信息化管理工作的重視程度，確保檔案信息化建設工作的順利進行。

2.2 建立檔案信息化管理方式

信息化時代的檔案管理工作是按流程進行的。各學院、各部門的檔案是整個學校檔案資源的基礎，內容豐富，按流程進行的管理過程，首先要信息的采集上進行標準規劃，對各學院、各部門的檔案工作人員進行科學的指導和培訓，在源頭上確保檔案信息化管理的標準性和準確性;其次要制定一個統一的檔案信息管理標準，應用于資料的整理、傳輸、標識、歸檔、查詢及利用等各個環節。高校的檔案信息化建設要從各單位的角度進行設計，從檔案信息管理意識、組織構架、管理方式、軟硬件設施、人員素質等多個方面推進信息化建設，從而實現對數據的綜合處理，運用電子設備和信息技術將文字、聲音、圖片、視頻等檔案信息按照分類進行整理，動態管理檔案信息，有利于檔案信息的再次加工、傳播和利用，提高檔案管理工作的時效性和利用率。

2.3 加強檔案管理人才隊伍建設

傳統的高校檔案管理人員缺少信息化管理的意識和信息綜合處理的能力，要不斷優化整個檔案管理人員隊伍。建立一支高素質的檔案管理工作團隊就要堅持道德與職業素養并重的原則[2]。首先要從工作人員的專業技術水平和培養責任意識入手，利用高校自身的科學技術和師資力量對相關人員進行培訓，加強計算機、網絡常用技術和數據分析與處理方法等知識的學習，明確工作目標，建設一支滿足檔案信息化建設要求的管理工作人員隊伍。其次，要積極主動學習，努力吸收信息化發展成果，加強同其他單位同行的交流合作，借鑒其檔案管理工作的優點，提高檔案管理工作隊伍的管理水平。

2.4 增加檔案信息化基礎建設

檔案工作信息化需要將紙質檔案轉化成電子信息檔案，需要加大基礎建設的投入，購置信息化檔案管理工作所需要的電子信息設備，定期維護并更新相關的設備，打造檔案信息化建設的基礎，提高學校檔案信息的管理效率。

3 檔案信息化建設的建議

3.1 加強頂層設計，做好統籌協調

檔案信息化建設是一個系統的工程，需要校領導主持此項工作，從學校層面進行頂層設計、整體規劃，加大資金投入，成立專門的信息化建設機構負責檔案信息化建設工作，建設信息收集、傳輸、整理的平臺，聯系、溝通各學院、各部門工作，將各個單位的信息系統聯合起來，形成有效的管理體系，實現檔案信息化建設的目標。以青島大學為例，一名副校長專門分管信息化工作，成立智慧校園與信息化建設中心，構建學校信息化組織，負責統籌規劃全校的信息化建設工作;建設了智慧校園的信息化平臺，將教務、學生、研究生、人事、財務、資產等信息單位聯系起來，促進了學校內部檔案信息共享。

3.2 打造防護鐵網，維護信息安全

檔案信息的安全傳輸、存儲和利用是高校檔案信息化的前提條件。伴隨著計算機網絡的普及，數據傳輸的速度一再加快，數據安全問題也變得越發敏感[3]。一方面要規范電子設備的管理和使用，從源頭做好信息的保密工作;另一方面要對檔案信息化工作人員進行保密教育，加強保密意識;第三方面要加強檔案信息系統的網絡防護工作，互聯網本身存在著風險，需要采用最新的安全防護軟件，及時更新維護信息化系統，防止出現信息泄露事件。

3.3 拓寬信息化范疇，增強社會服務功能

傳統的檔案服務僅僅是面向高校內部各項工作，數據很少走出校門，但是，隨著信息化社會的發展，高校的教師、學生的個人身份信息通過網絡連接到社會，也就不再僅僅是學校的人員，同時也是社會各項活動的參與者。比如，教師、學生在網絡上的購物情況、社會活動等等。因此，我們需要開闊眼光，在不損害學校利益的前提下，整理使用教師、學生在社會上產生的各種檔案信息，打破固有思維方式，擴寬檔案信息工作服務對象，積極參與社會服務工作。

總之，信息技術的不斷發展推動檔案管理發生變化，為高校的檔案管理工作指明新的發展方向。我們要做好高校檔案信息化建設，實現檔案管理工作的信息化、智能化，提升檔案管理效率和利用率，更好的為高校日常教學研究工作和社會建設服務。

參考文獻

[1]于陽.高校綜合檔案管理現代化建設探析[J].廣西教育學院學報，2019，5：175-178.

[2]孟新娟.大數據時代高職院校檔案管理的優化策略分析[J].傳媒論壇，2019，2（21）：147-148.

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[5]張子義.論提高辦公室文件檔案管理工作質量的有效對策[J].卷宗，2019（34）：34.

[6]張子義.對加強事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].商情，2020（03）：187.

作者簡介

崔偉，男，漢族，山東高密人，副研究館員，研究方向：檔案管理。