電子檔案與紙質檔案集成化管理分析

包淑琴

摘 要：隨著電子信息技術的發展，檔案出現了新的存儲形式——電子檔案。電子檔案和紙質檔案作為兩種不同形式的載體，各有優勢，是現代檔案存儲的重要組成部分。為了實現我國現代化發展，需要對這兩種形式的檔案資源進行集成化的管理。建立集成化管理系統能夠充分發揮出電子檔案和紙質檔案的共同作用，保存真實、全面的檔案信息。完整的檔案管理系統提供了多元化的信息資源，能夠滿足當代用戶對于檔案信息的需求，為用戶提供一體化的信息檢索服務。本文根據檔案信息資源的實際情況，提出了對電子檔案與紙質檔案集成化管理的一些建議。

關鍵詞：電子檔案;紙質檔案;集成化管理;信息檢索

科學技術的發展，使得檔案的生成方式和存儲載體出現了改變?，F代社會的檔案存儲分為紙質檔案和電子檔案兩種形式，電子檔案的生成正是應用了計算機信息技術。為實現檔案信息資源的全面檢索，最大程度優化信息查詢與校對，需要建立電子檔案和紙質檔案的集成化管理。而建立混合文件形式的檔案管理系統離不開先進的計算機技術和電子技術的支持。

1.電子檔案和紙質檔案的共存性

紙質檔案是最原始的檔案存儲形式，電子檔案是信息技術在檔案存儲中的應用，它們只是兩種不同的檔案記錄方式，不存在誰替代誰的問題。作為兩種不同的檔案記錄載體，紙質和電子各有優缺點。

紙質檔案記錄了特定時期的真實歷史，為人類保留著歷史發展的重要記錄和證據。它記載的信息兼具真實性和巨大的歷史價值。而電子檔案蘊含了先進的科學技術，具有現代化理念，展示了更豐富信息，記錄形式多樣。就像電子書和紙質書一樣，只是兩種不同的文字信息展示形式，會出現此消彼長的現象，但哪個也不會被完全取代。

2.檔案管理的現狀

2.1檔案管理的標準不統一

由于歷史原因，各類文件資料的歸檔細則不能兼容，檔案自動化管理也還沒有統一的規范，很難完成檔案信息的校對和整理工作。越來越多的文件歸檔是以磁盤存儲的電子形式，目前的資料整理、分類方法以及管理標準已經不能適應檔案的管理了。

2.2檔案管理軟件缺乏兼容性

檔案部門使用的軟件大多由不同單位研發，不具備信息移植和共通性，又沒有一個能夠同時進行資料檢索和檔案管理的軟件管理系統，不能便捷有效的完成檔案管理工作。無法利用計算機快捷的完成檔案信息的編輯整理，大大的制約了檔案信息的自動化、電子化進程。

3.檔案管理集成化

電子檔案從文件的建立、修改到最終的歸檔都運作在計算機里面，檔案也就自然以機讀的形式存在著。廣大用戶檢索信息是主要是查看信息內容，而由于電子檔案更多的是以機讀形式的磁盤來存儲的，這就給檢索帶來的很大的困難。為了給信息檢索者提供完善的信息搜索功能，檔案工作者必須通過一個統一的系統將不同機讀形式的信息正確、完整的提供出來。

對于檔案管理模式的創新是必然的，集成化管理正是未解決這一問題。對集成化的研究，也是為了對多種形式的檔案信息進行充分利用，為用戶提供集成化的服務，讓用戶可以查詢到更豐富的檔案信息資源。

3.1建立混合文件管理系統

混合文件管理系統就是能夠同時存儲多種格式的文件系統。要進行集成化的管理就需要在混合文件管理系統中建立電子文件夾和非電子文件夾，分別存儲電子檔案和紙質檔案。并且需要提前在系統的數據庫中對載體進行詳細的標注說明。對同一份內容的不同存儲載體在混合系統中應當使用統一的檔案號和標號，確保系統的正確識別和分類。

混合文件管理系統具有不同載體的檔案文件上傳、保存、修改、借閱和到期自動銷毀等檔案管理的功能。系統應該制定統一的分類標準，保證內部文件的共存、區分，使文件內的各個元素保持緊密的聯系。

3.2網絡化歸檔

集成化管理需要建立管理系統和業務系統的標準接口，實現電子檔案和紙質檔案的網絡化歸檔。網絡化歸檔中應當對相同內容不同載體形式的文件使用相同的檔案編號，為了真正實現檔案的一體化管理，還應該對不同載體形式的檔案使用統一的分類標準。

電子檔案歸檔應該通過計算機動態生成專屬歸檔章，歸檔章包含檔案名稱、文件頁碼、歸檔時間、保管期限、歸檔單位、歸檔人員等信息，這些都由網絡化歸檔智能識別自動填寫。紙質文檔案歸檔時，工作人員則只需要在歸檔章中填入紙質檔案的存放盒號。

網絡化歸檔大部分工作都可以自動完成，只需要簡單的人員操作和信息填寫就可以了，大大提高了檔案集成化管理效率。

另外，對歸檔好的檔案文件應當實行動態化管理，實現從電子文件生成、保存、借閱到銷毀的全過程管理，實時掌控系統的使用和管理情況。

3.3創建檔案綜合服務平臺

檔案綜合服務平臺就是將檔案管理控制和用戶服務控制結合起來，它能夠滿足廣大用戶對于檔案信息資源的多樣化需求。利用檔案存儲載體的不同形式，信息檢索者只需花費很短的時間就可以查閱到電子文件信息和紙質文字資料。

檔案綜合服務平臺包含在線咨詢服務、遠程技術支持、信息遠程查詢等功能，在系統中創建用戶權限管理、用戶信息管理功能，當用戶利用綜合服務平臺進行信息檢索時就可以根據用戶的信息確定用戶可檢閱的文件范圍，并精確劃定用戶檢閱信息的內容區域，實現快速檢閱，提升用戶的檔案信息查閱體驗。

結束語

電子檔案和紙質檔案存在著一定的共性和個性。傳統的檔案管理模式已經無法滿足我國現階段對于各種類型檔案形式的管理需求。集成化的管理就是要逐漸實現電子檔案和紙質檔案的和諧共存，為其安全性和真實性提供了有效的保障。另外集成化管理對用戶查閱信息帶來了極大的便利，提高了整體的服務質量。

參考文獻

[1] 陳永生，蘇煥寧，楊茜茜，侯衡.電子政務系統中的檔案管理：移交進館[J].檔案學研究，2015（06）：27-34.

[2] 徐蔚.論檔案信息化管理中紙質檔案的重要性[J].檔案與建設，2015（10）：28-30.

[3] 陳永生，蘇煥寧，楊茜茜，侯衡.電子政務系統中的檔案管理：安全保障[J].檔案學研究，2015（04）：29-40.