辦公自動化系統在機關單位公文處理工作中的應用

蔡鐳震

摘要：作為機關單位的重要工作內容，公文處理是其機關有效行使職責權利、順利開展相關工作的重要措施，直接關系到機關單位上上下下的內容。因此，無論是領導還是部門工作人員，都需要配合完成公文的處理。加強其辦公自動化系統的應用，能有效提高處理水平與效率。本文通過探索辦公自動化系統處理工作的實際應用，分析其中網絡與計算機的安全防護以及應用該系統處理工作對工作人員的素質要求，以供參考。

關鍵詞：辦公自動化系統;機關單位;公文處理;工作應用

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-01

一、辦公自動化系統處理工作的實際應用

1.高效便捷

利用辦公自動化系統處理公文工作能夠保證上級單位與下級單位直接通過網絡流轉相關公文信息，整個操作界面明了簡單，流轉起來較為方便，負責公文處理的文書工作人員僅需要收發文檔管理，便能夠順利完成公文登記、審批、催辦、擬辦、傳閱等功能，根據機關單位用戶職務上的區別，辦公自動化系統會賦予其不同的權限，在完成公文管理整個環節之后，由文書工作人員統一對內容進行發送，保證公文處理高效快速，避免公文處理出現積壓。以本地區黨政機關工作為例，在辦公自動化軟件中，增加一個公文處理欄目，包括15種公文文種的起草要義、公文排版標準格式、各類公文紅頭格式模版，使機關工作人員在較短的時間內掌握公文起草、公文格式的有關要求，提高公文起草、公文排版一倍以上的效率。

2.清晰明確

從文件起草到最終的文件分發歸檔，整個處理過程非常的嚴謹全面，系統中擁有不同權限的客戶，在工作方面可以操作的方向不同。在發揮辦公自動化系統的作用開始完成公文處理時，可以直接選擇公文起草中文種的各種不同格式直接進入到發文流程，然后根據流程中的指示完成各個環節。每個環節的負責工作人員只需要按照處理意見完成相關內容，便可以直接送往下一步進行處理。每一個環節的處理痕跡都會直接顯示在電子文件上，為后續的處理和修改提供一定依據。

3.一體化管理

在機關單位之中，文件與檔案之間的關系本身較為密切，前者是后者的初始狀態，后者是前者的最終狀態。隨著文書流轉活動逐漸產生文件，這些文件具有一定的分散性和零亂性。因此，為保證后期大量儲存過程中能夠統一化、系統化，應當重視辦公自動化系統的應用，以便于能夠更好地存儲查詢相關文件，省去手工查閱時間，便于發揮檔案的

作用[1]。

二、辦公自動化系統應用中網絡與計算機的安全防護

近些年來，雖然辦公室自動化大力推廣得到了一定的成效，也在基礎部門中建立了內部網絡，保證能夠結合計算機、網絡與應用服務器為基礎建立安全防護體系，但由于該體系仍處于初級發展階段，網絡管理方面還存在較多缺陷，可能會有大量危險因素在內外網上運行。因此，必須將計算機安全防護作為當下辦公室自動化系統應用的重要內容，加強其安全防護力度，保證信息安全。

1.影響安全防護的因素

目前，一些常見的操作系統可能會存在網絡安全漏洞，這些漏洞將會為黑客提供切入系統的機會。未能使用硬件設備科學、準確的分析評估系統安全防護性能的質量，因此，在提出相關安全策略時缺乏可執行性。黑客對整個系統的攻擊超過目前已知的病毒種類，很多攻擊都會直接對整個系統造成致命打擊。計算機內游走的病毒會導致整個系統癱瘓，嚴重破壞系統甚至會盜取程序和數據，導致很多功能無法真正投入到使用之中。

2.設置安全防護的措施

2.1應當對機關單位利用辦公室自動化系統進行操作的人員身份進行有效識別，并同時控制其訪問權限，避免出現非法侵入問題。若出現日志操作行為，則應當記錄當下操作的工作人員信息以及相關的時間內容等，應當使用防非法使用措施完成對于電子印章、數字簽署的保護。

2.2應當引進身份識別技術，保證能夠為機關單位用戶的合法性奠定基礎，當其進入系統進行訪問時，可以利用代表自己個人身份的資料進行驗證，若證明其為合法用戶便可以接受訪問，若不合法則拒絕訪問。

2.3可以將系統中包含的數字信息文件直接設置成為只讀狀態，在這種狀態下，登陸的用戶只能在進入系統之后讀取到相關數據信息，而不能對數據內容進行修改，能有效防止系統內的數據信息被篡改，從而保護其數據安全[2]。

三、應用辦公自動化系統處理工作對工作人員的素質要求

辦公自動化系統對于工作人員的素質存在較高的要求，以文書這一工作環節為例，作為將文件信息上傳下達的重要工作環節，文書工作人員的綜合素質將會直接影響到整個機關單位文件上傳下達的效率。因此，在完成文書工作時，需要保證其工作人員思想素質以及業務能力不斷提升，要保證負責這一工作的工作人員擁有較好的職業道德，要熱愛自己所負責的工作，以此為基礎提高工作水平。除此之外，負責文書的工作人員還需要保證自己能夠保守機關的秘密，絕不可輕易泄露相關數據信息。

工作人員必須保證自己在后續工作的過程中也能不斷提高自身業務能力，熟練掌握各類現代化辦公設備的應用，尤其是辦公自動化系統的應用，在日常工作中，工作人員也應當積極從網絡上學習相關技術內容，以保證自己的綜合素質能夠不斷提升。工作人員還需要保證在工作過程中能夠熟練掌握計算機專業技能，機關單位的日常工作本身較為復雜，工作的細節將會直接影響到最終工作的成敗，若使用辦公自動化系統處理文書工作，一旦在某個不起眼的數據上發生了疏忽，將會嚴重影響到整個工作內容。因此，在辦公自動化系統大面積推廣的情況下，為了保證自己能夠成為一名合格的文書處理工作人員，必須不斷提高自己的計算機操作能力，可以適當選擇合適的培訓班，提高自己的專業技能和理論知識，并將其實際應用在工作之中，在實際工作時也應當謹慎操作每一步環節，及時對其進行驗證，避免因為一時疏忽而導致出現無法挽回的問題[3]。

結語

隨著信息技術的飛速發展，現代化社會的到來使機關單位開始積極使用辦公自動化系統完成文書處理工作，能有效提高工作效率與質量，在共享信息方面也表現得較為便利。需要積極研究該系統的作用，才能為機關單位的現代化工作奠定堅實基礎。

參考文獻

[1]徐洪軍，張學靈.機關辦公自動化系統的設計與實現[J].民營科技，2018

（09）：146-147.

[2]蘇丹.公文處理中辦公自動化系統的應用[J].企業改革與管理，2017

（03）：214.

[3]張展.辦公自動化系統在我院公文處理工作中的應用[J].科技經濟市場，

2016（12）：12-14.