信息時代高校電子檔案與紙質檔案并存管理的思考要素探索

譚暢

摘 要：在高校日常管理過程中，檔案管理是非常重要的內容之一?？茖W的檔案管理工作，既能夠為高校教學管理工作提供詳實的數據資源，同時也能夠明確高校發展的方向和目標。在信息時代，高校檔案管理的信息化進程不斷加快，電子檔案與紙質檔案并存將成為常態。整體提升高校檔案管理的整體成效，應該明確現階段的檔案管理特點，繼而運用科學的檔案管理思路和方法。

關鍵詞：信息時代;電子檔案;紙質檔案;并存管理

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：2096-3866（2020）11-0-02

在信息時代，高校在檔案管理的過程中，積極利用信息技術手段，積極創新檔案管理方式，依托于電子檔案的形式來整體提升檔案管理的成效與質量，這不僅提升了檔案管理的效率，同時也整體優化了檔案的利用率?，F階段，高校檔案管理工作呈現出了全新的特點，電子檔案與紙質檔案并存。在檔案管理信息化的進程中，絕不能因為有電子檔案的存在而忽視了紙質檔案的重要性，應該充分整合它們各自的優勢，以此來不斷提升檔案管理工作的整體質量。

一、信息時代高校電子檔案的特點

檔案管理是高校各項管理中的基礎內容，在信息時代背景下，高校檔案的數字化、電子化、信息化進程不斷加快，電子檔案成為檔案管理中的重要形式，電子檔案是高校檔案管理中的重要介質，相比傳統的紙質檔案，高校電子檔案具有非常鮮明的特點。

（一）電子檔案的優點

電子檔案是高校檔案管理中的重要介質，相比傳統的紙質檔案，電子檔案具有非常鮮明的優勢。第一，檔案內容多元化。紙質檔案可作為平面化的文字材料等而存在，電子檔案的介質或者形式是更加多元化的。紙質檔案只能記載一些靜態的資料，而電子檔案則不同，影像資料、視頻記錄、圖片信息等等動態信息，都可以作為電子檔案保存下來，這本身也豐富了檔案的內容，而這些是紙質檔案無法做到的。第二，信息傳輸高效化。在傳輸以及利用的過程中，電子檔案同樣具有突出的優勢。電子檔案打破了紙質檔案有形、場所固定的限制，人們依托于互聯網以及移動互聯網平臺，就可以在不同的時間、不同的地點，通過復制、下載、移動網盤、遠程傳遞等方式，實現電子檔案的快速傳遞以及高效共享。第三，極大的便捷性。紙質檔案一般存儲在高校檔案資料庫，當需要利用時可以隨時進行查詢和調閱，當然，這其中是需要大量的人力資源的。電子檔案則免去了工作人員立卷、歸檔、整理等復雜程序，大大節省了人力、物力資源，提高了檔案管理的效率，并且需要利用信息時，即可以方便快速地查找。第四，經濟環保性。電子檔案可以有效地節約紙張，與紙質檔案相比較而言，電子檔案可以多次重復地被傳遞和使用，而不必消耗物力資源，極大地節省了打印需要的紙張，為環境保護做出了貢獻;并且電子檔案節省了文件的存儲空間，大大提高了空間的利用率。

（二）電子檔案的劣勢

任何事物都具有兩面性，電子檔案也不例外，它也會存在一定的不足之處。第一，系統依賴性較強。電子檔案具有較強的系統依賴性，只有在系統內部才能夠識別出來。電子檔案則存儲在計算機系統內部，依托于數據庫的形式而存在，一旦脫離了數據庫，那么電子檔案將失去賴以存在的基礎，也無法被人們識別出來。因此，在電子檔案的管理過程中，應該有效保護它的完整性以及安全性。第二，安全性較低。電子檔案的安全性明顯低于紙質檔案。在電子檔案的管理過程中，由于它是可以復制、粘貼、下載以及傳輸等，在這個環節中極容易滋生不安全行為，繼而出現數據失竊、丟失，或者被人惡意篡改。因此，在電子檔案的管理過程中，有必要強化安全管理工作。相較之下，紙質檔案雖然管理難度比較大，但安全性能相對比較高。第三，電子檔案存在一定的不穩定性。電子檔案在使用的過程中，如果遇到計算機故障或者計算機病毒入侵，而當下沒有保存好信息，那么檔案信息就可能遭到丟失和損壞，嚴重的會造成無法挽回的后果。

二、信息時代高校電子檔案與紙質檔案并存管理的思考

在信息時代，高校在檔案管理的過程中，逐步實現了信息化進程，也積極推動了電子檔案的發展。但要從紙質檔案完全過渡到電子檔案是一個相對漫長的過程，現階段普遍是電子檔案同紙質檔案并存的局面。為了整體做好檔案管理工作，不斷優化檔案管理成效，有必要結合這種特點，積極采用科學的檔案管理方式，使檔案管理效益最大化。

（一）積極推進檔案管理電子化進程

在信息時代，高校在檔案管理的過程中，完全可以借助于信息系統等來實現檔案管理的電子化和信息化。實踐證明，檔案管理信息化是必然的發展趨勢。在現階段，雖然高校檔案中包含著電子檔案和紙質檔案等多重性的內容，但為了整體優化檔案管理的成效，不斷提升檔案資源的利用率，應該積極注重將紙質檔案轉變為電子檔案。相較之下，電子檔案的整體管理效率更高，無需投入大量的人力資源，也無需設置專門性的檔案管理室，僅僅需要一臺電腦，就可以將所有的檔案包含其中。同時，在檔案調閱利用以及傳輸共享的過程中，也可以借助于信息平臺來實現信息的高效快速傳輸，這些都能夠在很大程度上優化檔案資源的利用率。為此，高校應當思考以下幾點。第一，建立全校性的檔案管理部門，并努力提高計算機技術人員活力，增強服務能力，提高團體凝聚力。第二，發揮檔案管理部門投資資金的使用效益，降低檔案管理的成本?？茖W管理投資資金，努力做到不分散、不浪費。第三，提高檔案的標準化和規范化水平，充分發揮檔案管理硬件的功能，規范檔案業務，建立健全檔案標準，并努力推進檔案規范化的實施。第四，抓好數據庫的建設，循序漸進地提高數據庫的完整性和自動化效率，進而提高數據庫系統的整體水平和綜合素質。努力推進檔案管理電子化進程，大勢所趨，任重道遠。

（二）充分強化對紙質檔案的管理工作

在信息時代，電子檔案的產生和發展是時代的產物，是高校創新檔案管理方式的直接體現。但不可否認的是，紙質檔案仍是非常重要的內容，占據著非常重要的位置。從某種程度上來講，紙質檔案不是電子檔案可以完全取代的，畢竟這其中涉及到的一些簽名、印章、手印、字跡等是非常重要的材料。因此，在電子檔案同紙質檔案并存的過程中，不斷強化和提升檔案管理工作的整體質量，有必要充分注重紙質檔案。高?？梢运伎既缦聨c。第一，如今，現代檔案學不僅發展成為一門獨立的科學，而且已經建設成包括檔案管理學、檔案編撰學、檔案保護學等若干分支學科構成的科學體系，高?？梢约訌妼n案管理人員的現代管理學的理論指導，學習其下分科的大量研究成果，努力改善紙質檔案的收集、編撰、保管、傳遞等工作。第二，現代物理學、化學、氣象學、光學等現代科學的發展，為妥善保管直至檔案提供了一系列的客觀條件，可以充分利用這些條件，調節檔案管理室的環境，適當延長紙質檔案的使用壽命。第三，在實踐過程中，應該加強紙質檔案的分類，將可以錄入信息系統的，及時進行整理錄入，而那些無法錄入的，可以通過掃描、拍攝等方式來留存好電子介質，并充分做好紙質檔案的管理工作。第四，計算機編目和檢索的功能，使得紙質檔案的整理和查找更加方便快捷。高?？衫糜嬎銠C的該項功能，提高紙質檔案的管理效率和利用率。

（三）積極采用新穎高效的信息技術手段

在信息時代，面對電子檔案以及紙質檔案并存的現狀，為充分做好檔案管理工作，有必要積極創新管理方式，不斷采用新型的檔案管理技術，以此來全面提升檔案管理的整體成效。比如，在檔案管理過程中，可以充分利用計算機檢索系統，幫助人們快速進行檔案資料的檢索和利用;檔案存儲的縮微技術，將紙質檔案制成縮微復制品，也使得紙質版檔案的存儲、傳遞和使用變得更加便捷、經濟和快速。再比如，在構建電子檔案和紙質檔案并存管理的過程中，應該積極采用科學的安全管理技術，不斷提升檔案管理的整體成效。高校檔案管理人員也可以利用科學的安全防火墻技術、安全過濾技術等，及時篩選系統中的不安全行為或者其他非法訪問等，保護電子檔案的安全。另外，最近風靡的CAD軟件，也可提高電子圖紙的共享性、繼承性和重用性，運用專業技術減少電子檔案管理過程中不必要的重復工作，極大提高了工作效率。目前的CAD技術，在使用方面依舊有很大的不足，存在有一些問題，相關科學技術人員仍在對其進行不斷的發展和探索，但是未來的CAD技術在經過不斷的完善之后，必將克服其問題和不足，以全新的面貌為高校的電子檔案管理提供更多更便捷的服務，減輕檔案管理人員工作分擔，提高檔案管理工作的效率。

（四）不斷提升檔案管理人員的專業素養

無論是在電子檔案的管理過程中，還是在紙質檔案的管理過程中，管理主體都是人。只有不斷提升管理人員的綜合素養以及業務能力，落實科學全面的教育培訓機制，才能更好地提升檔案管理成效。因此，高校圖書館應該著重加大培訓力度，引導廣大檔案管理人員具備扎實的技術應用能力和較高的思想政治素養。第一，檔案管理是一項非常嚴肅、具有一定機密性的工作，因此，管理人員必須具備較高的政治素養，對檔案內容守口如瓶，并且管理人員需要具備較強的事業心和奉獻精神。第二，檔案管理人員要擁有一定的專業綜合文化知識和熟練的專業能力，能夠綜合運用不同的檔案管理技術，綜合性提升檔案管理的整體水平。高校應當不斷提升檔案管理人員的管理意識，促使他們在工作實踐中認真做到紙質檔案的管理，不斷推動電子檔案的發展和應用。第三，檔案管理人員要具有一定的協調能力，積極做好與其他各部門的交流協調工作，以達到各部門的協調統一;認真學習檔案管理的新的理論知識，不斷掌握并熟練應用新技能，拓展知識面，適應與時俱進的管理工作，積極采用現代化的管理手段和技術，為高校提供更優質的檔案服務。

三、結語

在信息時代高校檔案管理中，電子檔案和紙質檔案是并存的，整體優化檔案管理工作的成效與質量，切實提升檔案管理的整體水平，應該充分整合二者的優勢，既做好電子檔案的管理，同時充分利用好紙質檔案，提高各種檔案的管理效率和利用率。

參考文獻：

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