企業協同管理存在的問題及對策探析

史小惠

摘要：隨著互聯網技術的不斷發展，協同管理已經成為企業管理的主要應用手段及發展趨勢。目前，我國企業協同管理過程中存在數據描述不標準，傳閱、審批工作效率不高等諸多問題。本文主要從完善企業集成系統進行分析，探討提高企業協同管理工作效率的有效措施，以促進企業數據規范化、實現企業信息資源共享、加強部門及員工間的溝通效率、提高部門及跨部門間的傳閱、審批速率。

關鍵詞：企業;協同管理;問題;有效措施

隨著科學技術的不斷發展，企業協同管理已成為目前企業發展主要應用手段及必然趨勢。尤其辦公自動化已成為政府、醫療及各企業行政管理不可或缺的一部分。如今的企業協同管理系統已經逐步成為一體化的應用平臺，不僅側重于以行政事務為主的無紙化辦公系統，更是集成銷售、采購、設備、人事、考勤、財務等項目等多部門業務于一體的綜合辦公平臺，成為深入到企業各部門核心業務流程管理以及企業全面管理的協同管理平臺。

一、 目前企業協同管理平臺存在的問題

1.信息資源缺乏有效的共享手段

隨著信息化在社會各行各業的不斷滲透，大多數企業已建立適合自身企業發展的協同管理系統 ，致力于實現企業管理過程中的公文、文件的傳閱和審批，已經初步實現了無紙化辦公、有效提高了公文傳閱、審批工作效率，解決了傳統的查找耗時和手工統計等弊端[1]。但目前大多數企業的協同管理平臺還僅局限于行政辦公系統，沒有實現辦公系統自動化與企業其他業務系統的集成，各系統之間不僅在功能上無法關聯、無法實現數據共享以及各類數據和企業業務流程及應用互相脫節，不能完成整個集團全平臺的信息資源共享。

2.信息資源缺乏統一的描述標準

由于目前大部分企業內部的行政辦公系統和企業核心業務系統孤立存在，各信息系統匹配自己相應的操作系統、數據庫、應用軟件以及用戶界面，相當于完全獨立的體系，對于信息孤島問題尤其嚴重[4]。信息多口采集、重復輸入以及多頭使用和維護，使得各部門間出現信息不對稱問題。與此同時，很難實現各部門間的信息同步更新，直接影響數據的準確性及一致性，導致企業信息繁雜出現大量數據冗余，信息的有效利用率低和企業信息管理效率低下，難以實現全企業的數據共享。

3.員工間缺乏有效的溝通手段

由于目前企業內部的行政辦公系統很難實現全集團下級不同企業間的互聯互通，導致集團內部各企業間通知、公文流轉效率低下[2]。增加了原本能夠快速處理的通知、報告等工作，在跨部門間傳閱、處理的難度。企業內部子集團間溝通效率低下是目前大多數集團尤其是大型企業存在的一個較普遍的問題，如何提高跨部門和跨集團間的溝通效率，減少紙質資料傳輸造成的財力和物力損失，是目前企業協同管理建設的主要目標之一。

二、提高企業協同管理效率的有效措施

1. 促進企業系統集成實現數據描述標準化

數據整合是傳統企業解決信息孤島及數據碎片化問題的有效手段，若想實現企業內部的數據整合，必須實現企業協同管理平臺與內部各業務系統的對接，破除不同系統間的信息壁壘[4]。通過數據層面、操作系統、各業務流程及用戶界面的全面集成，將企業內部的公共數據、業務流程、應用軟件及硬件和企業標準相聯合，實現不同系統間的無縫集成，使得整個企業進行整體化的信息共享和業務處理[4]。如圖1所示，為目前企業集成系統的整體分布圖，由圖可以看出數據共享是系統集成的首要目標?？朔畔⒐聧u問題是一個長期問題，若想持續推進各系統間的業務對接，實現數據共享，傳統企業首先需要對個別無法與其他系統進行集成的舊系統進行替換升級，對業務系統進行全方位改造，進行統一的信息規劃，從源頭上保證信息的一致性和準確性。其次，在確保滿足企業目前信息化需求的同時，要為企業建設新系統打好基礎，使得在系統更新時能夠有統一的規范標準，有利于完成新系統之間的信息共享和系統間的集成，避免出現新的信息孤島。

2.完善企業系統集成實現業務流程貫通

企業內部的日常辦公大致分為項目型和事務型，事務性辦公大多具有計劃性，而項目型辦公以管理性為主[3]。若想提高企業內部的文件、公文傳閱、以及各類業務審批效率，除協同管理系統自身定義的各類管理流程外，其他各系統都應結合本系統對應業務，與辦公系統有機集成。首先協同管理系統需要將辦公流程和管理形式進行有機結合，對企業各部門間進行精細化管理[3]。以事務型辦公為例，企業協同管理系統的流程細節要更加突出計劃性、前瞻性，將流程中的每件任務目標進行量化，嚴格控制各部門的時間節點，以及在系統中詳細顯示各部門的工作計劃，提高不同部門間的溝通效率，實現企業內部的協同辦公，使得企業內部的工作流程更加清晰。通過將行政管理系統和企業內部各核心業務系統以及不同業務系統間進行互聯互通，從而提高企業內部的審批、傳閱效率，實現企業的高效管理。

三、結束語

綜上所述，隨著互聯網技術的高速發展，企業間競爭日漸加劇，企業的轉型升級，要想提高企業內部的管理工作效率，有效解決目前管理效率低下、數據信息不一致、內部員工溝通效率低等問題，就必須借助互聯網技術和網絡平臺，建設完善的企業協同管理平臺，加強企業集成系統建設，推動企業內部管理的數字化和信息化，提高我國各企業管理效率，增強企業自身的核心競爭力，以實現企業的高效可持續發展。

參考文獻：

[1]張建偉，張強，林峰，等.企業精益化管理中業務流程優化和協同機制建設實踐[J].中國電力企業管理，2020，（7）：88-89.

[2]李巧歌.企業人力資源協同管理模式研究[J].科技經濟市場，2017，（7）：133-135.

[3]鞏慧娟.淺談OA系統對企業管理效率的提升[J].科技與創新，2019，（5）：35-36，39.

[4]劉瑛華.大數據提升傳統企業協同管理平臺應用效能[J].辦公自動化 ，2019，24（9）：45-47.

（作者單位：常州皓鳴信息科技有限公司）