新時期檢察機關檔案管理系統建設的原則與重點探討

摘 要：本文對新時期下檢察機關的檔案管理系統建設工作進行深入分析，對概括研究了檔案管理系統建設的原則，并從管理方式、歸檔報結方式以及平臺建設上展開討論，提出了幾點針對性的建議，希望對檔案管理系統建設的發展起到一定積極作用。

關鍵詞：檢察院;檔案管理;檔案管理系統

新時期下，傳統的檔案管理模式已經難以滿足實際的工作需求，做好檢察機關檔案管理系統的建設顯得尤為重要。牢牢掌握檔案管理系統建設的原則，在建設中加強對建設重點的把控，對檢察院檔案管理的質量，乃至發展都占據著重要的作用。

1 檢察機關檔案管理系統建設的原則

1.1 統一規劃，分布執行

想要推進檢察機關檔案管理系統的建設工作的順利開展，就要求省、市級檢察機關從全局的角度做好對全省、全市的檢察檔案信息化管理的建設工作。相關工作人員要嚴格遵循“統一規劃、分布執行”的建設原則，在上級檢察機關設計好管轄地區的檔案管理系統建設總體設計方案后，各個地方檢察機關的檔案管理人員再按照一定的步驟環節以及相關標準，開展檔案管理系統建設工作，確保檔案管理系統建設工作的有序進行。

1.2 統一標準，信息共享

近年來，隨著我國信息化技術的飛速發展，檔案管理信息化建設也逐漸受到了國家相關部門的關注，國家在不斷制定與完善相關的檔案管理標準。因此，檢察機關在開展檔案管理系統建設時，要依照國家的相關法律法規，并將其與檢察機關的實際情況相結合，建立具有針對性、可行性的標準和規定，從而使檔案管理系統建設不斷完善和健全。除此之外，想要確保檢察機關檔案信息管理體系在實際執行時，能夠發揮自身最大價值，檔案管理人員就要加快推進檔案管理信息化建設，按照相關的規定標準，將電子信息文件做好收集、整合等工作。上級領導者也要針對管理中遇到的問題，不斷訂正檔案管理工作的標準和要求。除此之外，檢察院要制定相應的獎懲機制，對工作人員的檔案管理工作進行一定的激勵與約束，從而推動檔案信息化管理的順利進行，促進檢察機關檔案管理的規范化發展。

檢察機關的檔案管理系統建設要嚴格依照有關管理標準規定，構建檔案信息共享平臺，實現各個檢察機關之間的網絡通信交流、資源共享。同時，要確保檢察機關與國家政府的網絡政務平臺做到檔案工作的及時銜接，從而使全國各個檢察機關之間能夠實現線上協作溝通，確保省級檢察院對地方檢察院檔案信息的有效收集，從而提升檢察機關檔案管理工作的效率和質量，推動檔案管理的信息化發展。

1.3 強化防護，保障安全

做好檔案管理工作，檢察機關就要重視對檔案信息的安全管理。通常情況下，檢察機關的檔案管理系統建設工作具有以下幾點安全隱患：第一，檔案管理人員的安全防護意識和檔案信息保密意識較弱，在向外部機關單位提供檔案信息時，容易出現審查不到位的情況。第二，檔案管理相關技術有待提高。近年來，社會科技發展迅速，計算機病毒的種類逐漸增多，破壞力也在不斷增強，使得檔案信息的安全得不到保障。第三，工作疏忽和設備問題。由于檔案管理人員的一時疏忽，容易造成檔案信息缺失、被盜等情況。同時，當相關系統硬件、軟件等發生故障時，也會嚴重威脅檔案信息的安全，為檢察機關檔案管理工作的順利進行增添了阻礙。

在這種情況下，在開展檢察機關檔案管理系統建設時，就要求相關人員做好全面的安全防護工作，提高管理系統的安全防護能力。技術人員在做好檔案管理系統硬件設備下物理層、網絡層安全防護工作的同時，也要重視對檔案管理系統在實際應用過程中對檔案信息、數據的安全防護。例如，管理人員可以采用密級管理的方式處理檔案信息，設置專業化、規范化的審批體系，根據訪問者的身份制定不同的使用權限，特殊且重要的檔案信息只能對特定的用戶開放，提高安全等級，將檔案做好分級保護，從而避免信息外泄的事件發生，確保檢察機關信息的安全[1]。

2 檢察機關檔案管理系統建設的重點

2.1 強化組織管理

檢察機關要將檔案管理系統建設工作作為檢察機關發展的重要內容，重視組織領導，為檔案管理系統建設提供良好的組織保障。檢察機關要將管理系統建設工作按照不同的院級、部門分配好工作任務與職責，并加強各個部門之間的協調溝通，積極建設信息化的檔案管理體系。除此之外，檢察機關要把檔案管理工作的質量評測與干警考核工作結合在一起，從而提高干警的工作積極性，推動檔案管理系統建設的順利開展。同時，上級管理人員要做好領導小組以及檔案管理團隊的調整工作，促使檔案管理體系滿足實際需求，相關人員能夠明確自己的工作任務，做到各盡其職，避免出現人員冗雜。加強對檔案管理工作的監督檢查，提高檔案管理的質量，為建設完善的檔案管理系統打下基礎。

2.2 改進報結方式

一直以來，檢察人員在進行訴訟案件管理時，常常先報結，然后再進行歸檔工作，將案件完結工作作為首要任務，在案件結案后，案件的相關信息材料在結案之后的半年甚至一年才進行完成歸檔工作。這種傳統的歸檔方式，雖然可以為檔案管理人員提供較為充足的檔案處理時間，但容易使相關工作人員過分重視報結工作，忽視案件的歸檔環節，導致案卷延期歸檔的事件屢見不鮮。這種情況的出現嚴重影響了檔案信息的完整度，甚至會出現檔案信息不真實、案件材料損壞等事故。

想要解決上述問題，檢察機關在建設檔案管理系統的過程中，就要推出歸檔報結的功能，采用先進的技術手段，開發出與檔案管理系統銜接的數據接口，從而使檔案管理人員可以按照標準化、規范化的管理步驟，完成訴訟案件的檔案歸檔報結工作。除此之外，想要改進案件的報結方法，檢察機關就要將檔案歸檔作為前提基礎，在開展案件報結工作時，讓檢察干警尤其是檢察業務部門員額檢察官提高對案卷材料按時處理和移交工作的重視，從而推進檔案管理的有效進行。

2.3 建設檔案檢索平臺

檔案信息的共享服務在檔案管理工作中占據著至關重要的作用，更是檔案管理工作的根本目的。在傳統的管理模式下，檔案共享服務主要是通過建立閱覽室、信息外借、復制等方式實現的，這樣的共享方式具有較多的局限性，也具有一定的安全隱患。在新時期，這個信息技術普及的時代，檢察院要積極應用先進的信息化技術，將網絡與檔案管理工作進行有機融合，打破傳統的檔案管理模式，不斷改進與完善檔案共享體系，以此推動檔案管理朝著現代化的方向發展。

建立完善的檔案信息共享機制，就要求檢察機關構建“一站式”的信息搜索平臺，檔案管理人員通過這個平臺能夠實現對檔案信息的全面檢索，使檔案管理工作不再受到時間、空間的限制，對文書檔案以及訴訟案件信息都能夠進行統一的檢索。除此之外，通過構建這種檔案檢索平臺，各級檢察機關、檢察機關各個部門可以做到檔案信息共享，大大提高了檔案管理工作的質量與效率[2]。

3 結束語

綜上所述，檔案管理工作是檢察工作的關鍵環節，更關乎著案件信息的安全。因此，相關人員在開展檔案管理系統建設的過程中，要嚴格遵守建設的原則，加強組織管理，改進歸檔報結方式，建立檔案檢索平臺，從而推進檔案管理的健康發展。

參考文獻

[1]周安寧，趙紅兵.淺談信息化建設與基層檢察院檔案管理[J].卷宗，2019，009（002）：116.

[2]王成艷，張靜靜，劉瀟.淺論檔案信息化標準體系建設原則與內容[J].圖書情報，2018，000（011）：1-2.

作者簡介

段瑾（1987-），女，漢，山東菏澤人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。