淺析醫院電子檔案管理現存問題與對策

摘 要：在現階段醫院電子檔案管理過程當中還存在著許多問題，與傳統的醫院檔案管理相比在現代檔案管理當中所占據的優勢以及發生的各種主要變化，雖然確實使得醫院信息化建設工作得到了一定的進步，但是由于電子檔案發展起步較晚，現在許多醫院在檔案管理過程當中雖然有了信息技術方法卻不敢使用，就是由于其還不夠完善，存在著許多問題，嚴重影響了相關醫院電子檔案的實效性，本文主要通過分析相關電子檔案管理當中所存在的各種問題，根據現階段在醫院電子檔案管理現存問題其進行分析，提出相關醫院電子檔案管理的策略，從而進一步為提高相關醫院電子檔案管理水平提供相對應的重要依據。

關鍵詞：醫院;電子檔案;管理問題;對策研究

隨著現階段信息技術的快速發展，醫療服務行業也開始使用其進行電子文件制作，醫療辦公的自動化以及醫療檔案的電子化，這些檔案都需要相關醫院檔案人員去進行歸類和管理，同時現階段電子檔案逐漸取代傳統人工檔案管理成為當下的必然發展趨勢，雖然電子檔案管理能夠有效為醫院帶來便利，但是由于其作為一項新技術，在實際的應用過程當中還是存在著許多問題，本文就對這些問題進行分析從而得出解決策略，進而有效提供相關醫院電子檔案管理水平。

1 醫院電子檔案管理現存問題

1）電子檔案管理意識薄弱?；诋斀駨碗s的現代社會和不斷變化的時代背景，一些醫院雖然意識到檔案現代化和電子檔案管理的重要性，但由于缺乏相關認識以及相對應的電子檔案管理意識較為薄弱，在實際管理過程中容易出現各種疏漏，如電子檔案保存不完整、電子檔案信息歸檔不及時、不真實等。另外，由于醫院在建立電子檔案時不重視同時引入相應的管理系統，許多現代先進的信息技術和有效的管理方法沒有得到充分應用，使得醫院的電子檔案管理不能滿足電子檔案管理的需要，更談不上推動醫院電子檔案管理的現代化。

2）電子檔案管理不夠規范。目前，在許多醫院當中電子檔案的管理是由各個部門和科室之間進行的。這種管理模式并不符合相關標準化管理的實際思想理念，而且在管理上可能缺乏相對應的一致性以及協調的情況下，其還會進一步大大降低了相關電子檔案的價值，因此這就在很大程度上不能作為相關醫院發展決策的有效基準。同時，在檔案管理的信息化上意味著檔案管理必須依賴于相關計算機，但缺乏有效的安全措施和存儲方式，這些不規范性都嚴重影響了醫院電子檔案的可靠性。另外在關于電子檔案的收集、整體和其他方面，許多醫院沒有提出具體要求，導致電子檔案的完整性和不準確性成為普遍化現象。

3）電子檔案管理安全性差。醫院電子檔案的管理是目前一個非常嚴重的問題。不同部門和科室對電子大難的管理沒有科學合理的管理規則和標準。由于其分散性使得其更加難以進行管理，電子檔案的應用價值降低，參考價值也受到影響，醫院的決策不能將其進行直接參考，不完整的患者信息也可能阻礙醫院的科學研究發展。電子檔案的管理需要信息技術的應用，但現在大多數醫院都缺乏使用計算機的安全意識，而涉及的相關醫院管理人員使用自己的經驗做法來歸檔的現象，從而導致電子檔案會有部分不完善、不真實的問題出現。在相關電子檔案的應用過程當中，由于相關醫院并沒有及時地來做好相關安全方面的管理工作，從而導致在醫院方面不能夠有效做好防護措施，相關計算機技術人員甚至可以利用醫院網絡來利用醫院網絡終端鏈接從而獲取相關電子檔案實際數據，如若碰到“黑客”甚至還會惡意刪除或是修改相關電子文件數據，從而給醫院帶來難以挽回的經濟損失，甚至還會為患者帶來困擾。

4）電子檔案相關投入較少。在相關醫院方面許多醫院主要是依靠專業的電子檔案管理人員來進行醫院的電子檔案信息管理工作，然而在實際的醫院管理過程當中許多醫院選擇的電子信息檔案管理人員文化水平并不高，他們也許只是僅僅懂得相關信息技術應用才被聘用，而對于相關醫院的醫療知識實際掌握情況并不熟練，這就在很大程度上影響到了醫院電子檔案管理的質量以及效率，在現階段許多醫院科室當中雖然已經進行了聯網控制，但是這仍然不能夠有效滿足相關電子檔案管理的發展需求，另外在電子檔案管理上許多硬件更新速度較為緩慢，資金投入不足從而導致相關醫院在檔案管理上難以有效達到現代化信息技術發展的水平。

2 醫院電子檔案管理的策略

1）構建完善的醫院電子檔案管理體系。從相關醫院的電子檔案信息化發展實際狀況可以看出，醫院電子檔案管理的主要特點是信息更新的程度快、種類多和以及涉及范圍廣。根據相關醫院電子檔案的實際工作特點，為了進一步有效保證相關醫院的運行效率，有關工作人員必須更加重視合理利用現代信息技術進行真正意義上的無紙化檔案管理，從而進一步有效提高相關醫院檔案管理的效率，同時保證理想的管理質量。當然，關于加強醫院電子檔案的管理，另一個重點則是需要著重建立起一個網絡系統，并建立涉及醫院以及醫院檔案和職能部門的管理機構;從而更好地界定部門、科室及其不同工作人員各自的職責，這有助于促進醫院檔案電子管理的標準化、統一和標準化的逐步發展。目前，許多醫院管理自己的電子檔案，通常由信息科和總檔案室負主要責任。信息科負責醫院病例的統計和管理，以及計算機管理;綜合檔案科主要負責管理各種文件和輔助文件。在這兩種情況下，有必要對醫院檔案管理進行監督，這將有助于全面改善醫院電子檔案的管理。

2）制定完善的醫院電子檔案管理制度。在當今較為復雜的社會環境下，相關醫院檔案的電子化管理變得越來越復雜。因此，為了進一步有效加強相關管理制度和系統的建設，這就將更進一步有助于提高電子檔案在醫院的實際使用。同時，醫院電子檔案管理系統和管理體系的建設除了要建立完善的保存、歸檔和保存期制度外，還必須與醫院的評估機制相結合，以實現醫院電子檔案的動態管理，從而有效提高醫院電子檔案管理的規范化，進而維護醫院電子檔案管理的有序執行。

3）建立信息安全防范體系。醫院檔案的電子檔案管理其作為一項基于在線信息技術的管理工具，在實踐中，醫院的易用性必然要求充分重視信息安全防范系統的實施。當然，我們不能對醫學問題采取舉一反三的態度，但是我們必須依賴于對個體和治療之間的差異的理解，以避免對檔案信息的部分使用。其次，鑒于電子信息的使用極易受到病毒、黑客等的攻擊，醫院必須采取某些措施，例如使用最新的加密技術;用戶標識;及時保存數據，定期轉移支持，建立系統恢復功能等?？傊?，必須消除所有可能影響醫院電子檔案管理的因素，以確保醫院電子檔案管理的正常運行。

3 結束語

隨著相關信息技術的不斷發展，相關醫院對單個檔案的管理也有了越來越高的要求。醫院電子檔案的管理不能使用傳統的管理方法，而是需要結合各方實際情況來進行共同管理。在人員方面，要加大相關資金投入，培養相關的高度專業化的信息管理人員，以促進檔案的管理和發展。隨著網絡信息和計算機技術的不斷發展，醫院傳統的檔案管理方式已經不能滿足時代發展的需要。因此，醫院應高度重視電子信息技術的引入，并積極將其應用于醫院檔案管理，從真正意義上來實現電子檔案管理。

參考文獻

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作者簡介

施桂珠（1972-），女，漢族，福建三明人，本科，中級館員，三明市第一醫院，研究方向：檔案管理。