機關事業單位的保密檔案管理工作探析

張永紅

摘 要：檔案作為反映事物、事件歷史真相的原始材料，對于科學研究、政治決策和經濟建設具有重要的參考作用。檔案安全管理與保密工作十分重要，不僅直接影響到單位和個人的利益，甚至影響國家安全和社會穩定。在機關事業單位檔案信息化建設的過程中，檔案部門和管理人員必須高度重視，堅定不移貫徹落實總體的機關事業單位檔案管理安全觀，增強風險意識，強化底線思維，明確管理責任，確保機關事業單位涉密檔案的信息安全。文章在此背景下，對機關事業單位的保密檔案管理工作進行了淺要的分析和探討。

關鍵詞：機關事業單位;事業單位;保密檔案;管理工作

2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議通過了新修訂的檔案法，將于2021年1月1日起正式施行。這是我國檔案法治建設進程中一個新的里程碑，是檔案工作適應國家治理體系和治理能力現代化要求，走向依法治理、走向開放、走向現代化的重要標志，必將對新時代中國特色社會主義檔案事業高質量發展產生重大而深遠的影響。

當前，機關事業單位檔案部門的檔案規范化管理與現代化信息化建設，有利于節約資源、提高工作效率，提升檔案管理信息化水平。但與此同時，在檔案管理尤其是涉密檔案管理的過程中存在一定安全風險。由于對檔案數據和應用系統控制和監管手段不足，一些機關事業單位管控能力不夠;一些單位未同信息化平臺的管理方、服務方劃分責任，安全責任不明;一些機關事業單位未準確劃分涉密檔案保密數據上載范圍，數據上載界限不清，可能會導致涉密及敏感信息外泄等。對此，在機關事業單位檔案信息化建設的過程中，檔案部門和管理人員必須高度重視，堅定不移貫徹落實總體的機關事業單位檔案管理安全觀，增強風險意識，強化底線思維，明確管理責任，確保機關事業單位涉密檔案的信息安全。具體而言，大致可以從以下幾個方面加強涉密檔案的工作，確保機關事業單位檔案工作尤其是涉密檔案的管理不出紕漏或安全風險：

1 完善保密檔案管理機制

傳統檔案保密工作中的立卷歸檔方法通常采用“四分法”，這種方法容易忽略一些保密工作的影響因素，導致涉密文件與非密級文件交叉保管的情況。梳理非密級檔案資料過程中，能夠發現不少的涉密文件資料，而且這些涉密文件資料上往往沒有與涉密文檔相關的標識，這就導致檔案和保密出現脫節，增加了涉密檔案的管理難度，降低了涉密檔案的保密性。機關事業單位應成立專門的保密檔案管理室，并將責任落實到具體負責人，配備專職檔案管理員，形成由主要領導安排部署，分管領導具體抓好、檔案管理員具體落實的工作機制，做到工作有目標，事情有人管、落實有人辦、質量有保障的格局。

2 提升保密檔案管理能力

檔案的保密程度是有一定等級的，并且其密級也不是一成不變的，它會隨時間的推移以及文件落實的情況變化而變化。在檔案保密工作過程中，密級的變化主要包括升密、降密和解密三種形式。其中，檔案升密情況一般是比較少見的，而且時間比較短，更多的是檔案的降密和解密。通常引起檔案密級變化的原因主要有幾個方面：一是保密的范圍發生了變化;二是密級檔案的作用效果產生了變化，之前的密級文件指導作用無法滿足當前的工作要求，密級文件的指導作用也就不復存在，所以密級也就隨之降低或者消除;三是保密時限發生變化。機關事業單位在檔案管理工作中，應增強檔案管理人員的檔案意識和業務素質，積極組織人員學習有關保密檔案管理的政策、規定，采取多種方式加強保密檔案知識培訓學習，強化保密檔案管理能力，使保密檔案管理工作逐步規范化、標準化、安全化。

3 規范保密檔案整理工作

在一些單位，檔案管理部門和保密部門是分設的，實際工作過程中，檔案管理部門通常關心的是檔案的管理和使用，而保密部門工作重點則放到了檔案室管理的檔案文件，特別是一些密級較高檔案的安全性上，如何保證保密期限內檔案文件的安全是他們最為關心的問題，這就造成了檔案的管理部門和保密部門在其日常工作開展過程中存有分歧。近年來，各行業檔案管理部門積極響應黨的號召，不斷提升檔案資料的使用價值，檔案的使用越來越頻繁。但是，很多檔案管理人員存在保密意識淡薄、工作責任心不強的情況，這就為檔案保密工作埋下了隱患。管理人員在對外提供檔案資料時，偶爾會出現泄露涉密文件資料的情況，使得涉密檔案的控制管理與相關制度要求存在偏差。機關事業單位應不斷努力完善保密檔案管理制度，將各科室、單位檔案進行集中歸檔，同時建立《檔案借還登記表》初步實現保密檔案管理工作的規范化。在保密檔案的管理與服務過程中，注重對原始資料的收集與管理，保證入檔材料的完整性。要明確機關事業單位檔案部門部署信息化建設過程中檔案數據及檔案業務系統產生的數據歸檔案部門所有，未經檔案部門授權，不得私自訪問、修改、披露、利用、轉讓、銷毀。

4 分類管理建立保密檔案電子清單

機關事業單位涉密檔案管理應按照保密檔案的不同保管期限，對保密檔案進行劃分歸檔。對已批示的文件進行分類、整理、歸檔科學化。保證保密文件查閱、歸檔時的準確性、快捷性。對所有須歸檔的保密文件材料經整理后，及時建立電子清單，努力提升有關檔案搜索的速度和保密檔案的保管質量。要與檔案信息化建設的平臺管理方、服務方簽訂三方協議，對安全管理和數據保密做出規定，明確各自責任，確保檔案數據和業務的安全、完整、可用及可遷移。在三方協議終止時，信息化平臺管理方、服務方應配合檔案部門做好數據遷移，檔案部門要監督政務云平臺管理方、服務方徹底刪除有關數據。

綜上所述，在當前機關事業單位的保密檔案管理工作中，我們應始終堅持強化制度建設、硬件建設、隊伍建設，全面夯實機關事業單位的檔案管理基礎，推進機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化、精準化。在機關事業單位檔案信息化建設的過程中，檔案部門和管理人員必須高度重視，堅定不移貫徹落實總體的機關事業單位檔案管理安全觀，增強風險意識，強化底線思維，明確管理責任，確保機關事業單位涉密檔案的信息安全。明確機關事業單位涉密檔案管理工作紀律、查（借）閱范圍、情形等要求，使涉密檔案管理工作有章可循、有據可依。堅持“建、管、用”相結合，分別建立查（借）閱、復制、轉遞移交等工作臺賬，對機關事業單位的涉密檔案管理各環節實行無縫動態登記，全程留痕，可追溯、可倒查，確保機關事業單位涉密檔案日常管理規范、有序、安全。

參考文獻

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