淺談中學檔案管理工作的現狀與對策

王玫瑰

摘 要：中學是學生一生中最為重要的階段，這一階段具有承上啟下的意義，對學生日后的學習起著至關重要的作用。因此，中學階段學生的學習情況就必須詳細記錄并保存下來。但是近年來，隨著學生規模的逐漸擴大，尤其一些學校還設有初中部和高中部，這就導致每年學生的入學量更大，所以很多學校出現了學生檔案管理不嚴格，所含信息不完整等問題。本文將從我國中學檔案管理工作的現狀著手，試圖找到解決檔案管理工作中出現問題的對策。

關鍵詞：中學檔案;管理;現狀;對策

學校的教職工群體在其進行教育教學活動、管理學生、還有學生學習以及學生在校成長的過程中產生的一系列具有保存和參考意義的資料檔案等都屬于學校的檔案。這些檔案無論是對學校教職工和學生的成長還是對整個學校的發展都具有至關重要的意義，例如中學檔案對教職工監督和評教具有參考價值;對學生的各個階段的學習成長情況能夠記錄保留下來成為他們將來升學的參考材料;對中學檔案進行管理對學校也有一定的意義，這些資料能夠充分反映學校的教學和工作情況，促進其加以反思和改進，更進一步發展。因此，對中學檔案管理工作加以重視成為當務之急。

1 中學檔案的概念及基本內容

1.1 中學檔案的概念

中學檔案是直接記述和反映中學日?；顒?、保存備查的各種學校文件材料的總稱，是中學發展過程中直接形成的各種歷史記錄。中學檔案記述了學校發展和建設的過程，可以為新時期學校建設提供借鑒和依據。中學檔案管理工作是一項十分重要的學校管理活動。所以，任何一所中學都要做好自己本校內的檔案管理工作。具體來說，根據中學檔案信息形成的規律、業務特點及載體特征，我們可將其分為黨政檔案、教學檔案和學生檔案等三大類。它們承載著一所中學的歷史根基，并肩負著為學校發展指明道路的重任，對學校有著至關重要的作用和意義。

1.2 中學檔案的基本內容

1）中學檔案管理中的黨政檔案。中學檔案管理中的黨政檔案主要收錄的是學校的思想教育信息。中學檔案管理中的黨政檔案記錄的過程中任何與思想教育相關的數據信息都可以收錄到黨章檔案中去。中學檔案中的黨政檔案為校園的思想教育工作提供了教育的基本指導方針，是學校開展中學生思想教育工作的重要依據。我國中學教育管理人員通過查看黨政檔案能夠高效率的了解中學校園的思想教育現狀，黨政檔案為學校進一步開展思想教育通過提供了數據支持。

2）中學檔案管理中的教學檔案。從大體上而言，中學檔案管理中的教學檔案所記錄的主要內容是學校開展的課內外活動以及學校內實驗室器材的是使用狀況、器材的維修養護記錄、學校所具有的科學研究成果、學校的教育現狀等等。

3）中學檔案管理中的學生檔案。中學檔案中記錄了學生的主要學習歷程，學生在小學階段中所獲取的獎狀、主要生活經歷都在學生檔案中有所記錄。中學校園構建中學檔案管理的主要目的是展現出學生的受教育過程以及學生在學習的過程中所獲取的獎懲情況。

2 中學檔案管理的重要性

1）中學檔案是學校發展歷程的真實完整記錄。中學檔案的主要目的之一就是為了彰顯學校文化、記錄學校歷史，為學校價值觀念的構建提供數據支持。因此大多數中學檔案都是由學校自身編寫和管理的。中學檔案管理不僅僅會在學校的各項活動中發揮出重要的作用，在學校教育的各個環節中同樣發揮著至關重要的作用。中學校園是我國教育的重要組成部分，中學校園的學生和教師的數量較多，每時每刻都在生成巨大的信息數據，中學檔案的構建能夠真實的反映出學校的建設現狀、教育現狀和學校的未來發展走向。由于地理位置等多種因素的作用，不同學校會形成不同的校園風氣，受這種不同校園風氣的影響，各個學校會形成不同的校園文化，因此，中學檔案就充當了校園文化的載體，而中學校園的相關工作人員就可以通過對中學檔案的深入化研究和分析，探尋到中學校園的發展規律，進而推進中學學校的發展和規劃，從而為校園改革和建設提供參考。

2）中學檔案是學校價值觀與自身形象建立的必要條件。中學檔案中記錄的重要內容就是學校的日?；顒雍徒逃顒?，中學檔案中包含著校園發展的實時信息，因此可以說中學檔案是學校價值觀和自身形象建立的必要條件之一，中學檔案在學校價值觀與自身形象構建的過程中發揮著積極的促進作用。另外，中學檔案在編寫的過程中其編寫的內容與學校的活動是密不可分的，不僅學校的發展歷史記錄在了中學檔案中，學校開展的各項活動以及教師的任免等各種重要信息都記錄在了中學檔案中，因此中學檔案不僅僅在學校的未來發展規劃中發揮著重要的作用，中學檔案也在學校的各項活動的開展、學校教育各個環節中同樣發揮著重要的作用。

3 中學檔案管理的現狀

3.1 職能部門重視程度不夠

中學檔案在維護學校正常教學、融匯教師教學成果方面卻有著極為重要的作用，然而，目前由于檔案管理對學校的幫助不大、學生的關注度不高等原因，相當一部分學校對檔案管理不太重視，檔案管理工作在日常情況下基本沒有什么實質性的工作內容，只有在上級部門進行檢查的時候才象征性的進行簡單的布置與操作，由于校方領導對于學生檔案管理工作的不重視就直接導致檔案信息收集只能集中到實際應用的最后階段，所以信息并不能保證完全準確。

3.2 管理人員專業水平不夠高

當今中學管理檔案方式主要為以下流程：首先，由校內建立檔案室，將各部門總體檔案交由專人負責管理;其次，根據工作需要將各部門整理的文件及資料經過認真挑選后，立卷或計件整理成冊;最后，由檔案室的管理者對各檔案分類、編號，再根據立案單位、類別、內容等進行統計及存放。這一系列方法能保證文件的規范管理，隨時收集并分類、編號各種檔案，可以保證在需要查閱時能及時找到。但目前，多數管理員并不能做到條理清晰，對檔案的保存、整理以及調用等流程銜接不是很清楚，這就可能造成檔案遺失或者混亂。

3.3 管理意識不到位

檔案管理是學校發展中的重要部分。但目前多數管理者的管理理念不到位，對檔案的重要性也不能準確把握，這就導致他們在很大程度上對檔案管理工作產生疏漏，做不到認識上的高度集中。除此之外，中學檔案管理相關人員應加強管理意識、完善管理工作體系，對處理、使用完畢的檔案應做到及時收納，除校內檔案外，還應注重校外資料的整合，將涉及中華傳統文化的資料收集到中學檔案之中，再把文化傳承與檔案管理的實際工作結合在一起，將傳統文化的收納及保存視為檔案管理工作的主體，使中學檔案管理不僅注重校內小事，更能順應時代潮流，達成多學科、多門類、多渠道、多層次上的和諧統一，進而更好地管理檔案貢獻綿薄之力。

4 中學檔案管理對策。

4.1 加強對檔案管理的重視程度

當下中學檔案管理方面出現問題的原因主要在于學校、家長、學生以及管理人員對檔案的重要性認識不足，鑒于此，加強以上這些機構以及人員對檔案的重視程度才能有效增強檔案管理力度與改善檔案管理現狀。

首先，校方應加大對檔案管理的重視，提升學校檔案管理人員的錄取標準與福利待遇，這樣一來，管理工作人員就會對自己的工作更加盡心盡力，工作效率自然能得到保障。

其次，家長與學生也要形成對檔案的正確認識，即這些檔案可能對以后的學習、工作、生活會有很大影響，所以要樹立起對檔案管理的重新認識，督促學校加強對檔案的管理。

最后，只有檔案管理的實際操作人員增強了檔案管理意識，才能盡量減少在操作中的錯誤，不會把個人的主觀意識融入到檔案信息采集的過程之中確保信息的準確性，才能避免出現檔案丟失、檔案被隨意銷毀的現象的出現。

4.2 加強對管理人員的崗位培訓

現如今，信息技術高速發展，該技術也逐漸被大量使用在中學的檔案管理工作中。因此，管理者應當與時俱進，提高自己掌握信息技術的能力。任何工作都應順應時代的發展潮流，檔案管理也不例外，因此，管理者需增強自身的管理能力，同時也要增強管理工作的有效性，迅速掌握與計算機相關的管理技術，并將其熟練運用起來，才能真正做到順應時代的發展變化。

首先，管理者應提升自己使用計算機的能力與水平。這就要求管理者在日常生活中，多學習，多鉆研，經常參加各類培訓班，學習優秀經驗，最重要的是熟練使用計算機，這樣他們在面對智能化的管理時，不至于出現手忙腳亂的狀況。

其次，在新的時代潮流下，管理者應不斷充實自己、不斷學習，樹立起“活到老，學到老”的學習意識，將現代管理理念與前人總結下來的經驗結合在一起，這樣才能更好地進行管理。此外，管理者還應學會熟練操作辦公室常使用到打印機、傳真機等設備，對于錄像設備、刻盤、攝影等的使用方法，也要有基本的了解，對自動索引、自動借閱等操作要熟練掌握。管理者只有不斷提升自身的素養，才能更好地投入到工作中去。

5 結語

中學檔案作為記錄學校發展歷史和知識的重要載體之一，涉及學校從招生、校園建設、文化管理、教師履歷、學生學習生活以及升學的方方面面，是學校和廣大師生共同努力創造出的財富，具有保留和價值，同時也具有不可再生等特性，因此對其進行嚴格完善管理的重要性不言而喻。但是綜上所述，我們發現這項管理工作并不簡單，需要學校和廣大師生都投入大量的精力去參與到這項工作中，共同推進檔案管理工作的完善，推進學校的自身形象和價值觀的進步。

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