探析檔案意識和檔案宣傳對醫院綜合檔案室發展的作用

王金宇

摘 要：檔案記錄著一個單位的發展歷史，通過檔案可以充分的了解過去，把握現在，預見未來。隨著新時代的發展，檔案領域的深入研究，做好檔案管理工作對于促進醫院進一步發展，同時構建良好的醫院文化具有重要作用。鑒于此，本文從醫院綜合檔案室的發展現狀出發，探析檔案意識和檔案宣傳對醫院綜合檔案室發展的作用，以進一步提高醫院檔案管理工作。

關鍵詞：檔案意識;檔案宣傳;醫院綜合檔案室;發展;作用

檔案管理是指直接將檔案實體和檔案信息進行統一管理，并提供利用服務于各項業務工作的總稱，是單位行政管理工作中的重要組成部分[1]。而醫院綜合檔案室的檔案管理業務涉及更為廣泛，主要包括文書、人事、會計、基建、病案、照片、聲像、實物（檔案）等，是醫院在知識產權上的主要象征，也是一項無形資產。這有利于醫院在發展建設過程中開展各項工作，進而推動醫院文化建設[2]。因此，重視醫院檔案，加強醫院檔案管理就顯得尤為重要。

1 醫院綜合檔案室的發展現狀

1.1 檔案管理重視度逐漸提升

近年來，各單位對于檔案的運用及處理的重視程度都在不斷提升，醫院部門也意識到了檔案對于當前工作的借鑒與指導作用，對此加強了對檔案的整合，逐步對檔案資源進行開發與利用。

1.2 對于檔案整理逐漸精細化

隨著人們對檔案關注度的逐漸提升，對于檔案資源的開發也有了新的認知，并且有了主動歸檔的意識，在實際工作中能夠主動將自己的資源進行有效提煉與歸檔;而隨著計算機技術的普及，在檔案整理過程中開始將其應用其中，在原有的基礎上進行合理歸類，使得檔案整理工作越發精細化，同時也有效促進了檔案整理工作的進一步發展。

1.3 檔案管理開始向信息化時代邁進

以往的綜合檔案室對于檔案的整理均以紙質形式來記錄與儲存各種信息，需要一定空間范圍來進行收藏，并且在翻閱時需要消耗大量的時間和精力。而隨著檔案信息化建設的實現，將收集的信息完整準確的納入計算機網絡中，通過構建綜合檔案室信息化體系作為儲存信息平臺，既節省了空間，也便于對信息資料的隨時查閱，只需通過搜索關鍵詞即可查到相關資料，實現了傳統向信息化的過度。

2 醫院綜合檔案進一步發展的必經過程

2.1 積極的檔案意識是綜合檔案室發展的根本

檔案意識是指檔案管理者對檔案工作的主觀映像，即對檔案工作性質、地位及作用的認識[3]，而積極的檔案意識主要體現在以下幾點。

1）健全檔案管理工作制度。檔案管理作為標準化管理工作，應具有規范性、可行性、操作性的管理制度，對于檔案的整理標準、文檔歸類、歸檔范圍、收交時間、責任人應進行明確規定。另外院內分管領導具有承上啟下作用，理應重視檔案工作，同時具有長遠發展意識。

2）提高檔案管理人員的業務水平。隨著檔案工作的深入發展，對于檔案工作人員的專業素質也有了新的要求。檔案工作的信息化，要求檔案工作人員在原有知識的基礎上需對新知識給予最大程度的補充與更新。檔案工作者作為檔案開發利用的主體，其可直接影響檔案工作的質量、檔案開發利用的成效以及綜合檔案室的持續性發展[4]。因此，檔案管理部門需盡快改變檔案隊伍保管型人員過多、結構單一的現狀，建立一支具有高素質、結構合理、可適應社會變化的隊伍。

3）檔案管理的信息化技術的應用。在新時代的發展下，檔案工作也順應時代的發展，各個部門逐漸開始將現代化科技信息技術應用其中。同時，建立起培訓機制，培訓課程可按照檔案信息化建設對管理人員的需求進行針對性擬制，每期培訓結束后對參與人員進行專業知識技術考核，了解其對專業技能的把握程度，進而針對性的調整下一階段的培訓內容。在此階段員工在汲取更廣泛工作經驗的同時，還可創造出多元化的平臺宣傳檔案，進而提高各科室領導及兼職檔案人員的認識，全面提高檔案意識。

2.2 檔案宣傳是綜合檔案室可持續發展的重要途徑

我國《檔案法》與《檔案法實施辦法》頒發后，對于檔案宣傳有了加強[5]。而對于檔案宣傳在國家法律法規頒布的同時，還需采取積極手段宣揚檔案，在無形中促進醫院各級各類人員檔案意識的提高，兩者相輔相成，使得“真材”有“用武之地”。

1）檔案宣傳——對于檔案管理人員。首先全面動員檔案管理人員，讓全體人員認識到檔案工作的重要性，同時通過檔案管理人員帶動并影響各科室各級人員的檔案意識，使其在日常工作中能夠主動提供醫療、教學、科研、重大活動等相關資料，改變以往只靠檔案人員收集、尋覓、索求的被動局面[6]。

2）檔案宣傳——對于醫院。醫院整體需轉變對檔案管理的傳統思想觀念，提高對檔案管理的重視程度，可通過召開關于檔案整理的座談會，研討如何將醫療業務中的檔案整理工作做好;辦公自動化系統投入使用后，其所產生的為文件數量比原始紙質文件多，若各科室兼職檔案員對歸檔范圍理解不夠，可舉辦關于此類專題的培訓，以避免電子文件歸檔過濫。其次，需抓好宣傳時機，例如醫院的文化藝術節、晚會、周會、每月的院報、每年的國際檔案紀念日等都是最佳宣傳時機。宣傳內容除了宣傳檔案法律法規外，還可通過列舉相關違法案例，加深人員對檔案的了解[7]。同時通過提取典型利用檔案解決民生問題的案例，宣傳檔案與民眾的相關性，既可以吸引眼球、引起共鳴，還可以樹立正確的全院檔案意識，使每位工作人員都能夠成為檔案資源的創造者和利用者[8]。另外，宣傳形式在利用醫院電子屏、板報、橫幅外，還可通過院報、電視、院內局域網、向各科室內發放宣傳冊子等方式，宣傳醫院檔案收集及利用的重要性。同時抓住宣傳重點，由于醫院辦公室主任和分管醫院領導對檔案工作的開展有著重要作用，因此將其列為主要宣傳對象，爭取領導參與，以便更好地開展檔案工作。

3 結語

隨著經濟社會的快速發展，醫院對檔案的需求也急劇提升，加強醫院檔案工作人員對檔案工作的認識，提高醫院檔案工作人員的檔案意識，調動檔案工作人員的積極性、主觀能動性是目前醫院檔案管理工作的首要任務。另外，有效的檔案宣傳可在無形中促進醫院各級各類人員檔案意識的提高，因此，唯有不斷提高檔案意識，不斷強化檔案宣傳，才可以讓更多人充分了解檔案的重要性，尤其是兼職檔案管理隊伍，使檔案真正成為反映醫院全面進步的歷史和文化、體現醫院價值的重要支撐，充分發揮檔案資源的巨大潛能，實現檔案工作與醫院各項項目發展的有效結合。

參考文獻

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