探究如何做好檔案保管過程中的保密工作

柳玉青

摘 要：檔案管理是一個國家的基礎性工作。檔案保管過程中保密工作的高度實施與落實，也是社會發展進步以及新時代環境提出的要求。這一點對于從事檔案管理的工作人員來說意味著不僅自身需要具備極高的專業素質，而且也要履行在任何地點、任何場合都守口如瓶的終身使命。

關鍵詞：檔案管理;保密;對象區分

引言：檔案保管是一項繁雜、工整、按照絕對手續與條件進行工作的任務。這項工作的實施與落實是否成功關系著國家與人民的最高安全與利益的能否完整實現。在新時代的發展與社會各方面的進步與推動下，檔案保管過程中的保密工作也隨著時代的條件變化需要從事有關工作的工作人員做出新的思考與探索。

1 科學使用與管理有關檔案的“物理設備”

1.1 區分檔案對象

在分類管理時，應根據實際情況及需求，對于不同的檔案對象采用不同的標準進行分類。并依據分類標準做好檔案陳列，方便后期檢索。并且應依據時效、管理范圍變動對檔案進行規模性調整。

除此之外，根據部門需求反饋，檔案工作也應進行相應調整。例如：業務部門需歸檔的具體文件變動，那么檔案管理工作也應有所應對。制定檔案管理應急方案，避免險情，做好萬全之策。重要檔案在突發事件來臨時，應能及時被轉移到安全場所，得到最大限度的保護。

1.2 區分檔案的保管期限與保密期限

保管期限，是指按照國家相關法律法規的相關文書檔案的保管期限進行年限的保管。正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用是確定保管期限的原則[1]。根據本機關的工作需要以及為國家歷史文化財富的需要從而全面確定檔案的保存價值，進而準確地判定檔案的保管期限。對于保密期限，據《國家秘密保密期限的規定》獲悉：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以一年計，在一年以內的以月計。

1.3 檔案管理跟上現代化腳步，科學管理與分類

隨著改革的深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難：管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形式下出現的新問題[2]。隨著時代的迅速發展，人們的生活水平獲得了本質上的提升，而檔案信息資料所能產生的社會價值也不斷地凸顯出來，尤其是在當前的信息化時代當中，檔案信息的完整性成為人們尤其關注的內容。

在整個管理當中，檔案資源的合理利用，不僅能夠發揮主要的推動作用，還屬于最為直接的優化方向。檔案管理本身是對檔案信息資料的一種管理和保存，其中十分注重檔案信息的完整性和安全性。在安全性方面，主要需要做好檔案信息資源的保密工作。一些檔案信息資源，如果在保管的過程中不慎將整個信息資料完全地泄露出去，將會給黨政機關的利益造成相當大的損失，嚴重的時候還會威脅到國家的利益，造成不可預估的損失。

1.4 對于區委辦公室內設保密室的選擇與保護

第一要在配備上預先為“九防”服務，例如安裝二氧化碳滅火器、防爆燈、漏水報警裝置等[3]。檔案室選址避開地下室或頂樓，避免漏水問題;使用密集架的情況下，提前計算樓板的承重問題;檔案室內避免管道通過（消防水管、空調管等）;運用獨立門禁及監控等措施保證檔案的保密性。庫房整理。庫房的整理及管理決定了檔案保存的完整性。日常工作開展中，應注意： 使用檔案柜或密集架進行檔案擱置;原則上保管和使用分離，即檔案借閱室應與檔案存放室割離;庫房出入必須按照人+檔案的形式加以登記; 做到防火、防盜、防塵、防蟲、防曬、防潮、防高溫、防有害生物、防污染等（例如日常打掃、保養消防器材、控制溫度及濕度等）。 做好檔案的分類管理是基本原則。

檔案管理人員應將各部門提交的文件、材料、證照等，按照歸檔要求組件，有序排列，以便后期的管理及利用。一般來說，組件是以單份文件為一件，但也可將關聯緊密的多個件組成一件。

2 精細培養檔案保管過程中的“活動部分”

所謂檔案保管過程中的“活動部分”，指的是從事檔案保管工作的所有工作人員[4]。對于不確定的因素，我們總是在“萬無一失”這個層面上戰戰兢兢，如履薄冰。人的思維與記憶是有規律可循的，人們通過一定的技術訓練與不間斷的重復可以使人們的記憶和思維形成一定的印象深刻從而指導人們的現實活動。

2.1 提高檔案保管工作人員的考核準入制度

對于從事檔案保管工作的工作人員，維護檔案的完整與安全，做到檔案的不壞、不丟、不散、不亂是保證檔案內容的基礎性工作。檔案具備原始記錄性、回溯性等特性。判斷一份文件是否屬于檔案，可參考以下這三點：第一，此文件是否辦理完畢。假如一份文件還處于流程之中，那么就不屬于檔案;第二，此文件是否具備利用價值。盲目保存經營過程中產生的所有文件，本質上是資源浪費;第三， 是否按一定規律集中妥善保存。單獨隨意擱置的文件也不能稱之為檔案。

檔案保管工作人員的考核準入制度應該建立健全，在已有的基礎之上進行創新改革，以便更有利于為國家保密工作銓選人才。

2.2 提高檔案保管工作人員的工作內容熟悉度

從事檔案保管工作人員應做好以下幾項基礎準備工作.預先準備。檔案管理涉及的面繁雜、廣泛，需要行政人員預先做好準備，才能在后續整理及管理過程中有條不紊。

其次工作人員要做到明晰管理范圍：檔案管理涵蓋的范圍很廣，既可以覆蓋對外資料，也可覆蓋戰略規劃等對內材料。與此同時，文書規范性、監察資料等管理性質的資料，可以轉化為檔案的一部分;制度流程等宣傳色彩的材料，也是時常被歸檔的對象。工作人員應考慮實際需求，做到檔案范圍劃分科學合理。最后，對于這一點，還需要考慮以下方案進行決策：應存放在哪里，在具備條件、符合需求的情況下，可將檔案放置在檔案室內;沒有條件的情況下，也可以設置帶鎖的柜子進行檔案歸置。歸置檔案的場地及設備既要保證檔案安全性、私密性與完整性，又得符合資源的實際調用情況及業務需求。

2.3 檔案管理上做好基礎性工作

檔案保密的重點是檔案的庫房管理。對于檔案庫房的管理應指定專門人員負責管理。除此之外，還要制定相關的管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，做好庫房的科學管理以及得到專業人士的看管負責，檔案會取得較大的安全性與極高的保密效果。

3 結語

檔案保管過程中的保密工作是一直以來從事保密工作的人員前赴后繼探討的內容。機密性文件的內容關乎最高國家安全與人民利益，其重要性不言而喻。對于如何做好保管過程中的保密性工作，是從事保密這項工作的所有從業人員的永久課題。對于這一項工作的熱愛與探索，是職責所在，也是每一個保密工作人員終身需要履行的使命和光榮義務。期待大家在不斷地探索和實踐中找到更好的解決方法與管理途徑。

參考文獻

[1]張滿意.如何做好檔案保密工作[J].卷宗，2019，9（3）：71.

[2]倪軍.如何做好檔案保管過程中的保密工作[J].現代企業教育，2009（10）.

[3]王瑞玉，呂翠.如何做好檔案的保密工作[J].經濟技術協作信息，2010（5）.

[4]馬春榮.如何做好檔案保管過程中的保密工作[J].辦公室業務，2017（18）：92.