信息資源共享下檔案管理創新方法分析

劉麗娟 王萍

摘 要：近年來，大數據技術的發展對世界的發展產生了深刻的變革，于潛移默化中影響了人們的行為及思維方式，在政府越來越注重資源共享的大環境下，檔案信息化管理已經成為當前檔案管理方面的重要課題。就目前來看，我國的檔案管理水平有待提升，在發展過程中暴露了一系列問題，且成為制約檔案工作進步的重要障礙。因此，筆者就信息資源共享視域下檔案管理模式的現存問題進行分析，并針對性的提出了建議，旨在推動我國檔案管理水平的有效提升，打造檔案管理新路徑。

關鍵詞：信息資源共享;檔案管理;創新路徑

1 信息資源共享視域下檔案管理模式的現存問題

1.1 管理理念相對落后

檔案管理人員作為檔案管理工作的重要主體，其自身素質會對檔案管理效果產生最為直接的影響，但部分檔案管理人員的管理理念相對落后，對于數字化檔案管理缺乏清晰的認知，對電子檔案管理的相關流程及具體要求并不熟悉。與此同時，部分檔案管理人員尚未形成以用戶需求為主的服務理念，所提供的服務與客戶的需求存在一定偏差，影響了檔案管理工作的開展。與此同時，信息資源共享視域下，對檔案管理工作的規范性提出了更高的要求，檔案管理工作的規范性主要包括以下幾個方面：任務分配者制度方面、資源集成制度方面以及信息共享制度方面，若檔案管理缺乏相應的規范，會使得實際檔案管理缺乏制度保障，進一步導致管理混亂的局面。

1.2 檔案服務效能低

隨著互聯網技術以及大數據的發展，將信息化技術用于檔案管理工作已經成為檔案管理的重要發展方向，且信息技術與檔案管理的結合程度越來越深、結合范圍越來越廣。大多數檔案管理機構已經構建起了相應的檔案管理網站，但由于信息化檔案管理發展時間較短，在發展過程中暴露出了一系列的問題，致使網絡服務效能較低，具體表現為網站檢索以及瀏覽服務的不完善。功效效率作為檔案管理的重要評價指標，主要取決于機構的共享意識、協同發展機制以及檔案管理技術等。

1.3 信息化管理程度不夠深入

由于信息化檔案管理發展時間較短，對于信息化檔案管理建設的資金投入力度不足，進一步導致信息化基礎設施較為落后，且檔案信息化管理缺乏統一的標準，使信息化檔案管理表現出了一定的局限性。與此同時，由于各檔案館之間缺乏密切的聯系，跨館共建實現起來具有一定的困難，從而制約了檔案信息的傳播與共享。再者，對于檔案信息的挖掘并不充分，僅僅是停留在表層，檔案數據的深層價值無法得到充分的挖掘，不利于檔案工作的開展。

1.4 檔案數據安全存在問題

在信息資源共享視域下，檔案信息的透明程度更高、傳播路徑更為廣泛，這從一定程度上增加了數據的風險性，因此必須注重檔案數據的安全性，一旦發生機密數據的泄露問題，很有可能會導致國家安全與社會安定受到威脅。此外，若個人信息被泄露還有可能會干擾人們的正常工作及生活。再者，物理存儲介質也有可能發生故障，即磁盤出現變形以及磁粉脫落等，而導致檔案數據的丟失。

2 信息資源共享下檔案管理的創新路徑

2.1 堅持更新觀念，持續推進檔案現代化建設

樹立信息化檔案管理理念是推進檔案管理工作的基礎，可以有效指導檔案管理工作的開展，這也就對檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員首先需要樹立檔案共享的理念，從心底認可這一管理模式，此外，檔案管理人員還需要轉變傳統紙質檔案管理的理念，逐步形成電子檔案管理意識，大幅度提升檔案管理的效率。再者，管理人員還需要注重責任意識的培養，積極與其他檔案館之間的溝通及信息共享，實現對檔案館資源的合理配置。

2.2 堅持重點推進，不斷提高檔案館保管利用能力

首先，檔案管理工作的初衷在于實現對檔案的安全存儲以及對檔案信息的合理利用，為有效提升檔案館保管利用能力，需要做好館藏豐富工作，為檔案數據的利用打下堅實的基礎。與此同時，還需要注重對檔案原有內容的深入挖掘，通過對數據進行加工處理，可以使內容服務層級更加深入，從而大幅度提升服務的質量。再者，要注重服務方式的創新，為幫助檔案管理人員能夠較快的熟悉電子化檔案管理，需要不斷拓寬服務路徑，在傳統面對面培訓、紙質查閱和上門服務的基礎上借助于網絡平臺開展檔案服務。其次，還需要提升對檔案數據的保管能力，隨著信息與檔案管理的結合日益密切，管理人員為實現對檔案的高效管理，可以根據檔案的重要程度進行分類，并注重電子檔案的備份，以提升電子檔案的安全性。此外，還需要加強對檔案信息的處理能力，將檔案信息以圖像、視頻等直觀的方式展示給用戶。

2.3 堅持創新發展，加快推進檔案信息化建設

為加快推進檔案信息化建設，主要可以從以下幾個方面著手，一方面需要積極構建檔案資料的信息化管理系統，首先檔案館應加大投入資金力度，更新硬件設備以滿足電子檔案管理的需求。其次，需要對管理人員進行系統的培訓，提升其業務水平。另一方面需要借助云技術完善“共享式”檔案管理模式，檔案管理人員應注重與其他檔案館的協同合作，進一步實現對檔案信息資料的擴充。

2.4 堅持服務為先，不斷優化檔案服務大局

為實現對檔案服務大局的優化，可以從以下幾個方面著手：首先需要落實各項管理機制，結合檔案信息化建設的發展需求，積極推進管理機制的形成，有效規避檔案發展中的一些消極因素。其次，在對各項管理機制進行完善時，檔案管理人員應重視對檔案信息資源集成體制的構建?？茖W創建檔案信息資源集成體系，加強各個檔案館之間的聯系與合作。再者，檔案管理人員應當注重服務水平的提升，進一步推動檔案服務價值的提高，加快檔案數字化進程。

3 結束語

綜上所述，信息技術的飛速發展從一定程度上推動了資源共享這一模式的形成，但目前我國檔案管理工作一直存在條塊分割現象，嚴重限制了檔案信息資源的交流，制約了檔案管理的進一步發展。因此，基于信息資源共享這一背景，各檔案局應當積極構建新型的檔案管理模式，滿足共享管理模式的發展需求，更為深層的挖掘出檔案資源服務價值，推動我國檔案管理事業的進一步發展。

參考文獻

[1]姚仲宇.信息時代下檔案管理工作的創新[J].管理觀察，2018，000（007）：78-79.

[2]李曉霞.信息資源共享下高校檔案管理模式創新思考[J].中國市場，2018，000（020）：185，189.

[3]賈曼.大數據視野下檔案管理思維方式創新分析[J].山西檔案，2019.

[4]霍麗杰.流動人才檔案管理模式的構建與創新方式的探索與分析[J].才智，2019，000（005）：221-221.

作者簡介

劉麗娟（1980-），女，漢族，山東高密人，科員，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。