人工智能視角下檔案信息服務變革的反思

張雯 周可 袁方 王春芳 蘭日晶

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，信息技術所帶來的新科技、新成果廣泛地應用在經濟社會發展的各個領域，檔案管理工作中的信息技術也得到了廣泛地應用，尤其是人工智能技術與檔案管理工作相結合，在檔案管理的理論、檔案管理的方法、檔案管理的技術、檔案管理信息系統等方面都為檔案管理工作高質量開展提供了強大的信息技術支持。正是基于此對于檔案管理工作高質量開展中的人工智能與檔案管理工作相結合是值得思考與探析的問題。鑒于此，文章對人工智能視角下檔案信息服務的變革途徑進行了研究，以供參考。

關鍵詞：人工智能;檔案信息管理;變革途徑

1 人工智能技術應用在檔案管理中的重要價值

人工智能技術在檔案管理中的應用極大的提升了檔案管理工作的效率，也有助于檔案信息資源利用價值的提高，同時也對傳統的檔案管理工作進行了優化和改革。人工智能技術的應用將傳統的檔案信息錄入、信息整理、信息分類歸檔等機械性的流程進行了很大程度上的簡化，使其從根本上做到了檔案信息的準確性提升，并有效的避免了因人工錄入而出現的檔案信息失真或一些數據信息因疏忽而出現丟失的現象。并且檔案管理工作也不再需要耗費大量的人力去進行。只需要具備高水平的信息化檔案管理人才。檔案工作主要是進行信息的收集和按照類別進行整理匯總然后存檔保存。傳統的檔案信息搜集要依靠工作人員與其他部門工作人員的不斷溝通進行信息的搜集。而人工智能技術的應用可以進行更加清晰準確的數據收集、分類、排列和存儲，且其更加高效。除此之外，用戶對檔案的查詢和調閱也更加的便捷。用戶可以通過信息設備終端進行檔案的關鍵字檢索，并快速的查找到想要查閱的檔案信息，智能化的檔案管理系統能夠滿足自動化、無紙化等，并具備極快的信息數據傳輸速度，極大的滿足了用戶對檔案信息的需要。

2 人工智能視角下檔案信息服務變革途徑

2.1 利用專家庫，對檔案進行智能鑒定

檔案的二次鑒定主要取決于檔案管理人員的水平。一般而言，檔案館由于人員結構、畏難情緒、鑒定標準不統一等多方面因素，較少對館藏保管期限到期檔案進行解密或者銷毀鑒定。目前，盡管大部分檔案館開展了館藏數字化建設，但由于對館藏檔案的開放鑒定做得不完全、不充分，導致可用于提供檔案信息公共服務的檔案數量不多，整體利用程度不高。因而，以深度學習為代表的人工智能技術為檔案開放鑒定帶來了新的希望。根據深度學習原理，計算機能夠在理論上實現通過大量數據的自我學習演化，掌握識別、辨別的技能，激活數據從而實現需求。因此，檔案部門可以利用這一點，不斷地收集數字化檔案信息資源，在建立強大信息資源數據庫同時，反復實踐，從全國各地引進各層次、各專業檔案鑒定專家，通過將經專家鑒定好的檔案納入學習數據庫中，形成專家庫，以供計算機進行深度學習，從而掌握類似檔案的鑒定方法，供檔案人員鑒定時參考使用，進而實現館藏檔案的智能劃控和檔案開放的二次鑒定，提升檔案鑒定效率，使可開放的檔案能夠更多、更快捷地服務社會大眾。

2.2 進行文本挖掘，提供深度服務

“十二五”規劃提出了“加快數字檔案館建設步伐”，至今為止，絕大多數省市級檔案館實現了館藏檔案數字化的工作目標。大多數情況下，工作人員通過利用者表述需求尋找到相應的檔案，根據規程交付其利用即完成服務流程，情況較好的地區通過對館藏檔案編研、舉辦檔案展覽等形式提供檔案信息利用服務。因此，隨著AI技術的發展，計算機能夠對檔案系統中已有檔案進行語義識別，學界開始提出借助OCR技術，以文本形式存儲，對檔案信息重新進行語義拆分。通過建立語義網，運用知識圖譜建立信息網絡，實現聯想式服務，挖掘檔案中的隱藏信息，為信息利用者提供更為深入的精準服務，實現檔案信息服務向深層化轉變。

2.3 更新服務理念，建成個性化服務模式

盡管互聯網沖擊下檔案部門信息服務理念開始由原先的“大而全”理念轉向“小而精”地滿足特定用戶需求轉變，為信息服務內容由表層化向深層化轉變帶來可能，開始追求用戶利用的“內在需求”。但在實際工作過程中，由于檔案信息獲取處于表層化，數據挖掘進展緩慢。盡管部分先進地區已經進行了有益的探索，但檔案管理人員仍認為檔案不可“隨便開放利用”，且其利用無法產生顯現的效益。因此，提供服務只需要單純地滿足用戶的顯性需求，服務缺乏內在動力，趨于被動。AI技術的不斷成熟，一定程度推動了檔案館在檔案信息資源服務方面的反思，也督促檔案館開展個性化信息資源服務的進程?！癆I+檔案”的到來，為“互聯網+”時代學者們所提出的建設“個性化服務模式”的設想提供了實踐的可能，檔案館提出了檔案信息資源服務以人為本，從檔案服務方出發轉變傳統服務觀念，從檔案人員的源頭做起，注重檔案信息服務，樹立新時代檔案信息服務價值觀，樹立以人為本、服務為民、主動服務的精神，加快自身服務理念的更新和服務模式的建立，從而適應新時代的發。

3 人工智能在檔案管理中應用的建議

人工智能作為一項信息技術與檔案管理工作實踐相結合，并促進檔案管理工作水平與質量提升是新時代對于檔案管理工作的創新與發展，在人工智能在檔案管理工作中的應用，結合工作實踐提出以下三個方面的工作建議。

3.1 加強人工智能的理論學習

人工智能是一項不斷發展的信息技術，隨著發展和研究的不斷深入，對于人工智能的理論研究也在更廣更深的維度上開展，隨之產生的新科技、新成果更為廣泛地應用在檔案管理工作中，產生了更多的檔案管理人工智能理論，這就要求檔案管理工作中應不斷加強相關人工智能的理論學習，在充分認識和掌握人工智能理論的基礎上更好地將人工智能技術與檔案管理工作的實踐相結合，提升檔案管理的效率和質量。

3.2 加強檔案管理的業務總結

檔案管理工作不斷發展變化，對于檔案管理工作者提出了更高的要求，這就要求檔案管理工作者在檔案管理工作實踐中不斷加強業務總結，從檔案管理的內容、檔案管理的規范、檔案管理的流程以及檔案管理的實效等方面不斷加強業務總結，及時梳理存在的問題，特別是能夠通過人工智能技術解決的問題進行及時的梳理，進而為人工智能促進檔案管理工作精準找到切入點，更好地將人工智能技術應用在檔案管理工作實踐中。

3.3 加強人工智能在檔案管理工作中的成功經驗借鑒

在檔案管理工作中不但要加強理論學習與業務總結，更為重要的是善于學習和借鑒他山之石，將人工智能與檔案管理工作相結合，以人工智能技術促進檔案管理工作的經驗進行總結和借鑒，通過人工智能在檔案管理工作中的成功經驗，與自身工作相結合，提升本區域、本行業、本部門的檔案管理水平與質量。

4 結語

綜上所述，人工智能技術在檔案管理中的應用極大的豐富了檔案的應用價值和檔案信息的規范化，并且也為檔案管理工作帶來了科學性的創新，很大程度上提高了檔案管理的效率，優化了檔案資源，提升了檔案信息的準確性和數據的應用性，將其所具備的共享性進行了完美的發揮，體現了檔案數據重要的應用價值，為檔案管理的智能化、科學化、現代化建設奠定了堅實的基礎。

參考文獻

[1]閆實.探析人工智能在城建檔案管理中的應用與發展[J].蘭臺內外，2018（13）：76.

[2]祁浩銘.人工智能技術在企業管理中的應用[J].商訊，2018（21）：99.

[3]張江.淺析人工智能技術在檔案管理中的應用與發展[J].決策探索（下），2018（08）：86.