淺談事業單位檔案管理的信息化建設

王曉紅

摘 要：6月9日是第13個國際檔案日，國家檔案局以“檔案見證小康路、聚焦扶貧決勝期”為主題，通過回顧精準扶貧、脫貧攻堅的各個節點和畫面，進一步增強社會組織、群眾認知檔案的價值，增強保護檔案意識，營造全社會關心支持檔案工作的良好氛圍。如今的檔案工作，與人民的生活息息相關，對于一個單位、團體工作的開展發揮著愈加重要的作用。對于事業單位來說，推進信息化建設，加強信息技術在事業單位檔案管理工作中的應用，這對于對當前事業單位提升管理水平和工作效率的是非常重要的。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化

隨著以大數據、云計算等信息化技術的高速發展，檔案管理信息化建設成為新時期檔案工作的開展趨勢。事業單位在政府推行“放管服”的政務改革的號召下，也在積極推動內部檔案管理的優化革新。本文將以事業單位檔案管理信息化為切入點，闡述檔案管理信息化的特點與優勢，分析當前事業單位檔案管理信息化的現狀，并據此針對性地提出切實可行的措施。

1 檔案管理信息化的特點與優勢

1.1 檔案線上管理，存儲環境持續優化

在現有的大部分單位的檔案管理中，檔案的記錄媒介多為紙張，而由于紙張的保質期有限、較易磨損且容易受潮或蟲蛀等特點，檔案管理資料需要定期進行重新記錄和整理，檔案的存放時間較短，存放條件限制也較多。因此，從這一角度來說，在進行檔案管理過程中，事業單位要專門選取合適的儲存環境進行檔案的存放和整理。若全面推行信息化管理，大部分檔案都可以存儲到電子硬盤或者線上系統中，且隨時實地可以根據需要對檔案進行復刻或備份。將紙質檔案進行數字化處理，通過數據庫來對相關的人事檔案進行分類歸檔存儲，不僅能夠減少檔案存儲的空間，減輕工作人員的工作壓力，同時還能夠跨越時間和空間的限制，實現對檔案的長時間保管。

1.2 查詢使用便捷，人力物力有效節省

傳統的檔案由于大多由紙張記載形成，耗費檔案管理工作人員大量的時間和精力進行整理，因此檔案資料相對來說都十分珍貴。所以在借閱和查詢時，程序都較為繁瑣。另外，由于借閱使用的過程中，檔案與粉塵進行了大量接觸，因此檔案很容易受到磨損，更增加了檔案管理工作的困難性。而信息化檔案管理可以在減少檔案占據的時間和空間的同時，使得檔案管理工作的外部共享和內部使用都更加方便。在進行檔案查閱時，相關工作人員只要利用電子信息搜索和查閱的功能尋找相關的資料，不必多次查閱卷宗，盡可能避免了檔案資料的磨損。另外，檔案管理查閱的手續也更加簡便，借閱人員可以根據需要隨時進行檔案查閱。

1.3 信息資源融合，績效管理顯著提升

檔案基礎資料作為績效管理的有效載體，不但直接記載了績效管理的工作重點，而且反映了基層對落實績效管理的行動速度和標準指向。傳統檔案管理模式，人工模式占用空間比較大、查詢的速度比較慢、檔案管理不暢，不能有效滿足工作需要。而檔案管理信息化不僅能夠有效提高工作效率，更加快速地收集、編纂，還能保真保全的留存文件、文檔、圖片等檔案資料，為績效管理提供了新的途徑和重要依據，為工作落實提供強有力抓手。

2 當前事業單位檔案管理信息化建設的現狀及存在的問題

一是信息化檔案的信息化水平仍需加強。信息化的檔案管理模式讓傳統意義上的檔案的功能得到了拓展。然而，即便是已經推行信息化管理的許多單位中，只是單純將檔案資料由線下移至線上，沒有讓過去只是單純地被保存的檔案資料成為能夠服務于當下工作模式的有用的信息資料。有些單位對檔案管理硬件保障力度不夠，軟件系統不規范，技術水平不夠高，造成裝備版本陳舊，運行緩慢、卡頓、存儲空間小等問題時有發生，未能真正發揮出信息化建設的最大功效。

二是檔案管理工作人員的素質略顯不足。目前，很多事業單位都呈現老齡化的趨勢，部分檔案管理人員年齡偏大、對信息化等新興事物的接受能力偏弱，信息化業務能力儲備不夠，對檔案資料方面的收集、整理、裝訂工作進展不到位，導致檔案信息采集、整理質量不高，經常出現操作失誤、導入信息及導出信息不夠及時，最終出現輸入時的初始信息出現誤差，導出時的信息也不夠完善甚至是錯誤等現象，這些因素都影響著檔案管理信息化的順利推進。

三是信息化檔案的安全管理不夠完善?？陀^來講，信息化的檔案管理為人們帶來便利的同時，也伴隨著線上數據泄露的風險，在當前不斷變化的互聯網安全大背景下，如果事業單位信息化檔案管理系統的安全保障平臺的技術更新不夠及時，安全防護等級不高，就容易導致信息泄露、文件流失，危及檔案安全甚至社會穩定。

3 事業單位檔案管理信息化建設的可行性對策

一是創新加強檔案管理信息化建設。工欲善其事，必先利其器。高速運轉的信息化檔案管理系統，離不開技術的支持。相關部門應科學合理地利用現有設施設備和技術水平，加強檔案管理部門和其他部門以及用戶的溝通交流與合作，從需求出發，廣泛征求實際操作人員的意見建議，研發出滿足當代市場需求的檔案服務業務，讓檔案服務業務不單具備基礎性的業務性質，而且還能夠具備一定的增值性能，例如增加網絡簽章的功能，讓檔案管理工作朝專業化、個性化的方向發展，全面提升檔案的管理水平。同時，加強對檔案管理系統的創新運用，將檔案管理同信息化管理相結合，讓檔案在分類、統計、檢索等方面更加方便、快捷、有效，從而在工作中發揮出檔案管理信息化應有的作用和優勢。

二是積極做好檔案的安全保密工作。在數據信息高速傳播的現在，信息的傳播速度以及傳播范圍都比之前要更快、要更廣。當事業單位對檔案管理實施信息化建設時，如果各種檔案、信息都在互聯網上進行交流傳播，將會嚴重威脅到事業單位的信息安全，為部分檔案的保密性管理埋下了隱患。因此，在事業單位進行檔案信息化管理過程中，要積極做好檔案的保密管理工作，定期維護好單位的信息安全，提高數據信息的安全性，切實維護單位信息安全。首先，事業單位應當建立相關的檔案保密管理機制，對檔案的各種數據信息加強安全管理;其次，要讓單位員工，尤其是檔案管理人員提高對檔案信息化管理安全性的重視，簽署保密協議，加強對高素質員工的培養，防止信息的內部丟失;最后，還要加強事業單位的網絡安全保護，防止檔案信息被黑客攻擊而丟失。

三是強化檔案管理人員的引進和培養。打鐵還需自身硬，要充分發揮檔案信息化的效能，事業單位檔案管理工作者必須要具備相當扎實的專業管理技術，同時還必須要掌握足夠的計算機技術、網絡技術和通訊技術知識。因此，事業單位應高度重視檔案管理專業人員的引進及培養，一方面，要加大對計算機技術專業人員的招錄，根據他們信息化水平高、操作能力強的特點，崗盡其責，人盡其用;另一方面，要提升干部培養的針對性，通過“引進來+走出去”等形式，開展學習，增強培訓，提高檔案管理工作人員的素質和意識，啟發干部通過理論學習與實際工作相結合的方式，對工作方法進行改革和創新，從而實現檔案管理信息化工作水平的全面提升。

參考文獻

[1]葉冬花.新時期事業單位檔案管理信息化的建設與發展[J].辦公室業務，2014，（23）：97-98.

[2]于偉海，曲洋.新時期事業單位檔案管理的信息化建設[J].蘭臺內外，2018（02）：35-36.

[3]呂雅暉.闡述新時期事業單位檔案管理的信息化建設[J].才智，2019（16）：230.