食品抽樣文書“無紙化”的思考

解恒杰 徐大瑋 劉佩 徐立清 姜大勇 張洪瀟 穆文婕

摘 要：食品安全抽檢是加強食品監管的重要手段，食品抽樣是其基礎和前提，文書填寫是抽樣工作的重要一環，本文從文書現狀入手，剖析問題，提出解決方法，“無紙化”抽樣的設計，可大幅度提高抽樣效率，大大節約紙張墨盒資源，為促進食品抽樣工作發展提供參考。

關鍵詞：食品抽樣;無紙化;效率

食品安全關系國計民生，食品安全抽樣檢驗是防控食品安全風險、實現科學監管的重要手段。其中抽樣環節的工作質量和效率直接決定檢驗的進度，影響檢驗結果的科學性和有效性?？茖W高效地進行食品抽樣工作能夠更準確的獲取食品檢驗數據，提高檢驗數據的及時性和真實性，更好的為食品安全監管工作服務?！妒称钒踩闃訖z驗管理辦法》嚴格要求了食品抽樣工作程序，《食品安全監督抽檢和風險監測工作規范》詳細說明了食品抽樣工作規范。食品抽樣過程中，文書填寫占據50%以上的工作時間，已成為嚴重制約抽樣效率提高的瓶頸，同時也造成紙張墨盒等資源的浪費，本文以食品安全國家監督抽檢抽樣為例，分析食品抽樣工作中文書使用現狀和存在問題，提出改進方法，以期為更高效、更環保的完成食品安全抽樣工作提供參考。

1 食品安全抽樣文書現狀

食品安全抽樣過程中，用到的文書主要有：任務委托書、告知書、封條、抽樣單、工作質量及工作紀律反饋單等。這些文書的主要作用可分為：證明身份、確認樣品、記載信息、反饋質量。

1.1 證明身份的文書

《食品安全抽樣檢驗管理辦法》明確，抽樣人員向被抽樣食品生產經營者出示抽樣檢驗告知書及有效身份證明文件。由承檢機構執行抽樣任務的，還應當出示任務委托書[1]。任務委托書、告知書和有效身份證明文件共同證明抽樣人員的身份，書面告知被抽樣者抽樣性質、其享有的權利和義務等。

1.2 確認樣品的文書

抽樣人員和被抽樣單位負責人在封條上簽字蓋章后，抽樣人員應在現場以妥善的方式使用該封條進行封樣，以防止樣品被擅自拆封、動用及調換[2]。封條的主要作用就是固定實物證據，雙方共同確認該樣品來自該單位。當被抽樣單位或生產企業對樣品檢驗結果有異議時，啟用備份樣品復檢，封條能有效證明所封備份樣品是抽樣現場采集到的那份樣品。封條信息相對簡單，除雙方簽字蓋章外，僅填寫抽樣單編號和抽樣日期。

1.3 記載憑證的文書

現行抽樣單內容詳實，分為手填復寫和錄入信息后現場打印兩種，其主要的作用是記載被抽樣單位情況和樣品信息，抽樣單填寫完畢后，被抽樣單位應當在抽樣單上簽字或蓋章確認[2]。抽樣單需要填寫的內容有44項，抽樣人員絕大部分時間和精力耗費在填寫、核對、打印抽樣單上，嚴重制約了抽樣效率。雖然鼓勵應用先進的信息化技術填寫并交付相關抽樣文書[2]，但目前尚沒有機構嘗試使用非現場打印的文書。

1.4 反饋質量的文書

工作質量及工作紀律反饋單是被抽樣單位向組織抽樣檢驗的市場監管部門反饋抽樣質量的文書，需要被抽樣單位郵寄到指定的地址。絕大部分被抽樣單位沒有反饋該文書，可能是基于郵寄成本的考慮。

2 食品安全抽樣文書存在的問題

2.1 紙質文書，甄別困難

抽樣人員向被抽樣單位出示任務委托書、告知書和有效身份證明文件時，經常被質疑無法甄別真偽。任務委托書僅為復印件更讓被抽樣單位心存疑慮，增大了抽樣人員的解釋難度。在信息化社會，被抽樣單位可通過官方網站或公眾號等官方渠道查詢信息?，F行的紙質文書一直沿用單一的紙質途徑，被抽樣單位無法獲得電子渠道的官方認可，無法印證抽樣人員所持文書的真實性。

2.2 紙質文書，浪費嚴重

以一家超市抽樣10批次為例，除展示給被抽樣單位的任務委托書和身份證明文件重復使用外，需要交付給被抽樣單位的文書還有：告知書（每家被抽樣單位一份，3頁）、抽樣單（每批次樣品5頁，合計50頁）、封條（每批次樣品至少0.5頁，合計5頁）、工作質量及工作紀律反饋單（1頁），耗費紙張至少59頁。其中抽樣單一般需要現場打印，消耗便攜式打印機墨盒0.5個。抽樣活動消耗的大量紙張和墨盒，已經成為被抽樣單位詬病資源浪費的話題，與社會大力倡導的綠色環保的發展理念極不相符。除個別樣品檢驗不合格，被抽樣單位提出除復檢申請會用抽樣單外，大部分文書被丟棄或作廢紙使用。

2.3 紙質文書，保存難

紙質文書存在難保存、易丟失的問題。大型超市或生產企業一般有專人負責保管抽樣單等文書，而批發市場、農貿市場、小食雜店等經營者根本不重視抽樣文書，更不會妥善保管。一旦樣品檢驗不合格，被抽樣單位或生產企業對檢驗結果有異議時，需提供食品安全抽樣檢驗抽樣單時[3]，往往無法及時找到，影響樣品復檢。被抽樣單位會對抽樣工作產生情緒，很可能抵觸下一次抽樣。

2.4 紙質文書，抽樣效率低

每批次樣品的抽樣單需填寫44項內容，抽取10批次樣品，填寫、核對、打印抽樣單用時約需2 h，是制約抽樣效率提高的主要瓶頸。抽樣單上載明的主要是抽樣單位情況和樣品信息，這些內容均有出處和來源，對于這類信息，作者認為可以不需要被抽樣單位現場確認，抽樣人員沒有必要現場花費2 h把原有的信息重新抄寫到格式化的抽樣單上。抽樣單的填寫從信息化程度不高的改革開放初期演化而來，當時為了詳細記錄并傳遞樣品信息和被抽樣單位情況，不得不將所有的內容抄寫到抽樣單上;現今信息化時代，完全可以利用拍照等手段更加準確、詳細的記錄信息。

2.5 紙質文書，搶位難

為了更有效的使用抽檢資金，減少重復抽樣，食品抽檢系統對樣品做了限制，如每家生產企業的每類產品，同一季度內同一類型樣品的抽檢，不超過3批次，否則樣品信息將無法提交到抽檢系統。于是抽樣人員抽樣時慌忙搶位，但抽樣單錄入非常耗時，經常會出現購買時校核通過，錄完信息無法提交的問題，白白耗費了抽樣人員大量精力。同時，抽樣人員還要向被抽樣單位提出退貨的請求，違反經營行業“食品不退貨”的規則，有損抽樣工作的嚴肅性。

2.6 紙質文書，信息確認流于形式

抽樣單填寫完畢后，被抽樣單位應當在抽樣單上簽字或蓋章確認[2]。由于每張抽樣單需要填寫的信息有44項之多，被抽樣單位事實上根本無暇逐一確認，只是按照要求簽字或蓋章。這成為被抽樣單位后期否認抽樣單所載內容的理由，聲稱“簽字但沒確認”。

2.7 紙質文書，更改難

抽樣單如需要更改信息應當由被抽樣單位簽字或蓋章確認[2]。國家級食品抽樣一般異地進行，抽樣人員返回實驗室后，發現抽樣單信息有誤，不得不重復前往更改抽樣單，造成人力、財力的浪費。

2.8 紙質文書，信息統計難

對于合格樣品，被抽樣單位需要的不是紙質抽樣單本身，而是抽樣單所載明的信息，其可用于統計抽樣情況、銷售情況等?，F行的紙質抽樣單，被抽樣單位根本無法直接引用，還需要再次將抽樣單上的信息錄入到自己的經營系統中。

2.9 紙質文書，抽樣質量反饋難

被抽樣單位反饋抽樣質量時，需要另付郵費。絕大部分被抽樣單位不反饋該文書，組織抽樣檢驗的市場監管部門也就無法獲得來自抽樣一線的真實聲音。

2.10 紙質文書，獲取檢驗結果難

樣品被抽取后，被抽樣單位很關心檢驗結果。紙質文書無法使被抽樣單位高效獲取檢驗結果，抽樣單位需要不定時到指定網站查詢，以樣品名稱、生產企業、商品條碼等關鍵字搜出一系列抽檢信息，點開二級菜單與抽樣單載明信息對比查看是否為同一樣品，獲得所抽樣品的檢驗結果可謂繁雜。

3 食品安全抽樣文書無紙化具體設計

利用公眾廣泛使用的APP（如微信、支付寶等）建立統一的官方公眾號，便于公眾的便捷使用。以被抽樣單位負責人提供的手機號為橋梁，使用該手機號登陸公眾號，即可查詢到相關文書，并將抽樣、檢驗結果串聯起來，形成動態信息網，便于被抽樣單位及時掌握樣品檢驗結果。抽樣檢驗結果僅與樣品相關，與抽樣單填寫無關，不在抽樣現場填寫打印抽樣單，不需要被抽樣單位確認用于鎖定樣品的少量關鍵信息，可大大提高抽樣效率。

3.1 推送身份證明電子文書

抽樣人員到達被抽樣單位后，依據組織抽樣檢驗的市場監管部門的賦權，向被抽樣單位負責人推送電子版任務委托書、告知書，出示電子版有效身份證明文件。上述三份文書均印有二維碼，被抽樣單位可通過掃碼到官方公眾號核驗抽樣人員身份、抽樣任務的真實性。對于文書上的被抽樣單位信息，首次抽樣的，抽樣人員可掃描營業執照二維碼獲取，補充負責人手機號等，并生成“抬頭”二維碼推送給該負責人保存;非首次抽樣，抽樣人員掃描該“抬頭”二維碼即可。當然，負責人也可自行填寫該“抬頭”，實現被抽樣單位信息的秒錄。

3.2 確認樣品文書現場填寫打印

將食品抽樣單信息中有“五大字段（被抽樣單位社會信用代碼號、樣品名稱、樣品生產許可證號、生產日期、抽樣日期）”之稱的關鍵信息、抽樣單編號及編號條碼設計到封條上，實現一次簽字鎖定一個樣品。校核樣品符合抽樣規則后，可立即將“五大字段”信息提交到抽樣臨時庫，實現搶位。一家被抽樣單位樣品選取后，負責人在官方公眾號查看并簽字確認該樣品信息，打印、加貼封條，完成現場抽樣。由于每個樣品僅打印“五大字段”，除去內容相同的社會信用代碼號和抽樣日期，僅有3條信息需要確認，“簽字但沒確認”的現象將得到徹底改觀。打印輸出的信息少，可對封條版面進行重新設計，使用微型打印機和小型標簽紙代替原來的A4紙，實現便攜式抽樣。同時，接樣人員、樣品保管人員掃描封條上的編號條碼即可查看樣品信息及現場照片，更有利于樣品的科學儲存。

3.3 記載憑證的文書及時填寫

提交到臨時庫的“五大字段”搶位成功后，并不能永久占位，抽樣人員需在24 h內依據樣品照片補錄完整抽樣單，并推送給被抽樣單位負責人。其可在7個工作日內確認樣品信息，逾期將自動確認。信息確認后發現的個別錯誤信息，可通過同樣途徑更改并確認，實現修改的痕跡化、合法化，解決抽樣單修改的難題。

3.4 反饋質量的文書一鍵提交

抽樣結束后，被抽樣單位負責人可通過官方公眾號推送的評價通道對抽樣人員“五星好評”，也可方便快捷的提出意見和建議。有助于組織抽樣檢驗的市場監管部門對抽樣人員進行考評和收集一線聲音，也開辟了被抽樣單位對抽樣過程提出異議的新

途徑。

3.5 信息統計預留接口

抽樣單信息預留導出表格接口，被抽樣單位可按一定條件篩選樣品后導出相關信息，方便被抽樣單位直接引用和統計。

3.6 檢驗結果及時獲知

所抽樣品檢驗結果公布后，官方公眾號向被抽樣單位負責人推送檢驗結果。被抽樣單位也可通過抽樣單關聯，獲取到樣品的檢驗結果，便于被抽樣單位及時了解樣品情況，并及時做出相應反應。

4 結論

此項設計大幅度提高了抽樣效率，大大節約了紙張墨盒資源，實現了綠色辦公?！盁o紙化”抽樣一并解決了紙質文書甄別難、保存難、修改難、統計難等一系統難題。

參考文獻

[1]國家市場監督管理總局.國家市場監督管理總局令 第15號 食品安全抽樣檢驗管理辦法[EB/OL].（2019-08-08）[2020-09-01]. http：//www.gov.cn/gongbao/content/2019/content_5453439.htm.

[2]食品藥品監管總局辦公廳. 食藥監辦食監三〔2015〕35號關于印發食品安全監督抽檢和風險監測工作規范的通知[EB/OL].（2015-03-03）[2020-09-05]. http：//www.eshian.com/laws/45364.html.

[3]市場監管總局辦公廳，關于進一步規范食品安全監督抽檢復檢和異議工作的通知（市監食檢〔2018〕48號）[EB/OL].（2018-08-23）[2020-09-05]. http：//www.eshian.com/laws/41851.html.

作者簡介：解恒杰（1982—），男，山東巨野人，本科，高級工程師。研究方向：食品藥品抽樣、質量檢驗檢測。

通信作者：徐大瑋（1981—），男，山東文登人，碩士，高級工程師。研究方向：食品藥品檢驗檢測。