信息時代辦公室檔案管理工作的創新研究

于姍姍

德州市植物園管理中心 山東德州 253000

當今信息化時代背景下，傳統的辦公室檔案工作顯然已經跟不上時代的步伐，改善檔案管理的方式方法、優化檔案管理流程是每個政府機關和企業事業單位不可或缺的任務，檔案管理是否完善，在很大程度上決定了單位其他工作能否正常進行。目前的檔案工作，難以與國家機關單位或企業高度智能化的辦公條件相匹配，所以，檔案管理工作中，一定要本著創新的精神，結合時代特點大力開展研究。針對信息時代背景下檔案管理工作面臨的問題，檔案管理工作應順應時代特點，更新檔案工作理念、創新工作方式、提升檔案管理工作的服務質量和提高從業人員素養，以求對檔案創新管理做有益的探討，打開辦公室檔案管理工作的新局面。

1 信息時代辦公室檔案管理工作存在的主要問題

1.1 未能樹立科學的檔案管理認知

由于單位領導未能樹立科學的檔案管理認知，使得自身缺乏科學的檔案管理意識，從而無法充分認識到檔案管理工作的重要性，導致檔案資源的價值無法得到有效的發揮和體現。同時，由于領導人員對檔案管理工作的忽視，使得對檔案管理工作投入的資金較少，無法保證管理系統的有效運轉，從而直接阻礙著辦公室檔案管理信息化的發展[1]。

1.2 缺乏科學合理的管理模式

辦公室檔案管理的傳統模式主要是利用工作人員人為抄寫與收錄的方式，這無法保障檔案資料更新與匯總的及時性與準確性，同時無法實現各類型檔案資料及時準確的調出和利用。這些問題都直接影響著辦公室檔案管理水平的提升。

1.3 設計與規劃方式比較落后

辦公室檔案管理信息化實現的重要保障是對檔案資料管理工作進行合理的設計與規劃?？臻g地域因素、權限因素以及資金因素等等都會對辦公室檔案信息資源的生成造成不同程度的影響。但是由于社會環境的錯綜復雜，使得檔案管理方案的統一性無法及時有效地形成，必定影響檔案管理工作的統一性和實效性。

2 信息時代辦公室檔案管理工作的創新策略

2.1 創新檔案管理工作的觀念

隨著網絡信息化程度的加深，一方面，辦公室檔案管理人員應適應時代變化，敢于走出傳統的思想束縛，轉變檔案管理工作理念，增強職業創新意識，充分發揮檔案的使用價值，靈活多樣地開展工作，打開檔案管理工作的新局面；另一方面，單位主管部門也應改變對檔案管理人員的偏見，充分重視檔案管理工作的價值，從源頭上引進新型檔案管理人才，對已有的檔案管理人員，定期定量開展職業培訓和針對檔案管理的信息化技術培訓。這樣，上下齊心，雙管齊下，信息化技術的有利因素才能真正推動辦公室檔案工作走向新時代[2]。

2.2 創新檔案管理的工作方式

傳統的檔案管理方式存在不科學、不合理的地方，比如，檔案排列的雜亂、缺乏條理，檔案丟失，這些都會嚴重地影響檔案信息的使用價值，甚至給部門帶來嚴重損失。再如，工作人員對檔案沒有進行規范的登記，檔案后續的查找和使用效率將大受影響，管理工作常常處于被動的狀態，不利于工作的開展。在檔案管理過程中，工作人員要善于發現問題，善于學習科學的檔案管理知識，研究解決問題的新方法，有力地提高檔案管理工作效率。①采用科學的方法，構建檔案分類系統。面對資料的繁多和雜亂，管理人員歸類資料時，可以進行大致分類，構建出檔案總系統，總系統再分門別類，建構一個個檔案子系統，這樣分類歸置，條目清晰，層次分明，利于管理。另外，也需要對檔案進行備份處理，以防檔案丟失，給管理工作帶來負面影響，給部門的信譽或經濟造成不必要的損失。②強化管理秩序，構建檔案登記系統。做好檔案的登記工作，是對檔案進行管理的開始。檔案管理人員應該對接收的每一個檔案信息進行仔細登記，構建起檔案登記系統。一方面，便于接通查找系統，在實際運作過程中，便于查找、調閱檔案，檔案管理工作的效率將大為提升；另一方面，強化管理秩序，減少不必要的重復工作，有效解決傳統檔案管理中出現的各種問題，以科學嚴密的邏輯系統來管理檔案，整個檔案管理工作將有條不紊、有效展開。

2.3 加強辦公室檔案網絡安全管理

首先，構建辦公室檔案管理安全保障體系。根據辦公室檔案管理的特征與需求，不斷完善和改進現有的檔案網絡管理安全體系，確保網絡平臺上，辦公室檔案資源的安全性以及數據庫系統、信息系統以及數據處理器的安全，能夠有效應對各類病毒、黑客的入侵，避免單位辦公室檔案資源被竊取、泄露。因此，要求單位檔案管理人員做好安全防護工作，加強防毒軟件、防火墻、漏洞掃描等確保信息系統安全性設備的應用，定期對電腦進行殺毒處理，為檔案資源管理創設良好的網絡環境。其次，構建網絡安全評估和監管體系。檔案管理部門應加大云技術的使用，與相關軟件、技術研發公司合作成立安全評估小組，制定完善、健全的安全評估機制，設定相近的安全評估指標，對可能存在的風險進行全面評估，事先做好防范措施，在發生風險時才能及時采取應對措施。再者，要加強網絡安全事件應急演練。檔案管理部門應采取多樣化方式，針對辦公室檔案管理可能存在的安全風險進行演練，并對這些安全風險進行等級劃分，演練后需要對演練過程、演練內容以及演練方式進行總結，找出演練過程中存在的不足，對辦公室檔案應急預案進行完善[3]。

3 結語

信息技術的飛速發展，給辦公室檔案管理帶來前所未有的大好前景。各部門抓住時代發展的機遇，樹立創新意識，轉變管理觀念，改善工作方式，有序地把科技應用于辦公室檔案管理工作中，保障檔案資料的安全，提升從業隊伍的技術水平和專業素養，真正實現辦公室檔案管理的現代化和智能化，讓信息時代的檔案管理工作煥發勃勃生機，真正服務于部門，服務于大眾，服務于社會。