探討企業電子檔案管理中存在的隱患及應對方案

仲莉

華電國際鄒縣發電廠 山東濟寧 273522

電子檔案的信息化管理對于提高企業的工作效率，實現檔案管理的現代化操作具有重要意義。隨著計算機技術的發展，檔案電子化管理可以節省空間，實現便捷化管理以及無紙化辦公。電子檔案更有利于文件材料的保存，并且使復制打印等查閱編輯操作快捷方便。本文分析了企業電子檔案管理的重要性，對企業電子檔案管理中存在的問題進行了剖析，如電子檔案管理制度不健全、檔案管理人員工作不到位等，并提出相應的解決措施[1]。

1 電子檔案管理的特點

在信息科技高速發展的今天，檔案管理電子化已經是勢在必行。大多數的企業已經進入了電子檔案管理階段。檔案管理信息電子化，涉及到的內容有很多。利用互聯網系統進行檔案管理工作，其優點是可以節約大量的人力和物力，降低檔案管理的成本的同時，可以使工作效率極大地得到提高。首先，電子信息保存的檔案內容，可以更好地適應信息化時代對信息查詢的要求，電子信息的開放性更好，共享性也更好。其次，目前我們可以利用的檔案管理系統，已經具有強大的功能，在協同辦公的公共系統中，信息可以在極短的時間內得到更為高效準去的處理和利用。

2 電子檔案管理中存在的隱患

2.1 制度不健全

產生自業務系統的電子文件歸檔會涉及許多問題，如待移交的電子文件的真實性、完整性、安全性及電子文件的有效性等缺乏前端規劃、后端檢查等有效管控措施。

2.2 企業員工缺乏歸檔意識

企業部分員工往往為了圖省事少走流程，就忽視對重要文件材料和記錄材料的歸檔。在歸檔工作中，往往想著如何逃避工作，規避責任，不是自己的事情不做，是自己的事情少做。在歸檔工作遇到問題時，很多員工認為文件材料歸檔工作是一個次要什么影響。重要文件材料不歸檔所造成的影響，往往不會立刻顯現，而是要等到很長時間之后才會顯現。企業生產、科研、管理等工作，其后續的工作缺乏前期檔案的參考和指導，往往會導致反復出錯和重復工作，嚴重降低工作質量和效率。的事情，某些文件材料不歸檔不會對整個工作產生

2.3 檔案管理中的潛在問題被忽略，軟件使用時缺乏統一性

當前，不同的企業內部，使用的電子檔案的管理系統的承載軟件有所差別。企業內部大多數根據自己公司的實際情況，選用更為方便的軟件系統。但不同的軟件由不同的開發商進行維護，在管理的過程中，就會出現信息遭到病毒攻擊、被竊聽、被復制等情況。電子檔案中存在的問題，一部分原因在于軟件本身的缺陷，一部分在于工作人員的疏忽。大多數的檔案管理人員相信系統的安全性，對檔案內容的及時備份等重視不足。一但有問題發生，電子檔案遭到破壞，就會造成不可挽回的損失。除此之外，不同的企業之間軟件的不兼容性，也使得信息在相互轉化的過程中出現由解讀造成的錯誤[2]。

3 保障電子檔案安全有效的方法

3.1 檔案管理系統建設是前提

研究表明，電子文件必須以電子的形式歸檔。電子文件只有在信息系統的控制之下才能保證、證明其真實性。因此，檔案管理系統建設是前提。此外各企業即使按照同樣的檔案規范來進行檔案整理實施效果與結果總有不同。檔案管理系統可以幫助不同的企業在檔案規范與整理上統一要求。只有建立檔案管理系統，依托系統對各種檔案數據格式進行統一，對檔案分類整理進行規范，對業務系統或各部門檔案移交進行整合，才能真正支撐后續檔案管理環節有效開展。

3.2 提高歸檔意識

檔案是一個企業的寶貴財富，是企業建設發展歷史的記載，是歷屆員工不懈奮斗的真實記錄，做好檔案管理工作可以以史為鑒，檔案也是后人工作的重要依據，是具有法律效力的重要證據，依法做好檔案工作，可以使企業現有的工作更加規范化、制度化，提高工作效率。要提高對檔案工作重要意義的認識，增強檔案意識，只有電子檔案利用者理解了電子檔案管理工作的重要性，才能自愿歸檔、主動歸檔。作為檔案管理人員，除了定期對其他員工進行歸檔教育以外，還可以組織一些與檔案相關的活動，如檔案知識競賽、檔案征文活動等，提高員工的參與度與積極性，使員工認識檔案、理解檔案、走進檔案，從而自覺利用檔案[3-4]。

3.3 做好電子文件的保存工作，定期進備份

企業內部的電子檔案在進行保存的過程中，由于受到不同客觀因素的影響，所以要想做到長期保存十分困難。信息雖然不可消耗，但我們管理過程中暴露出來的漏洞難免造成這樣那樣的問題。我們要想真正做好檔案管理工作，還需要面臨很大的挑戰。首先，采取嚴格的安全措施，定期做好信息的備份，必要的時候需要脫離本機，采用第三方存儲的形式進行數據備份；其次，重視檔案管理工作的各個環節，不造成人為的信息錯誤[5]。

4 結語

綜上所述，在當前企業檔案管理發展形勢下，了解和掌握網絡及信息安全知識，選擇恰當網絡安全產品、運用必要的技術手段，合理的制度以及有效的管理措施都是保證檔案信息資源安全有效的必要條件，缺一不可。