對提升高校外事管理人員專業素質和服務意識的思考

孫斌

摘 要：外事管理人員在高校中的行為與高校的外部形象有關。隨著互聯網的不斷發展和高等教育體制的改革，高校之間的交流不斷加強，互動活動增多，教育變得越來越國際化，各種體制層出不窮。因此，本文將主要討論大學的外事管理者必須具備的專業素質和服務意識，以期為高校外事管理人員提供些許參考。

關鍵詞：外事管理人員;專業素質;服務意識;高校國際合作

一、引言

高校的外事部門承擔著高校國際交流的責任和義務，也是高校走出國門的主要渠道，其主要負責高校的外賓來訪接待、國際學術會議的舉辦、高層次人才的海外訪學等。從某種程度來講，高校外事管理人員能力關乎高校能否進一步發展。而如何提高外事管理人員的素質和服務意識，是當前應該研究的重要課題。

二、高校外事工作的主要內容

（一）總體把握外交工作

制定外事工作計劃和年度外事預算決算工作;負責做好外事協調管理工作，如外事活動的準備工作、背景調研、活動報告與歸檔工作;負責教職工、各級學生因公出國（境）年度計劃的上報、公務訪問的具體實施以及出國（境）情況年度總結;負責做好外國引智計劃的預報工作;做好年度國際會議的申報、實施及經費預算、決算工作;做好專家名譽學銜的申報、審批、遞交及授予等工作;建立健全外事各項規章制度，外事事務涉及的對外宣傳材料;負責建立外事檔案以及相關文件的管理工作以及其他日常事務性工作，包括人事、財務、會務等方面工作[1]。

（二）協助外籍專家工作

支持輔助學校聘用外國專家，包括專家來華前及來華后的訪問手續，協助外國專家辦理簽證，專家證書和居留許可證的程序，輔助外國專家日常生活的管理，尊重并配合專家適應不同國度外交文化、飲食習慣、差異文化的交流等。外國專家來訪的項目管理工作，包括項目的立項、審批、預期目標以及項目成果、總結、數據歸檔等管理任務。

（三）管理師生出訪工作

審查和批準校級間長短期聯合培養、訪學交流項目，公示并審批教師、學生因公出國（境）任務材料;在出發前協助相關管理部門負責對出訪人員的安全和保密進行培訓;對出國（境）人員的任務進行收集、歸檔，存儲和統計與出國工作有關的數據以及保密管理。

（四）建立國際交流活動

與外國高校和研究機構合作，建立溝通渠道;為外國專家和學者到校訪問提供接待服務，對外事活動計劃和流程進行審查和批準，制定一對一的接待計劃、工作計劃和應急計劃;負責必要的外事交流活動宣傳和數據歸檔工作，管理國際事務學術會議，包括協助學院進行申辦，組織籌備和實施;翻譯對外交流相關的外部文件（包括合同和合作協議），解釋學校的主要外交政策活動;負責學院的中外合作教育項目、聯合培養項目的制定以及報關工作，組織和實施（國際）學生交換工作，以及各教育單位學生的國際交流工作指南。

（五）管理留學生工作

國際學生招生工作、國際學生的教育發展計劃的組織和實施，國際學生管理和法規的制定和實施的監督;輔助國際學生的注冊工作以及國際學生簽證的完成、體檢、居留和其他任務，國際學生的日常生活、管理和完成教育工作，協調國際學生的生活安排，評估和獎學金分配。

（六）管理港澳臺相關工作

在香港、澳門和臺灣地區進行交流、參觀、講學和學習邀請和招待會;學校工作人員前往香港、澳門和臺灣地區進行內部審核和批準工作;用于正式處理支出文件和基金預算、財務報表;負責出境人員的公示工作，負責安全和保密教育，負責出國工作以進行業務和保密管理，匯編，以便整理并提交相關統計數據和統計數據。

三、提升高校外事管理人員專業素質的方法

（一）加強政治學習

高校外事管理人員不僅要加強商務知識，而且要學習政治理論，著重提高綜合技能。加強政治學習，要為外事管理人員開設一個政治學習平臺，組織常規性的學習和交流，強調實踐與理論的重要性。同時可以樹立榜樣，讓外事人員從意識形態層面轉變工作觀念，自覺重視思想政治學習，領會國家、省部、學校關于外事工作的相關文件精神，提高理論水平，深化服務意識，積極運用思想政治理論促進對外政策活動。在實際的外交活動中，高校的外事管理人員必須始終立場堅定，堅持自己的原則和準則，不要被他人左右思想，進而影響外交活動。

（二）加強業務培訓

外事活動會涉及不同國家的政策法規，因此要通過各種培訓來提高外事管理人員的業務能力。要定期舉行外事業務培訓活動，鼓勵外事管理人員積極參與，豐富外事經驗。比如，邀請出國管理部門工作人員來學校開展“加強外事管理工作安全”專題輔導培訓，介紹當前國際形勢，圍繞外事工作中出國審批、護照管理、簽證辦理、外事紀律等方面內容，針對學校因公出國境管理與服務以及外事安全工作做出具體指導，使高校外事管理者及時掌握外交活動的過程和最新法規。此外，高校的外事管理人員必須加強對國際文化的研究，了解不同國家的商務旅行和簽證程序的規定，并有條不紊地開展高校的外事活動。

（三）完善外事人員的管理體系

高校要根據新時代的發展變化不斷健全外事人力資源管理體系，嚴格執行現行法規。此外，為了有效調動大學外交管理者的積極性和主動性，提高工作效率，必須建立激勵評級制度，以實現有序的獎懲。

（四）建立健全考核評價方法

建立健全的考核評價方法可從兩方面入手：一是領導評估，二是外事管理團隊之間互相評估。外事管理人員應每人配備一本“平時考核記錄簿”，平時由其自己填寫，每月、每季度由部門領導作出評定，年底時再由上級領導作出評定。同時，將外事管理團隊之間互相評估作為考核評價的重要補充，組織團隊之間進行自我批評和相互批評。在評估過程中，保持透明性和開放性，廣泛參考評估內容，最終評定出優秀員工并給予相應獎勵。對于表現不好的管理人員也要給予批評和懲罰，形成獎罰分明的考核機制。

此外，還可經常性地開展一系列學習活動，培養和激發高校外事管理人員對高校文化的認可，通過多種多樣的方式提升高校外事管理者的精神水平和高校外交官的歸屬感[2]，從而更好地完成外事管理工作。另外，所有高校必須嚴格遵守“走出去”和“請進來”的基本原則，并積極組織外方項目官員在同級公司、機構、高校等開展校際交流活動，拉近每所學院外方項目官員之間的關系，實現共同的進步目標。

四、增強高校外事工作人員服務意識的途徑

（一）提高防范意識

在活動中要貫穿防范意識主題培訓，及時了解學習并合理運用新的指導方針，以及不同國家的簽證要求。出行前要組織高校外事管理人員進行服務和口譯培訓，提高外事管理人員保護意識，維護國家權益，并保證訪問進行順利，盡職盡責做好服務和口譯工作。

（二）拓展合作外交活動

高校外事管理者需要非常注重學校與合作項目之間的合作規范化，研究學校管理合作過程中出現的新情況和新問題，積極保護學校和學生的合法權益。關于外事接待，盡量保持穩定，不要犯錯誤。積極接受外國專家和教授的學術訪問，并討論中外聯合學校和聯合科學研究。目前，高校外事接待工作繁雜，出國留學人數逐年增加，所以外事管理人員要統籌負責工作，靈活制定準則，盡量避免差錯，減少工作量，不斷完善外交活動報告制度，組織做好國際留學生交流學習工作。

（三）認真負責，耐心解答

大力支持各級出國人員特別是為一線教學人員提供服務，提供各種咨詢、審查等服務，以提高服務水平和減少糾紛。必須調查外事工作隱患，并及時進行細致、認真的處理。最近幾年，不斷出臺的新的國家政策對外事工作提出了更高的要求[3]，教師在出國留學過程中會遇到很多新的問題，如程序復雜、處理時間長以及與公共關系的聯系不斷增加等?；诖?，外事人員需耐心地向教師解釋新政策以及各種批準程序、時間限制等，提高教師對外交工作的了解，解決各方之間的沖突。另外，與學校相關部門保持聯系，以幫助加快流程。如果出訪時間緊迫或遇特殊情況，還應積極向高級機關報告并提出申請，并就簽證結果與大使館或領事館聯系，以確保教師有時間出訪。

五、結語

綜上所述，提高高校外事管理人員的職業素質是一項長期而系統的工程，與我國未來高等教育的國際發展息息相關。目前，我國高校外事管理者的各方面素質都有待提高，在一定程度上影響了我國高等教育國際化發展的進程，因此高校必須重視。所有高校都應該意識到當前提高其外交事務經理專業素質的空間，根據高校未來的國際發展戰略和外事管理團隊的實際情況，積極研究相關培訓和教育策略。全面加強思想政治教育，健全競爭性培訓體系，改進和建立健全的評估方法，不斷創新，提高工作效率，為學生和教師做好服務工作。吸取經驗教訓，一步步提升，切實考慮高校的未來發展狀況，從而穩步促進高校外事管理人員專業素質的全面提高，使國際交流合作工作不斷向好發展。

參考文獻：

[1]朱治亞.高校外事工作人員基本素質與服務意識探討[J].市場周刊，2018（7）：132-133.

[2]樊江華.新時期高校外事部門自我完善應關注的"兩大問題"研究[J].科教文匯（下旬刊），2014（24）：183-184.

[3]付萍.高校外事管理人員能力素質及服務意識研究[J].當代經濟，2013（6）：92-93.