醫院檔案管理電子文件的實施對策

李漢華

摘 要：檔案管理電子文件的優勢體現在操作方便快捷、歸檔質量高、節約檔案存儲空間、保障檔案的安全性和可靠性。但目前在電子文件歸檔的過程中，還存在著載體缺乏安全性、思想認識不足、管理模式落后等問題。為了促使檔案電子文件管理達到理想效果，需要對文件的真實性加以鑒定，完善文件存儲載體，提升工作人員電子文件歸檔意識。

關鍵詞：醫院;檔案管理;電子文件

一、引言

隨著當前社會經濟及科學技術的發展，醫院檔案管理逐步實現了電子化。但電子文件實施管理過程中還存在問題，需要采取合理的措施加以解決。例如，在醫院內部完善檔案管理網絡和體系，制訂科學的電子檔案管理制度;進一步加強電子檔案管理工作人員業務能力培訓等，只有這樣，才能夠不斷提高醫院電子檔案管理水平以及管理效果。

二、電子文件歸檔問題

（一）歸檔范圍不明確、管理不夠規范

電子文件屬于一種新興事物，但是當前醫院并沒有關于電子文件歸檔范圍的明確規定，對于已經處理完畢并且存在一定有效價值的文件，也沒有相關鑒別處理方式以及分類收集模式，只是電子形態，沒有相關的與之配套的軟件對電子文件實施保存。比如，在目前醫院工資數據庫問卷、人事管理檔案以及醫療事故統計等方面，缺乏有關軟件的大力支持，這就造成醫院計算機難以順利讀取相關電子文件。電子檔案材料的管理缺乏統一性以及規范性管理，通常都是依賴計算機進行儲存。平時對計算機缺乏良好維護管理，在病毒防范、網絡安全以及權限管理等方面都不夠到位，這樣的情況直接影響了電子檔案管理工作的高效性和科學性。同時，未能針對檔案進行歸檔、鑒定、整理和收集，造成檔案損壞、丟失的現象較為普遍。

（二）思想認識不足

在傳統模式下，檔案管理是針對紙質檔案進行手工管理。應用計算機之后，電子文件管理成為了重要的內容。電子文件屬于一種新生事物，自身具備了紙質文件不能取代的優勢，但是很多的檔案管理工作人員沒有充分認識到這一新生事物的重大價值和潛能，甚至對電子文件持有滿不在乎、可有可無的思想態度和觀念[2]。所以，大部分檔案管理人員在培訓過程中，往往缺乏積極性和主動性，甚至年齡比較大的檔案管理工作人員不愿意接受新生事物，僅僅只是按照傳統陳舊管理方式來進行檔案管理工作，這就直接阻礙了電子文件歸檔工作走向一個更高的層次，進而對醫院檔案管理的發展和完善造成了不良的影響[3]。

（三）管理工作滯后

當前，計算機軟件開發技術正不斷發展。但是，在電子文件歸檔方面國家并沒有制訂法律法規進行規范和約束。很多醫院在對電子文件進行管理時，依然是采用傳統管理模式，依然停留在紙質檔案管理的層面上，缺乏相關完善的規章制度約束。另外，雖然有一部分醫院對于電子文件檔案管理有了可依據的規章制度，但在操作層面上又不夠到位，沒有將其和計算機特點進行密切聯系，這就造成操作層面處于比較尷尬的局面。檔案管理工作相對滯后，和計算機軟件技術的發展無法相互匹配起來，這就導致電子文件歸檔工作不夠順暢[4]。

三、規范檔案電子文件管理的有效措施

（一）鑒定文件真實性

目前，醫院檔案涉及了大量的電子文件，但電子文件本身就具備著真實性不夠充分的問題，所以在對電子文件歸檔之前，相關檔案管理工作人員要對文件完整性、全面性和真實性進行嚴格鑒定?？紤]到電子文件格式的多樣性，工作人員首先就需要對電子文件的格式進行識別。比如，圖片電子文件通常采用JPG格式，文本電子文件一般采用TXT格式或者DOC格式;對于視頻或動畫電子文件，一般保存格式應當是3GP格式或者AVI格式[5]。

（二）完善文件儲存載體

在當前醫院針對于電子文件進行歸檔過程當中，要促使文件儲存載體得以提升，避免安全隱患問題，切實保障載體可靠性和安全性。對于檔案管理工作人員而言，要通過備份、密碼設置或者是防火墻的方式，避免病毒或者計算機系統故障問題對電子文件保存造成不良影響。

（三）提升電子文件歸檔意識

對于當前任何一家醫院來講，通常都具備著自身獨特以及重要的一些電子文件，為了避免重要的獨特的電子文件受到其他人影響和破壞，要檔案人員能夠切實做好保密處理工作，切實的保障電子文件的安全性和可靠性。在針對電子文件進行歸檔處理過程當中，要加強現代化先進加密技術的合理科學的應用，對于重要電子文件要實施加密，并且考慮到電子文件涉及到一些重要機密，在裝具和載體等方面都需要注明加密等級以及保密期限。另外對于當前的檔案工作人員來講，在針對重要電子文件進行保密處理過程當中，還需要結合保密法律要求以及法規要求進行合理科學的歸檔，切實的保障特殊性重要性的電子文件永遠不會丟失。

四、檔案管理電子文件的優點

電子文件檔案因為具有眾多優點，已經逐步取代了以紙質為介質的文件，成為檔案管理的主要形式。

（一）節省存儲空間

電子檔案信息的存儲介質主要有磁盤、磁帶、光盤。尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富。隨著科學技術的發展，電子檔案存儲介質的密度還將繼續變化，信息存儲量更為豐富，大大節約檔案的存儲空間。

（二）操作便捷快速

與傳統檔案管理工作相比，電子文件檔案的儲存更加靈活，它避免了因補漏增缺而進行的拆卷重新歸檔過程。通過磁盤、光盤、云儲存等方式來對電子文件進行傳輸、復制與交互，這一過程沒有使電子文件檔案發生任何改變，也使歸檔工作更加便捷。

（三）有效提升了歸檔質量

與傳統檔案管理工作相比，電子文件檔案管理有了質的飛越，它避免了因人工疏漏而造成的錯誤。通過計算機系統對文件信息進行保存，歸檔處理，更加的準確。它能夠進行二次開發與利用，實現了數據的查詢、分析和挖掘。

（四）加強了電子文件檔案管理的安全性

加強電子檔案的安全管理是保障電子檔案的原始性、完整性與真實性的重要手段。電子文件由于可重復性強，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也易于被更改。這些問題使電子文件原始憑證性辨別變得復雜而困難。一些不可抗拒的力量侵襲，如計算機故障、黑客入侵等，極易造成電子檔案信息的破壞和丟失。因此，要建立、加密身份驗證的保護措施，確保在傳輸、處理和提供利用過程中不會出現資料變更，同時還須做好本地與異地備份工作。

五、解決電子檔案管理安全問題的措施

第一，注意電子檔案的物理防護，主要是防磁，控制環境的溫濕度和防機械損傷。第二，建立有效的防災系統。最根本的措施是建立電子檔案的備份系統。理想的備份系統應該盡量滿足全方位、多層次的要求。應依靠硬件備份防止物理性故障，在此基礎上用軟件方式和人工結合的方式對付因軟件或誤操作造成的數據的邏輯性損壞，從而構成對電子檔案的多級防護。

第三，訪問權限控制。這是網絡環境下電子文檔信息安全防范和保護的主要措施和手段，它的主要任務是保證電子文檔在內的網絡資源不被非法訪問和非法使用，主要采取入網訪問控制、權限控制、防火墻控制。第四，信息加密。其目的是保護網內的數據、文件、口令和控制信息傳輸，確保不宜公開的電子文檔的非公開性。第五，數字簽名。這是用來確保電子文檔的真實性而進行的身份驗證，其內容是否被篡改或是否被偽造。第六，防寫措施。將電子文檔設置為“只讀”狀態，只能閱讀，不能修改和復制。第七，建立有效的管理制度。采用法定程序，對電子文件的生命周期進行全過程的管理，要求管理人員認真登記日志，人員變動時做好交接記錄。在軟件管理上，要做到軟件統一制作和配發，及時備份歸檔，做到軟件資料保密，數據、參數、密碼保密等。

六、結語

綜上所述，對醫院檔案管理工作人員來講，不僅需要切實做好紙質文件的歸檔工作，還需要進一步強化電子文件的歸檔管理工作，明確檔案管理的工作流程，對于電子文件檔案管理過程中存在的問題，具體問題具體分析，采取合理的措施加以解決，這對于實現醫院健康穩定持續性發展具有重要作用。

參考文獻：

[1]董婉婷.關于醫院電子文件長期保存發展戰略的思考[J].蘭臺內外，2020（5）：5-6.

[2]宋正宇.現代醫院檔案管理信息化建設的創新分析[J].信息記錄材料，2020（2）：42-43.

[3]鄭翔宇.醫師注冊檔案電子化平臺在深化醫藥衛生體制改革中的實踐與思考[J].中國醫療管理科學，2019（3）：49-52.

[4]李政.基于區塊鏈技術的政務電子文件一體化管理[J].辦公自動化，2019（2）：25-27.

[5]張艷彩.醫院電子文件和數字檔案登記備份研究[J].蘭臺內外，2018（13）：28-29.