教學視角下的留學生檔案管理策略分析與闡述

何媛媛 李維佳

摘 要：改革開放至今，我國留學生的數量不斷增加。在這種情形下，我國相關教育機構對于留學生的檔案管理提出了更高的要求。本文將從教學視角出發，分析留學生檔案管理的現狀，寫明檔案管理中教學方面所存在的各種問題，并提出一些可供參考的解決方案。

關鍵詞：教學;留學生;檔案管理;工作改革

一、留學生檔案管理現狀

（一）留學生檔案管理的不足

從各個學校的檔案管理來看，我國留學生的檔案管理力量存在著很嚴重的不平衡。由于我國各個院校的留學生生源留學性質不同，所以其在檔案管理方面所受到的重視度也有所不同。一部分是從我國小學教育開始直至研究生畢業，并且其考試分數合格，獲得了我國相關教育部門所頒發的各等級學歷證書的留學生;另一部分則是進行語言進修課程、專業課程以及進行所有學歷教育以外的國外進修留學生。在我國經過小學直到研究生學習期滿的學歷生，由于我國教育對學歷證書的需求，該類留學生在檔案管理方面得到了相對認真全面的管理。不僅要保證紙質檔案和電子檔案的齊全，并且要在國家相關教育部門做好備案。這類留學生的學歷得到國家承認，因此學生的檔案也會在學生考取上一級學校時及時地進行調整和備案。相對而言，進修生則與這類學歷生不同。語言進修生常常出于自身不同的學習目的與需求，學習時長不固定，在我國留學的時間較短而且經常轉校，甚至本身就不需要中國的學歷證明等，因此，對于進修生的檔案管理工作會存在較多困難以及不足的地方。

以目前的檔案管理狀態來看，從事該管理工作的人員也有很多。有從事該管理行業的工作人員，也有各地校園從事教學工作的教師，再加上留學生數量不斷增長，使得檔案管理的難度不斷增加，其工作量也不斷加大。

（二）與教學相關的留學生檔案管理

留學生教學檔案建設是在教學、教研等多重積累的教學活動中所形成的，一般包括課程檔案以及學術檔案等。其檔案記錄是對文字、圖案等具有一定保存價值的不同形式記載，是反映教學運行、管理與建設的重要性標志。我國的留學生招生工作至今已經有近60年的歷史，我國有的學校甚至是近幾年才開始進行留學生招生工作，所以留學生的教學工作本身還處于不斷探索時期當中，教學檔案的建設更是需要改進，其中的不足之處也顯得尤為明顯。如綜合性院校的留學生，其本身的檔案在學籍內容上就不夠全面完整。據了解，由于一線教學教師的工作性質，在留學生課堂教學中，對于學生學習參與性與積極性、掌握學習內容的程度等方面可以做出較為客觀的評價，因此，學生的教學檔案管理應該是由一線教學的教師或者至少應該由相關管理人員（如留學生專職班主任等）統計入檔。然而在目前的檔案管理中，一般都是由各校的行政人員開展這一方面的工作，很少有從事一線教學的教師參與。這導致留學生學習情況的管理檔案中與之相關的學習內容及進程等信息較少，或者對該生已有的學習情況信息也不能夠更好地為其學習提供更好的服務。在正常的課堂中，教師是該課堂活動教學的主導，而學生是為了開展教學活動而組織起來的主體，只有全面地了解學生，才能夠更好地進行教學活動。特別是來自國外的留學生，由于國外的留學生與我國學生情況不同，他們來自不同的國家，而且在年齡跨度，宗教信仰以及文化背景上有所不同，其漢語水平也是參差不齊，教師要想有效地開展教學，了解學生各個時期的學籍檔案資料就成為必不可少的一項工作。相關的留學生管理工作人員應積極配合教師，做好與教學相關的學生學籍管理工作，這一點十分重要。

二、留學生檔案的管理系統改善和設想

（一）管理系統概述

現在部分學校都會運用一套具有權威性的留學生檔案管理系統，留學生的學籍管理主要在其系統中的“學生信息功能”或者“學籍管理”等這些模塊中。該系統模塊里所包含的內容十分廣泛，包含學生應有的基本信息、分班信息、離校信息和其他獎懲信息等?？梢哉f，該系統模塊覆蓋了留學生在校的全面生活信息，學?？梢酝ㄟ^這些信息了解留學生的個人情況、學習情況等。對于招生和管理留學生的工作人員來講，這種具有權威性的留學生檔案管理系統的信息量以及管理分類已經非常完善了。但是對于教學的教師來說，這種管理系統所存在的實際利用價值并不是很高，其中還存在很多漏洞。其一，由于該系統數值并不能非常及時記錄與了解學生的信息情況的變化，教師無法及時了解與掌握這名學生的最新動態。其二，該管理系統并沒有做出一項專門為教師準備的系統模塊。因此不難看出，該管理系統注重的是為留學生檔案的管理者而設計的。相關教師如果想了解某一學生的信息內容，則需要從眾多零零散散的信息窗口中去拼合，十分不方便。另外，現有管理系統中還面臨著來華留學生流動性大、留學生經常轉校留學，導致檔案追蹤性不夠、不強等問題。這種情況給相關工作人員造成一定負擔，同時導致教師不能夠快速且全面地了解學生。

（二）改善管理系統的設想

各個學校應該繼續完善已有的留學生教學檔案。在各大學校中，留學生的教學檔案記錄并反映留學生教學單位的建設和發展這一過程，這應該是相關教學單位各項工作中的一個重要環節，是評估和衡量該教育質量與管理水平的一個依據。它為留學生的教學、管理等水平的提高創造了必要的條件，也是積累教學經驗和教學過程的原始資料，利用這些資料，教師應合理推動教學法研究，促進教學組織和管理。

教師應該在一定的研究基礎上積極主動地探討、研究，進行客觀分析和總結，如可以收集學生試題的答卷、作業等資料等進行分析。教授語言類的教師還可以運用多媒體現代信息技術化等手段，收集學生的語音文字等信息，建設語音數據庫，從而提高自身教學質量。

留學生的學籍檔案應及時充實與教學相關的內容。由于檔案信息模塊的內容不同，相應模塊表達的信息量也有所不同，教師應根據每個管理模塊的內容去實際了解和分析，學籍檔案信息也應該根據教師的教學需求補充。據了解，目前各高校留學生的類型多分為兩種：一種為有學歷學籍的留學生，這一類學生的學籍檔案一般為各高校教務部門統一管理，學籍信息從入學至畢業都有較為詳盡的記錄;另一類留學生為非學歷生，即進行中短期語言培訓的留學生，想要完善這一部分留學生的學籍檔案是有一定難度的。非學歷生在校學習時間不固定，入學前甚至無須提供之前的學習證明等材料，一線教師或是專職行政人員無法全面地對他們進行一個過程性的了解。同時，學生的愛好、信仰、學習愛好等大量背景信息都要求學生檔案管理者以及教學者充分了解學生的情況，這其中面臨的困難較多、工作煩瑣，在這里就不一一說明了。如果想有效處理好這一問題，應考慮將留學生檔案進行校園間共享化管理。隨著信息的不斷充實，即使該學生已轉校，這些相應的信息也可以被新接收該生的院校直接運用，不會出現該生檔案某一時間段空缺的狀態，也可為新接收院校迅速較為全面地了解該生的情況提供依據。

三、結語

綜上所述，相關留學生管理工作人員應積極配合教師做好與教學相關的學生學籍管理工作，學校各部門以及各學校之間應努力做到留學生檔案資源共享，在各大學校當中進一步加強校際交流與合作，搭建電子信息技術平臺，實現共享電子檔案資源。電子檔案可包含學生入學前上一階段的學習成績證明、留學生畢業或是離校后的服務追蹤信息等，進一步完善學生的各方面信息。另外，當留學生轉校時，轉出學校的檔案信息可以直接劃為轉入學校并使用，這樣不僅僅可以使留學生的檔案變得更加完整，也可為轉入學校省去很多查找尋蹤等煩瑣與不必要的麻煩。由此可見，公開檔案信息并努力去實現檔案資源共享，對于教師充分了解學生信息起到了很大的積極作用，也使留學生的檔案提高了完善程度。教師也可以利用在教學過程中不斷完善的學生教學檔案，將其作為教學工作的參考資料與依據，制定行之有效的教學方案，從而提高自身教學質量。

參考文獻：

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