新形勢下企業文書檔案管理工作的創新思考

陳斐然

摘 要：本文從新形勢下文書檔案管理工作的重要意義分析入手，針對現階段文書檔案管理工作存在的問題，提出了加強文書檔案管理工作對策建議，對于該領域工作人員具有指導意義。

關鍵詞：文書檔案管理;監督檢查;制度創新

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.022

1 引言

文書檔案管理作為企業工作過程和成果的重要文字載體，能夠全面、詳細的記錄單位內部的工作情況，與此同時，文書檔案管理能夠為使用者提供重要的生產生活資料和信息。高效、科學的文書檔案管理不僅可以為單位內部決策提供重要的依據，還有助于提升單位的整體管理水平。

2 新形勢下文書檔案管理工作的重要意義

1）為企業發展和管理提供依據。企業作為市場經濟的重要組成部分，在社會經濟活動中發揮著不可或缺的重要作用。文書檔案是有效記錄企業及分支機構的住所、業務范疇、行業信息、法人代表以及開辦資金等資料與業務的重要載體。針對上述資料與業務進行科學的開發利用，不僅能夠促進企業的有序發展，同時能夠進一步提升企業內部管理的效率。

2）為經濟社會發展提供法律憑證。企業的文書檔案管理涵蓋單位成立、日常工作、變更直至注銷的全部信息，是企業內部活動的真實記錄和體現。上級主管部門能夠通過文書檔案的查閱，準確掌握企業在開展工作的過程匯總是否存在違規操作行為，本身具有一定的法律效力。

3 文書檔案管理工作存在問題分析

結合現階段各地區文書檔案管理的情況，認為文書檔案管理工作存在問題主要體現在以下幾個方面：1）管理人員綜合素質有待提升。調研中發現，部分單位的文書檔案管理工作者并沒有經過專業的培訓，部分人員并不是該專業人員，或者是其他崗位調任而來。人員素質參差不齊，直接影響管理工作的具體開展。2）文書管理和檔案管理工作關聯性不足。長期以來，這兩項管理工作是相互獨立的，相互之間缺乏統一規劃，各自發展的方式不利于形成合力。3）重視程度不足。受傳統觀念的影響，部分單位管理者缺乏對文書檔案管理工作的正確認識，在文書檔案管理工作中投入的資源不足。領導干部的重視程度不足，主管部分和具體領導在進行制度創新和工作落實過程中投入不足，長此以往，必然導致文書檔案管理領域的人才外流，制度落后等問題。4）信息化建設相對滯后。在線辦公和信息化建設已經在相當一部分的單位中應用，并取得了很顯著的效果，大大提升辦事效率。但是在文書檔案管理中，由于信息化建設工作量大，資金投入缺乏短期收益，導致部分單位缺乏主動進行信息化轉型的動力。5）文件丟失情況時有發生。一方面傳統的文書檔案管理方式較為落后，難以根除檔案遺失的情況;另一方面，文書檔案管理人員流動性大，加之部分單位沒有專職的工作人員，存在一人身兼數職的情況，在人員更替和工作交接的過程中，沒有嚴格落實工作交接制度，也導致了一部分信息的丟失。

4 加強文書檔案管理工作對策建議

1）建立健全管理制度。通過前文的分析可以看到，文書檔案管理制度不健全是導致文書檔案管理問題的一大主要原因。為此，相關單位應深入研究本單位的工作實際情況，結合文書檔案工作的特點，借鑒先進單位的管理經驗，健全和完善本單位的文書檔案管理制度。在這一過程中，為保證文書檔案管理工作落實到位，相應的整改和提升工作取得實效，應建立與之配套的績效考評和獎懲措施，將文書檔案管理納入績效考核中，對于作出突出貢獻和有工作業績的員工，應及時進行精神獎勵和物質獎勵，并為其提供晉升的通道;對于在文書檔案管理中導致重大過失的員工，應進行相應的懲罰。

2）加強文書檔案信息化建設力度。文書檔案管理工作存在工作量大、耗時長的特點，文書檔案管理涵蓋范圍較廣，在管理中需要投入大量的人力、物力，占用內部大量資源，同時又不會產生短期經濟效益。這也是大部分單位缺乏文書檔案管理資源投入積極性的一大原因。為此，建議管理部門盡快實現建立文書檔案管理在線平臺，實現文書檔案管理數字化和網絡化。在“互聯網+”時代背景下，企業在引入信息化之前應深入挖掘單位內部的真實需求，制定詳細科學的建設方案。首先，應加強文書檔案數據庫建設，對原本分散分布的文字、圖片、錄像等文書檔案資料，完成向數字化的轉化。其次，建立文書檔案信息化管理制度，建立健全一套切實可行的信息化管理制度，細化崗位職責。最后，有條件的單位可以在文書檔案管理信息化建設過程中，與辦公一體化系統相結合，與企業內部辦公流程深入融合。

3）創新文書檔案管理模式。在市場經濟體系下，企業傳統的文書檔案管理面臨巨大沖擊，在此背景下，應加快文書檔案管理模式的創新工作，實現文書檔案管理從封閉型向開放型的轉變?，F階段，多元化的市場經濟組織蓬勃發展，文書檔案管理制度正處于新舊交替的階段，企業在文書檔案管理中不能墨守成規，應根據市場經濟的發展需求，構建面向市場經濟的服務型文書檔案管理模式。

在新模式的構建過程中，應重視標準化流程和規章的建設。標準化是文書檔案管理高效運轉的基礎，只有實現了標準化，才能進一步實現網路化和自動化。標準化一方面指的是數據資料的標準化，在各類文書檔案轉為數字化的過程中，應明確統一的格式，便于后期整理和調閱;另一方面指的是管理流程的標準化，標準化作業要求細化崗位職責，為參與文書檔案管理的人員匹配相應的工作內容，并做好工作交接手續和內容的確定工作。

4）加強監督檢查。監督檢查機制是保證文書檔案管理制度創新和模式優化得以落實和實踐的基礎工作，沒有監督的工作只能依靠內部的自覺性，長此以往難免導致人員懈怠。在監督檢查機制的建立過程中，應結合單位現階段的文書檔案管理實際情況，不可盲目制定過高的標準，也不能為了屈就現實情況，失去了對管理的嚴格要求。監督檢查機制應與上文中的績效考核和晉升機制相結合，將監督檢查的結果及時進行反饋，并明確整改的時間表，監督后續改革和提升過程。

5）加強檔案管理人員素質。文書檔案管理工作人員是文書檔案的收集者、編制者和管理者，是文書檔案管理改革措施的落實者，工作人員的綜合素質直接影響文書檔案管理的質量。為此，應大力加強文書檔案管理人員隊伍建設，打造一支高素質，有能力，有擔當的文書檔案管理隊伍。首先，單位內部應建立文書檔案管理人員的繼續教育體系，注重在崗學習和培訓;其次，應適當提升文書檔案管理崗位的薪資待遇，吸引更多優秀人才加入到文書檔案管理隊伍中。

6）加強文書檔案管理保密工作。在文書檔案保密管理工作中，應從技術、人員和管理制度三方面開展工作。首先，嚴格制定文書檔案查閱和調用審批制度，嚴禁非必要的資料查閱，避免信息泄露。同時，對于不同層級的員工匹配相應的權限，在資料調閱中，核實發起人的權限范圍。其次，對于實現了文書檔案網絡化管理的單位，應建立高等級的防火墻和安全系統，避免重要資料被盜取。最后，應加大內部工作人員的保密意識教育，通過多種形式的宣傳和警示教育，筑牢思想防線。

5 結語

檔案管理工作的基礎是文書，文書管理進一步發展就形成了檔案管理，兩者相互聯系，相互促進。近年來，我國企業的文書檔案管理工作出現了新的變化，在此背景下，應加強體制機制建設、大力推動信息化、并加強人員素質提升，多措并舉，提升文書檔案管理工作的水平。

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