館藏紙質檔案數字化過程管控

陳長燕?陳炳藝

摘 要：在當下很多單位的檔案數目增多，管理難度大幅度提升。因此，實行數字化檔案管理手段，對于提高檔案管理效率，促進單位內部的穩定發展具有很多積極意義，因此在工作中對館藏紙質檔案進行整理和鑒定，制定出適合本單位的檔案數字化實施方案;加強實施過程中每個環節的質量控制，有助于安全、穩步推進館藏檔案數字化工作。

關鍵詞：紙質檔案;數字化;過程管控

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.037

1 前言

由于歷史的原因，本單位當前館藏檔案的載體類型主要為紙質檔案。紙質檔案在長期的保管和使用的過程中，會出現泛黃脆化、破裂、字跡褪色等各種損傷，無法再生。隨著現代科技日新月異的發展，檔案數字化建設是檔案管理的大趨勢。國家電網公司檔案工作“十三五”規劃中，明確提出要加快各類檔案數字化進程。本次存量紙質檔案數字化的目的是有效地保護原件，提高檔案的利用效率，讓企業內部檔案利用者通過企業網方便地查詢和閱覽各類檔案信息，提升館藏檔案業務管理水平。

2 館藏紙質檔案數字化開展的必要性

隨著社會經濟的不斷發展，館藏檔案的數字化建設步伐逐漸加快，這對于進一步加快館藏的整體發展有著十分關鍵的作用。其主要價值主要體現在以下幾個層面：

1）有助于大幅度提高檔案管理效率。近幾年來，館藏的工作量逐漸增大，其中涉及的各種檔案資料也發生了很大的改變，資料內容相比于之前的更加寬泛，這無疑會給檔案管理工作帶來很大的困擾。然而，采用數字化檔案管控就會在一定程度上解決這種問題。館藏中各個部門可以借助數字化技術將檔案信息進行保存，便于今后的查找，從而大大簡化工作的流程，提高尋找的精準度。同時，還會大大節省人力和物力，促進檔案管理工作的開展。2）有助于實現信息共享。每個單位都會分為不同的部門，在各個部門中都有獨自的檔案信息。但是工作期間，部門之間的信息需要進行共享，相互利用。在傳統檔案管理模式下，由于不同部門檔案管理方法不同，造成信息查找極為不便。而信息化管理模式可以借助互聯網平臺對信息進行共享，通過對檔案錄入制定統一要求，任何部門在需要資料時可以通過一臺電腦就可以調取，這樣為不同部門工作帶來極大便利。

3 數字化前準備工作

1）數字化場所的確定及軟、硬件的提供。加工場地選擇要考慮安全性和便利性。本單位檔案庫房隔壁就是檔案技術用房，里面有空調、滅火器、監控等設備，十分安全和便利，同時對檔案日常工作影響小，符合數字化加工場地要求。配備了數字化所需的硬件設施，包括計算機、免拆卷掃描儀、平板等平板掃描儀等。軟件是企業網內的國家電網公司數字檔案館系統。2）查閱最新的館藏檔案數字化工作的標準、規則和方法，制定詳細的館藏檔案數字化方案，確保數字化加工的標準統一，規范操作環節和技術參數及指標。3）館藏檔案數字化是一項巨大的系統工程，需要相當的人力、物力和技術支撐。將館藏存量檔案100%數字化不現實。本次數字化工作目標建立涵蓋100%存量檔案的目錄數據庫，其中重要非涉密存量檔案掃描形成電子原件，掛接到數據庫。

4 館藏檔案數字化實施過程及管控

1）目錄數據庫的建立及掃描范圍的確定。按文書、生產調度、科研、基建、設備、合同、會計、招標等門類對館藏紙質檔案進行整理，依據整理規范要求，每卷/件檔案錄入全宗號、分類號、檔號、題名、責任者、形成時間、保管期限、歸檔日期、主題詞、提要等要素到國家電網公司數字檔案館系統，建立館藏檔案基本目錄數據庫。初步建好館藏紙質檔案目錄數據庫后，再根據本單位紙質檔案的珍貴程度、利用率情況以及是否涉密，確定紙質檔案的掃描及掛接電子原文的范圍。在此過程中發現的檔案遺留的問題，如頁碼錯編、漏編、裝訂順序顛倒、著錄錯誤、檔案破損等問題一并解決，同步完成館藏檔案的實體清點校對工作。2）紙質檔案掃描主要技術指標。掃描色彩模式、掃描分辨率、存儲格式、命名規則等，是檔案掃描的主要技術指標。本單位選用免拆卷掃描儀、平板掃描儀，掃描分辨率設置為300dpi，對紙質檔案進行掃描。文件采用雙層PDF格式保存，一件保存為一個文檔，每份文檔按檔號命名。對不規則的文檔進行特殊處理，如大幅面圖紙采用拼接技術處理，對容易損壞的珍貴資料進行平板掃描等，根據原始檔案載體的性質，以彩色掃描為主，對原件清晰度差的，個別采用灰度掃描。掃描出來的圖片能夠如實地反映原檔案頁面的全部信息，不允許掃描出來的圖像有信息殘缺、遺漏。3）圖像處理及質檢。進行圖像問題數據處理，主要包括糾偏、去污、OCR識別和雙層PDF等技術處理，處理質量要求以視覺清晰為準，頁面完整。對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不覺偏斜為準。對圖像頁面中出現影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理，處理過程中應遵循不影響檔案原貌的原則。圖像質量檢查主要是對處理過的圖片對照原檔案進行全檢，以發現前兩個工序（掃描和圖像處理）存在的漏掃、多掃、命名等問題，標記并重新處理。4）數據掛接。數據庫中文件條目信息和數字化檔案成品文件整理完成后，要對數字化檔案成品文件進行掛接，通過掛接技術將數字化檔案成品掛接到檔案系統各門類檔案對應的文件條目中，實現數字化文件條目與數字化檔案成品電子文件一一對應。

5 數字化質量控制與成果驗收

數字化質量控制內容包括數字圖像、檔案目錄數據、元數據、數據掛接和數字化工作中產生的工作文件的完整性和規范性。本單位檔案部門成立了專門的質檢小組，質檢工作貫穿于數字化加工的全過程：對每天的掃描工作進行自檢;每個門類檔案數字化加工完成后進行階段性檢驗;所有門類紙質檔案數字化加工完成后，采用計算機自動檢驗和人工檢驗相結合的方式對數字化成果進行驗收。計算機能自檢的項目100%采用計算機自檢，無法用計算機自檢的項目進行人工抽檢，抽檢比率為10%。檢驗中發現的問題立即標注整改，重新進行驗收。驗收合格后，存儲離線備份的硬盤同時移交。

6 數字化加工安全保密情況

數字化的安全保密必須嚴格按照《國家電網有限公司保密工作管理辦法》和檔案數字化加工相應規范。結合檔案數字化工藝流程和本單位的實際情況，梳理出實施過程中可能發生的保密風險項，并根據風險評估制定安全保密措施。本單位數字化加工現場配備覆蓋全場的視頻監控系統，實施全程監控，工作區域采用內部局域網傳輸交換數據，不存在對外出口，實體檔案或移動存儲介質不得帶離工作區域，確保檔案數字化工作和保密工作協調共進。

7 結束語

館藏存量紙質檔案數字化是數字檔案館建設最基礎的工作，從檔案實體的出庫到最后的還原入庫，中間經過目錄錄入、拆卷、掃描、數據處理、備份等工序，各道工序環環相扣，同時涉及諸多的規章制度，是一項非常艱巨且龐雜的工程。在檔案數字化工作的推進過程中，逐步掌握了數字化加工流程、技術和方法及規范，不斷提高數字化效率，確保檔案數字化工作目標保質、保量完成，提高了本單位檔案工作服務質量和管理水平。

參考文獻

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