檔案學視角下工作臺賬的規范化管理問題探討

賴 捷

（昆明市第一中學黨政辦 昆明·云南 650031）

近幾年，臺賬愈來愈頻繁地被運用于各種各樣的檢查和評估，已經成為許多部門考評工作內容、核查工作績效的重要手段，對于推進相關工作發揮了積極作用。但是，也普遍面臨臺賬泛化、臺賬虛化、臺賬價值轉化缺失和管理不規范等現象，尤其是相關機構通常將工作臺賬不加甄選、鑒別，一股腦地歸檔管理，給檔案管理帶來很多問題和麻煩。因此，本文擬以某普通高中臺賬管理的現狀為案例，探討臺賬的規范化管理問題。

1 臺賬不是檔案

臺賬就是根據某項檢查、評估工作的考評指標，而分門別類準備起來的反映工作實際情況，以備查考的各種文本、文件、資料的統稱。臺賬和檔案之間具有非常緊密的聯系，它們的記錄內容相同、物質形態相同、對工作均具有參考作用。但是臺賬不等于檔案，現階段臺賬制作程序往往沒有規范的標準，更不可能像檔案那樣有明確的分類、組卷、整理、編目、排列編號、歸檔后集中統一保存的操作流程。臺賬轉化為檔案必須通過一個鑒別、整理、歸檔的過程，而檔案復制件用作工作臺賬也必須根據實際情況在特定條件下進行。因此，臺賬不是檔案，理由如下。

1.1 臺賬的功利傾向影響檔案的真實性

幾乎所有臺賬都是相關機構為了接受上級或業務指導部門的考核評估而準備，收集整理的一方和檢查審核的一方地位不平等。常常是收集整理的一方想方設法要把臺賬打扮修飾得讓檢查審核的一方滿意。例如，2003年，為了通過省教育廳對X校教育質量等級評估，X校根據100多個測評指標，準備了上百盒臺賬。道理很簡單，東西越多就說明學校工作越扎實，越有成效。從這個角度看，功利性就是臺賬的原罪。為了迎合檢查需要，臺賬的真實性可以讓位于考評過關的功利性目的。

1.2 臺賬的實效性妨礙檔案的完整性

工作考評和考核通常是階段性的，工作臺賬根據考評要求，也是階段性呈現。例如常規業務考核以學年度或自然年度的工作臺賬為主；晉級升等、精神文明建設考核一般關注3-5年的工作臺賬；一些專項檢查（治理亂收費、師德師風、開學準備、疫情防控）的臺賬可能僅限于最近幾月或幾周。上級部門要求檢查臺賬的才有臺賬，不檢查就沒有了；即使這項工作年年都做，但是“今年有的臺賬，明年就沒有”現象也是合理且存在的；上級要看哪些臺賬，學校就產生哪些臺賬，其他內容被閹割了。這樣得到的臺賬就像被修剪好的盆栽，漂亮，但不是植物原本的狀態，形態上就不完整。臺賬只求“以管窺豹”、“一葉知秋”，與檔案工作“竭力展現歷史原貌”的本質相矛盾。

1.3 臺賬的專一性阻礙檔案的多樣性

臺賬的形成標準是專一的，又是多變的?？己肆繕司褪枪ぷ髋_賬的唯一標準，這一點從未改變。但是量標的內容常常變化，這一點和檔案必須遵循《檔案法》和檔案管理標準很不一樣。例如，精神文明創建考核的臺賬標準就細分為文明城市、文明學校、文明校園等，而且還時有調整，甚至省、市、區級之間還有細微差異。我們在準備工作臺賬前都要先確認今年的臺賬要求，否則直接影響臺賬達標效果。

工作臺賬的形式多以文檔、圖片等為主，有時還要根據考核要求把圖片改成指定格式、調整像素大小。以創文臺賬為例，各級創文臺賬培訓都反復強調，臺賬要閉環呈現——每個活動臺賬要有計劃安排、過程圖片、媒體報道、小結或者情況說明。因此各學校往往更重視活動的文字撰寫和編輯，實物檔案、音像檔案資料的收集被忽視就是必然了。

2 以檔案思維規范臺賬管理

盡管臺賬不是檔案，但是它仍然是相關機構業務與管理活動的真實記錄，具有重要的查考價值，規范臺賬管理，仍然具有必要性。檔案管理的思維與理論對于臺賬管理具有重要參考意義，分述如下。

2.1 為確保檔案的真實性，避免原件直接入臺賬

工作臺賬來自學校所有工作中，臺賬的管理權責不明晰。工作臺賬通常都是在接到考核評審工作通知后，臨時通知各部門把評審量標對應涉及的工作臺賬集中起來，稍微加工梳理后呈現在考核組面前的。因為相關人員把這個工作當做臨時的工作任務，態度難免應付敷衍，“多一事不如少一事”思想很常見，所以有時候會直接把重要的會議記錄、正式公文、數據表格等資料匯入迎檢臺賬中。這樣直接導致了兩重風險：一是涉密內容不慎泄露；二是重要臺賬在檢查過程中損壞、遺失。為了避免這些風險，建議避免直接用原件作臺賬。因為從社會發展和工作全局角度看，檔案的完整性比這些似是而非的擔憂更重要，更應該優先考慮；同時，所謂原件也不能排除造假可能，為確保、尊重檔案的真實性，避免原件作為臺賬是恰當的做法。

2.2 規范考核指標為前提，實現臺賬管理規范化

臺賬與檔案相比，其范圍、形式和編排都缺乏指導標準，這會導致工作臺賬“千人千面”、“邊界模糊不清”。例如，“創建文明城市未成年人思想道德建設”考核的一項量標是“思想道德建設”，這個量標的相關材料表述分為五個部分：“培育和踐行社會主義核心價值觀”、“‘我的中國夢’主題教育實踐活動”、“德育課程設置和學科德育”、“規范養成教育和文明禮儀教育”和“心理健康教育”。前四項非常類似，“美德教育”和“中華傳統文化”這樣的關鍵詞至少在兩個項目表述中重復出現，讓負責臺賬的工作人員感覺“一個材料好像可以匹配好幾個量標”，導致資源浪費或者靠個人臆斷來拼湊臺賬。但是昆明市委組織部2018年編制的“黨支部規范化建設”臺賬清單就明明白白指出每個量標要的臺賬是什么？例如：“黨組織成立相關文件”對應“組織關系清楚”這個量標。工作人員不用揣測，不同基層黨組織都照這個要求提供臺賬，這就是規范操作的可能?？己肆繕耸桥_賬的“模型”，編制表述規范準確的考核標準就是給臺賬“塑?！?，讓臺賬標準化呈現。這樣不僅方便臺賬轉化為檔案，而且可以促進相關工作的規范化建設，恰好迎合了檢查臺賬的初衷——“以評促建”。當然，要做到這一點，意味著編寫臺賬清單（考核量標）的相關考核部門人員要深入了解考核工作，掌握這項工作的“肌理脈絡”，必然要先積累相關工作的經驗。這也就解釋了為什么組織部門編制的臺賬清單比“創文”的臺賬清單更具有操作性，畢竟“創文”臺賬是近年才全面進入我們的視野。所以筆者認為，規范表述考核量標，制定“易操作的臺賬清單”是個需要時間積累，只能循序漸進的過程。

2.3 提高業務人員的素養，實現臺賬管理科學化

確立了臺賬的操作規范，還要掌握專業知識、熟悉規范的業務人員保障執行才能實現意圖，達到目的。所以提高臺賬業務人員素養的必要性緊隨而至。加強臺賬的管理隊伍建設，首先要實行目標責任制，將每個考核項目的臺賬收集整理任務按大類分解到部門和責任人，還可以把臺賬管理工作成效納入業務考核范圍內，實行獎懲分明的考評制度，對業績突出的管理人員進行獎勵，或在評優、職務晉升等方面給予一定的傾斜；其次，構建業務素質精良的管理隊伍，提高全體教職工的臺賬意識，營造全員參與臺賬收集的良好氛圍，增強臺賬歸檔工作的自覺性和主動性。通過業務培訓、學習交流、課題研究等途徑，提高臺賬管理人員的業務能力和服務水平，從單純的臺賬管理人員向集管理、編研、信息化能力于一身的復合型人才的角色轉換。

3 探索檔案與臺賬之間的共享與轉換

因為臺賬和檔案之間千絲萬縷的聯系，尤其大量的臺賬內容直接來自檔案，我們認為在信息化與網絡化背景下，可以實現臺賬與檔案之間的共享與互換，尤其是將檔案工作作為臺賬工作的基礎資源，直接調用，既免去了“臺賬”轉化為“檔案”的重復勞動，又能確保臺賬所反映工作內容的“真實性”。

3.1 編制檔案資源索引，從檔案中提取臺賬內容

當工作臺賬可以直接從已歸檔的檔案中提取出來，臺賬和檔案的關系就可以看作引文與文獻之間的關系，把對應考核量標的檔案歸檔信息（年度、部門、保管期限和件號等）梳理成一張表格交給檢查考核組，考核組任意抽查，直接在檔案數據庫中搜索調取檔案。當然，這樣做的前提是學校的檔案數據庫建設工作達到相當水平才可以實現。換一個角度，這種情景下的臺賬工作肯定能促進學校的檔案工作的發展。但是，如果學校的檔案管理水平不高，還能不能適用索引工具呢？這也值得探索。例如，每年黨建方面檢查很多，一年當中可能就要面對“黨建目標考核”、“黨風廉政建設考核”、“意識形態考核”等多次專項考核?？己酥黝}雖然不一樣，但是適用的臺賬資料高度重合。這時候也可以編制索引，在“臺賬”和“臺賬”之間“搭座橋”。比如，我們先把當年黨建目標考核的臺賬整理好，排序編制目錄，然后以這個臺賬庫為基礎，用索引把其他兩個考核項目的量標對應的臺賬在基礎臺賬庫中的位置定位出來，相當于書的頁碼。

3.2 完善檔案管理平臺，實現臺賬內容數字化

編制臺賬的目的在于便于考核組的考核，當前電子政務、電子文件單軌制等逐步深入，建設數字化臺賬也是大勢所趨。而且越來越多的機構建立起了完善的檔案管理平臺，基本可以實現電子文件的全文檢索，且與紙質檔案具有同等的法律效力，因此以完善的檔案管理平臺為基礎，可以直接調取工作臺賬所需內容（原件）。

3.3 調整檔案業務培訓內容，提供管理人員水平

學校的檔案人員往往在臺賬工作中扮演協調、組織的重要角色，但是很多新的臺賬要求冒出來，檔案人員也是新手。檔案業務部門要與時俱進，在檔案業務人員培訓中融入工作臺賬的培訓內容。一方面，檔案業務部門要滲透到其他行業部門，通過培訓，把檔案管理的理念輸入負責創文、黨建考核的部門，促使臺賬與檔案理念融合；另一方面，檔案業務培訓要向相關單位的工作人員講解工作臺賬和業務檔案制作標準及相關要求，從上往下，提高檔案管理人員做好臺賬和檔案工作的意識、方法和水平。

4 結束語

總之，面對大數據、網絡化逼近，傳統的檔案服務作用逐漸淡化，原來高高在上的“權威咨詢者”地位逐漸削弱，檔案工作應該抓住“臺賬泛化”這個時機，占領對臺賬工作的指導地位，扭轉被邊緣化的頹勢。