如何做好事業單位檔案整理工作

陳詩 承德市雙灤區人力資源和社會保障局

事業單位在社會經濟改革的浪潮中也面臨著變化，科技進步的前提下，諸多事業單位采取了重組、精簡的戰略，以提升自身的治理能力，重新獲取發展動力。事業單位檔案管理工作本身和運營方式存在較大的聯系，傳統的紙質檔案的管理制度在新技術、新變革的沖擊下逐漸不能適應當前的業務需要。為了讓事業單位的檔案整理工作更好的開展，就應當進一步推動事業單位檔案整理工作的開展，運用創新手段做好事業單位的檔案整理工作。

一、對事業單位檔案整理的意義與目的

對事業單位的檔案進行整理，主要的意義在于：第一，保存的資料和事跡便于日后業務需要時候的方便調閱；第二，在應急需要的時候，能夠提供有力的支持證據。另外，檔案材料也是事業單位在開展運營活動的參照物，事業單位在開展新工作、新項目時，能夠借鑒前人的檔案材料、豐富經驗、少走彎路，提升活動的效率、質量。事業單位的檔案整理水平高低事關事業單位的長遠發展，必須引起高度的重視，避免出現管理的隱患。檔案整理的各項工作如果做不好，會影響各項工作的未來開展，“以史為鑒可以知興替”。通過檔案整理的各項材料查閱，可以讓后人學習與借鑒，從而再更好地提出合理解決應對的方法。所以，無論何時何地，工作負責人都應當對單位的基礎情況、未來發展、制度組織做好記錄、整理與保存的工作，以協助事業單位更好地應對業務變幻，確保單位的穩健長遠發展。

二、事業單位檔案整理工作存在的問題

（一）不夠重視

當前，許多事業單位的職工并未意識到檔案整理工作對于檔案管理乃至整個事業單位的管理和發展的重要性。很多單位負責人在檔案整理的過程中并沒有投入太多的管理、付出太多的努力，整理、管理的效果也不是很理想。也有很多事業單位、上級管理部門也沒有對檔案的整理工作進行審計、監督，更無論績效管理中納入檔案整理的工作。所以，許多單位的職工對于檔案整理工作并不重視，這就導致檔案整理工作的軟硬件都十分困乏，檔案整理負責人在整理、記錄、歸納時缺乏有效的工具，導致檔案整理工作的效率不高，價值不夠重視，職能又沒有足夠重視，導致整理工作敷衍了事，沒有起到應有的管理、整理所達到的效果。而且，在日常工作中，由于缺乏必要的績效激勵，遇到此事時，檔案管理工作需要員工配合時，往往相互推脫，不愿意承擔，導致檔案整理工作不及時、雜亂無章。

（二）檔案管理硬件不足

由于事業單位的管理人員對于檔案整理工作的認識不準確，對于檔案整理的工作不重視，不愿意付出精力來進行管理，這就導致了檔案整理過程中的硬件投入不足。在互聯網信息技術高度發達的今天，卻因為沒有有效的電子化設備，使得檔案整理工作的效率不高，檔案整理不能適應當前市場發展的趨勢。

（三）檔案整理人員的素質

信息時代的檔案整理有別于其他內容簡單、形式較少的檔案整理，其檔案內容除了紙質文本之外還有大量的影音圖像需要保存和備份，所涉及的檔案整理內容形式都比較復雜和多樣化，所以需要檔案整理專業人才的有效管理才能處理到位。但是，由于事業單位對于檔案整理工作的不重視，檔案整理工作人員往往是單位中能力比較落后的人員，對于這些檔案的整理往往經驗不足、加之能力落后，可以想象檔案整理的水平必然不高。

（四）管理制度不到位

由于對于檔案整理工作的不重視，對于檔案整理的管理制度也必然不會投入太多的精力，即便有相關的制度構想實施也不會到位，這都會造成檔案整理工作的監督不足、審查不足，檔案整理負責人也往往應付了事，隨意整理，缺乏監督的情況下，最終只會造成檔案的缺失、混亂。這對后來的人員進行資料查找都是極為不負責的。

三、改善事業單位檔案整理工作的應對策略

（一）制度保障

制定、完善事業單位的檔案整理監管制度，要確保制度的內容全面、形式到位，各級單位領導要根據檔案整理工作的現實情況來制定、完善監管制度，進而有效地審查檔案整理的效果，督促檔案整理的負責人做好整理工作。提升檔案整理分類存放的管理有效性。

（二）引起重視

要做好檔案整理工作的基礎就是要得到領導的支持，事業單位領導、檔案負責人必須要意識到檔案整理的重要性，參考一些優秀的事業單位整理工作典范，認識到檔案整理對于業務的支持、幫助的重要性，幫助單位領導、單位檔案整理負責人形成新的認識、新的態度，重視檔案整理的工作，提升檔案整理的質量效率。各級領導、負責人也要對市場上新的整理技術、整理工具進行了解，必要時候引進合適本單位的處理設備、處理技術以便更為有效管理復雜、繁多的檔案資料。同時，領導也要引入一些技術處理的外部高端力量、能力較強的人才來改善、優化檔案的整理工作，確保檔案整理的改革優化、執行到位。

（三）保密到位

檔案整理中的一個重要環節便是保存好事業單位重要數據、核心技術，如果保密工作不到位，出現信息外泄的情況，核心專利技術數據就會被人盜取利用，這對事業單位未來的發展就會產生很嚴重的影響。所以，事業單位應當要做好檔案整理的保密工作，保證數據資料讓內部核心人員指導。具體落實就是要選好保存檔案的介質、地點，將檔案的涉密進行具體的分級整理，以便更好地做好檔案保密的各項工作。

（四）運用新技術

計算機處理、互聯網技術、云計算的發展使得現代檔案整理工作躍上了新臺階，改變了過去紙質記錄存檔的傳統，避免了偷盜、火災造成的損毀。事業單位應當要投入必要的資源，讓檔案管理電子化、信息化、云端化，提升管理的效率。