大數據時代的企業檔案信息化建設

王衛纓

摘要：我國經濟建設的快速發展離不開各行業的大力支持。當前，我國社會主義市場經濟正在有序發展。在這種環境下，企業的信息開發與利用顯得尤為重要。企業檔案是企業在整個發展過程中產生的重要信息資源，可以為企業的進一步發展提供指導和參考。

關鍵詞：大數據時代;企業檔案;信息化建設;分析研究

1大數據時代企業檔案信息化建設的必要性

1.1提高企業綜合競爭力的必要性

新時期，我國市場經濟發展水平不斷提高，企業面臨著更加激烈的市場競爭。企業要在激烈的競爭中生存，必須重視內部管理，根據市場形勢制定科學的戰略規劃。檔案信息作為企業中的一項重要信息，不僅反映了企業的發展，而且對企業各個時期的發展情況進行了詳細的記錄，企業領導通過對檔案信息的有效分析和觀察，總結出企業的發展變化，明確企業的發展前景，從而制定更為科學的決策規劃。在傳統模式下，企業檔案管理采用的是手工模式，難以實現信息化管理，管理者對紙質檔案信息進行整理和保管，這樣企業領導要想詳細分析每個時期的檔案資料往往需要花費較長的時間去尋找，不僅效率低下，而且所保存的檔案信息缺乏連貫性，難以發揮有利作用。并且通過開發信息檔案管理，可以利用計算機進行檔案檢索，在提高效率的同時，還可以提高信息的完整性，從而促進企業領導決策，促進企業綜合競爭力的提升。

1.2是改善企業內部管理的重要途徑

企業檔案信息作為企業發展過程中不可或缺的資料信息，是對企業整體運行情況的反應和體現，在大數據時代下有效對企業檔案進行信息化建設，能夠使檔案管理者更好地運用互聯網技術開展檔案管理工作，實現檔案信息的細化保存與管理，如此能夠為企業領導更好地運用檔案信息提供便利。例如，檔案管理者可以將每個部門的檔案信息進行分類保存，或者對信息進行篩選、記錄等，詳細對部門的情況進行體現，這樣企業領導能夠通過不同時期的檔案信息對部門情況進行了解，并系統分析情況制定科學的部門發展規劃、部門管理制度等，從而能夠推動內部管理的健全與完善。

2大數據時代企業檔案信息化建設存在的問題

2.1企業檔案信息化建設成本高

信息化的前提是要有相關的技術研發和相應的計算機等設備，否則就沒有建設。目前的情況是，大型企業有足夠的資金支持相關建設，而在中小企業中，這項建設仍然難以實現。受自身規模和性質的限制，難以維持自身的運營和生存，因此沒有額外的資金引進專業設備和技術，培養專業人才，投資相應的軟件。

2.2缺乏完善的監督體系和制度，檔案管理不規范

現階段，檔案信息化建設缺乏相關法律法規，存在明顯的滯后性，程序管理也缺乏科學性和合理性，導致檔案信息化管理標準不統一，體系不完善。此外，在檔案日常管理中，檔案人員的思想相對落后，新形勢下檔案管理的要求極不一致，檔案人員職責分工不明確，對檔案信息的真實性構成嚴重威脅。

2.3檔案管理人員專業能力差

施工過程不是很智能，因此僅依靠設備是不夠的，還要依靠人力。除了精通各種設備的應用和掌握相關技術理論外，相關人員還應對信息足夠敏感，能夠有效地處理和管理信息。然而，情況并非如此。一些企業的相關人員能力不足，只能簡單地完成一些日常操作。

2.4檔案信息安全性低

在大數據時代，企業檔案信息包含各種重要信息和機密信息。對于企業來說，這種信息一旦泄露，必然會帶來無法預料的財產損失和安全風險。從目前的檔案管理人員來看，大多數企業普遍缺乏安全理念，無法真正落實企業檔案信息的安全防護工作，因此，企業檔案管理系統極易受到黑客或某些犯罪分子的篡改、惡意竊取，最終導致機密信息的泄露，嚴重影響了企業的長遠發展。

3加強企業檔案信息化建設的對策

3.1加強組織管理，明確職能定位

工作不動，制度先行，推進企業檔案信息化建設，首先要從檔案管理的角度，明確各組織的職能，并制定相應的管理制度。企業應成立“信息化領導小組-各業務單位-企業信息部-檔案”四級檔案管理體系，由企業牽頭協調、檔案信息化、業務合作，并提供支持依據，企業信息部檔案部制定相應的規章制度，負責檔案業務指導，為檔案信息化建設的發展提供堅實的制度保障。

3.2加強檔案信息基礎業務建設

在大數據時代，企業需要強調以檔案為基礎的業務，通過各種手段提高檔案信息化建設的廣度和深度，進一步加強檔案管理的質和量，通過這些渠道，提高數據倉庫建設數量和收集質量，真正意義上建設豐富的檔案信息資源。為此，要做好以下幾點工作：一是重點加強檔案資源的收集整理。在企業檔案信息化建設中，檔案數量的多少將直接制約或影響企業檔案信息化建設的效果。因此，企業應不斷加強檔案的收集，為更好地實現企業檔案信息化建設打下良好的物質基礎。二是規范統一檔案數據庫。因此，企業應在標準化、統一的數據格式基礎上，構建高效、豐富的檔案信息共享資源。此外，企業需要保留文字檔案電子檔案，有效保護歷史數據，檔案管理人員還可以充分利用各種先進技術，將文字信息掃描成電子檔案，使企業建立檔案數據庫，最大限度地保證檔案資源的可靠性和綜合性，方便檔案管理人員查閱，提高檔案管理的整體效率。第三，企業應提供硬件和軟件支持，企業檔案管理部門應得到企業領導的認可，以獲得足夠的資金，最大限度地滿足檔案信息化建設的硬件要求。此外，企業還需要投入大量人力物力，建立與檔案、OA系統緊密結合的系統，嚴格遵守行業標準和法律法規，全面收集和整合檔案，更好地實現檔案的信息化管理。

3.3建立共享體系，促進檔案信息流通

企業檔案信息化建設的作用不僅是提高檔案管理的效率，而且是促進檔案信息資源的流通，提高檔案信息的使用效果。因此，企業應建立共享體系，加強檔案部門與其他部門的溝通和聯系，為檔案信息的流通提供更好的條件。具體來說，企業應該利用互聯網搭建彼此之間的溝通平臺，可以單獨搭建檔案平臺，也可以將當前各部門使用的系統聯系起來，并在系統主模塊中設置檔案信息，這樣一方面，檔案管理員可以通過系統對檔案信息進行收集，另一方面，企業員工可以通過入口獲取自己需要的檔案信息，更好的工作，檔案信息的使用效率可以全面提高。

3.4重視企業檔案信息安全

信息安全是企業檔案信息化建設中一個非常重要的問題。它包括兩個方面：一是電子文件本身的安全性，即電子文件載體作為數字資源存在著被破壞的風險;其次，黑客攻擊、病毒入侵、系統漏洞等外部安全威脅將給電子文檔安全帶來挑戰。因此，企業在信息化建設過程中，應定期對數據庫和網絡平臺進行檢查，確保防火墻的正常運行;設備更新后遷移數據，及時進行遠程異構備份;實施安全級別保護評估，以消除技術漏洞造成的數據丟失。

3.5提高企業檔案管理人員的業務水平

加強培訓教育，培養大批復合型人才，是實現檔案管理現代化的關鍵。企業檔案信息化建設需要計算機技術與檔案管理相結合的復合型人才。人才的素質直接影響著企業檔案現代化管理的水平。在工作中，要組織有關人員學習和掌握信息技術的新知識，提高檔案管理人員的現代信息技術素質，以確保更好地完成企業檔案管理現代化工作。

4結論

總之，在大數據背景下，檔案信息化建設為檔案的建立、保存和管理提供了更多的便利，時刻牢記檔案信息化建設中存在的安全問題，并制定一系列策略來解決相應的問題，從而促進檔案事業的長遠發展。

參考文獻

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